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Se você é gestor, sabe que gerenciar adequadamente os gastos com combustível é uma prática de negócios extremamente importante, correto? No entanto, com muitas frotas percebendo um aumento na fraude de combustível nos últimos anos, fazer o controle de abastecimento de forma eficaz tornou-se uma tarefa assustadora.
Exemplos de fraude de combustível de frota ou de outro uso indevido de fundos de combustível, incluem motoristas que usam a verba destinada para o abastecimento em compras pessoais, ou ainda, a compra de mais combustível do que o tanque do veículo pode conter e muito mais.
Combinada com a utilização indevida dos veículos, essas ações podem impactar significativamente o desempenho da frota e causar verdadeiros rombos orçamentários no caixa do seu negócio.
Para evitar que isso aconteça, é preciso haver uma gestão real sobre a compra de combustível para os veículos corporativos. Assim, o gestor conseguirá fazer comparação das despesas por veículos e motoristas e identificar possíveis gargalos, por exemplo.
Por que é importante fazer o controle de abastecimento de frota?
Ainda que essencial, o controle de abastecimento de frota pode representar uma grande dor de cabeça aos gestores, pois, infelizmente, o dia a dia dessa atividade é permeado de muitas fraudes, sem contar a utilização indevida dos veículos, o desperdício e o mau proveito de combustível.
Por mais que não pareça, essas questões representam um prejuízo muito maior do que se imagina, especialmente porque, para as empresas que necessitam transportar produtos ou usam veículos para direcionar seus serviços, os custos com combustíveis são o grande vilão do orçamento.
Segundo pesquisas da Associação de Gestão de Despesas de Veículos, AGEV, as fraudes no setor de transporte podem elevar em até 30% as despesas das frotas, um dos dados mais desafiadores do ramo.
Quanto às fraudes, é importante destacar que elas são denominadas como qualquer prejuízo gerado pela conduta inadequada de algum dos trabalhadores da empresa.
Dito isso, fica nítido o porquê de os gestores precisarem permanecer vigilantes para controlar os custos de combustível e implementar melhores práticas para tornar a frota o mais eficiente e econômica possível, apesar do alto preço dos combustíveis praticado no Brasil.
Portanto, é fundamental que o gestor saiba precisamente quantos quilômetros cada automóvel consegue rodar com um litro de combustível. Afinal, só um controle de abastecimento eficaz garante a melhor utilização dos recursos, aumenta a produtividade e possibilita reduzir os custos do setor em grande medida.
Dicas para um controle de abastecimento eficiente
Quando o assunto é frota corporativa, diversos fatores podem estar relacionados ao alto gasto com o abastecimento: má conduta dos condutores, rotas inadequadas e ausência de um gerenciamento no controle do abastecimento. A boa notícia é que, com algumas dicas, é possível identificar fraudes e reduzir custos desnecessários.
1- Analise os KPIs da frota
A melhor e mais óbvia maneira de fazer um controle de abastecimento efetivo e detectar a fraude no consumo de combustível cometida por um de seus motoristas é estar sempre atento a atividades suspeitas. Para isso, é preciso ter os meios necessários para identificá-las.
Nesse sentido, você deve investigar esses tipos de incidentes e outras situações de atenção o mais rápido possível, por meio da análise dos KPI’s da frota.
Para acompanhar o desempenho da frota, os gestores também devem saber exatamente quanto combustível cada veículo utiliza e o custo estimado.
Com base nisso, você também deve ser capaz de calcular quanto combustível um motorista usou (aproximadamente) e quanto ele custará ao caixa do departamento, além de reunir todos os dados necessários para analisar o histórico de abastecimentos do setor.
De posse dessas informações, o gestor poderá fazer uma série de análises, como média do motorista, média real do veículo, quantidade abastecida por mês, valor gasto mensalmente, qual o melhor combustível e, com isso, tomar as melhores decisões para a gestão do setor.
2- Faça dos seus motoristas seus aliados
Ainda que o comportamento dos motoristas influencie diretamente sobre o consumo do combustível e desgaste da frota, se você quer fazer um controle de abastecimento efetivo e implementar um plano de prevenção a fraudes bem-sucedido, só tem um caminho a seguir: trabalhar com os condutores e não contra eles.
Isso significa que, a pior coisa que você pode fazer pela sua frota é começar a culpar e acusar seus motoristas de fraude, especialmente se não puder apoiar as acusações em nenhuma evidência.
É inegável que uma má condução dos veículos gera um desgaste maior da frota que, em muitos casos, precisa ficar parada, causando prejuízos para a empresa.
Ainda assim, ao acusar sem provas, você provavelmente não apenas irritará os motoristas que foram leais à sua empresa, como também punirá os condutores que podem ter cometido um erro genuíno, sem intenção de lesar.
Para evitar esse tipo de situação, você pode ajudar os motoristas a entender a gravidade do problema explicando como a fraude prejudica a empresa.
Uma vez que eles saibam o porquê isso é importante, vão querer se tornar aliados e trabalhar com sua empresa para evitar fraudes.
3- Trace as rotas a serem percorridas de forma estratégica
Uma das maneiras mais fundamentais pelas quais as frotas reduzem fraudes e obtêm ganhos em eficiência de combustível é através de rotas aprimoradas.
Em primeiro lugar, essa estratégia de controle de abastecimento economiza tempo, pois, a otimização de rotas permite que a empresa poupe tempo em paradas desnecessárias e ineficientes.
Segundo lugar, economiza dinheiro, pois, quando o veículo faz menos paradas inúteis e utiliza rotas otimizadas, sua empresa economiza em combustível. Em média, as rotas otimizadas podem aumentar o rendimento do combustível em 20% a 40%.
Em terceiro, essa estratégia aumenta a satisfação do cliente, visto que rotas otimizadas garantem a entrega rápida e de qualidade dos produtos. Nesse sentido, a maioria dos clientes deseja acompanhar a entrega e obter visibilidade completa de seus pacotes no caminho. A otimização de rotas de gerenciamento de frota garante o tempo de entrega estimado mais preciso e a notificação para os clientes.
Traçar rotas de forma estratégica, por fim, aumenta a qualidade da mão de obra. Afinal, os motoristas também ficam satisfeitos com as ferramentas de otimização de rotas, pois, não ficam presos em engarrafamentos ou fazem paradas desnecessárias.
Esses quatro fatores ilustram como a gestão eficiente de rotas melhora a eficácia das frotas e maximiza o número de entregas. Ao mesmo tempo, o controle de abastecimento eficaz pode reduzir a quilometragem e os custos de condução.
4- Tenha informações de forma centralizada
Armazenar todas as informações relacionadas ao consumo de combustível e desgaste dos veículos em um só lugar é a melhor maneira para executar um relatório rápido de detecção de atividades incomuns na frota.
Nesse sentido, a menos que um veículo tenha uma carga de trabalho irreal, a maioria dos carros da empresa visitará o posto de gasolina uma vez por semana. Assim, intervalos de compra menores que esse podem ser indicativos de atividade fraudulenta e devem ser observados.
Embora este comportamento possa causar sinais de alerta, pode haver uma razão genuína para preenchimentos mais frequentes, por isso é importante ter isso em mente também na hora de fazer o controle de abastecimento.
A cobrança dupla pode ocorrer como um erro administrativo, mas se você centralizar informações e acompanhar de perto a frequência de abastecimento de suas frotas, logo identificará quaisquer anomalias.
Portanto, ter informações de forma centralizada, além de ajudar a identificar fraudes, também permite que você tome decisões operacionais mais inteligentes, com base em dados concretos, para reduzir custos e melhorar o comportamento dos motoristas.
5- Invista em tecnologia para contribuir com um controle de abastecimento efetivo
Muitos recursos podem ajudá-lo a navegar por rotas aprimoradas e melhorar o desempenho da sua frota. Aqui estão alguns dos mais importantes que você precisa considerar, caso decida investir em tecnologia para contribuir com um controle de abastecimento efetivo:
- Monitoramento em tempo real: possibilita rastrear veículos e entregas em tempo real;
- Mapeamento: permite visualizar todo o processo de entrega;
- Relatórios e alerta: cada mudança na rota deve estar no seu painel;
- Aplicativo móvel: você precisa ser capaz de gerenciar a estrada de qualquer dispositivo e a qualquer momento;
- Análise de dados: a ferramenta deve analisar todos os dados dos motoristas, veículos e rotas para um melhor planejamento estratégico;
- Métricas de acompanhamento de entrega: você pode melhorar suas operações de entrega, usando diferentes métricas para acompanhar todos os processos. Por exemplo, você pode monitorar KPIs e segmentar os dados por dia, semana, hora ou destino.
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- APP do gestor: consulta a todas as transações do departamento, consulta de veículos, ativação ou bloqueio de veículos e gerenciamento de cartões;
- APP do motorista: consulta de saldo, rede credenciada com mapa e geolocalização;
- Ampla rede credenciada de postos, oficinas e locais de repouso para os motoristas;
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