Gestão de abastecimento de frota: dicas para melhorar a sua!

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Se você é gestor de frota sabe que um dos grandes vilões do setor é o alto custo proveniente da compra de combustível, certo? Nesse sentido, uma necessidade constante é encontrar mecanismos que ajudem a melhorar a gestão de abastecimento de frota para que seja possível ter um controle mais efetivo, e, assim, manter a saúde financeira da empresa, que também acaba impactando a produtividade do negócio.

Para realizar uma gestão de abastecimento realmente eficiente, que seja capaz de mostrar tudo o que envolve a compra de combustível da frota, é preciso acompanhar alguns indicadores que permitam uma visão clara e detalhada da real situação da frota. Mas, esse acompanhamento dos indicadores se torna difícil quando o controle é feito de forma manual. As planilhas, muito úteis no passado, hoje em dia já não conseguem suprir todas as necessidades de uma empresa que possui um alto número de veículos, por exemplo.

Além disso, quando o controle é feito manualmente em planilhas, quando os abastecimentos são realizados em dinheiro, seja em forma de adiantamentos e reembolsos, existe uma grande preocupação em garantir que os motoristas não percam os cupons fiscais e seja possível realizar a prestação de contas corretamente. Caso contrário, as contas não vão bater.

Outro desafio muito comum enfrentado pelos gestores são as variações constantes nos preços dos combustíveis fazendo com que a previsão de longo prazo para planejamento dos custos operacionais e orçamento da frota seja uma tarefa bastante complicada.

Essa imprevisibilidade juntamente a outras situações que podem contribuir para onerar ainda mais esse gasto como: falta de controle, forma como os motoristas dirigem, rotas mal planejadas, fraudes nos abastecimentos e falta de manutenção tornam o cenário ainda mais preocupante.

Assim, a única saída é adotar uma gestão de abastecimento eficiente para que as movimentações financeiras relacionadas à compra de combustível possam ser contabilizadas com precisão e seja possível, inclusive, identificar gargalos e aplicar as melhorias necessárias, sempre com o objetivo de reduzir os custos com os abastecimentos.

Atualmente existem excelentes alternativas para substituir as planilhas de uma maneira muito mais assertiva. A tecnologia pode contribuir positivamente para que os gestores tenham mais tranquilidade e precisão ao fazer a gestão dos abastecimentos da frota.

Um exemplo claro é o software de gestão Plus Frota. Todos os seus módulos e funcionalidades foram pensados de acordo com as principais necessidades e dificuldades dos gestores ao realizar o controle dos abastecimentos da frota.

Além disso, como você irá conferir ao longo deste artigo, existem algumas atitudes que você pode tomar para manter o controle da sua frota e que diz respeito à organização e à análise das suas operações.

Vamos lá?

Como, afinal, melhorar a gestão de abastecimento de frota?

Quando os gastos com combustível comprometem quase 35% do orçamento necessário para que a frota possa operar, ter uma boa gestão de abastecimento de frota é um imperativo para manter a sua empresa funcionando no azul. Para que isso aconteça, separamos algumas dicas para você. Confira a seguir!

1. Ter uma visão detalhada sobre o comportamento da frota

Como em todas as situações em que desejamos melhorar os processos internos de uma empresa, na frota não é diferente: é preciso ter uma visão detalhada sobre o comportamento da frota. Mas como fazer isso?

Existem algumas abordagens que colaboram com uma boa gestão de abastecimento de frota nesses casos, como ter o cadastro de todos veículos corporativos.

Isso facilita na hora de averiguar a performance de cada veículo, pois ali estão todos os dados, como ano de fabricação, quilometragem, autonomia média padrão oferecida pelo fabricante, entre outros índices que permitem a análise completa da frota.

2. Acompanhar os indicadores de frota de forma detalhada

Para ter uma boa gestão de abastecimento de frota e conseguir identificar os principais problemas e suas possíveis causas e soluções é preciso ficar de olho em todos os indicadores de frota de forma mais detalhada. Quais são os principais indicadores de frota que te ajudam a reduzir o custo com combustível?

Custo por KM rodado
Preços praticados nos postos de combustível
Desempenho (km/L)
Manutenção preventiva e corretiva
Condições dos pneus
Capacitação atualizada dos condutores

Mesmo que alguns indicadores sejam muito específicos, como as condições dos pneus ou a direção ineficiente dos condutores, são justamente esses detalhes que podem estar prejudicando a frota e fazendo com que você tenha que abastecer mais do que o necessário.

3. Evite o uso de planilhas e processos manuais

As planilhas são ótimas, mas não para realizar a gestão de abastecimento de frota, especialmente das maiores. Isso porque elas aumentam as chances de erro e comprometem a eficiência do controle. Nesses casos, o ideal é contar com um sistema de gestão e abastecimento de frota eficiente como o da Plus Frota.

Os sistemas de gestão de abastecimento de frota apresentam a qualidade das planilhas, mas são muito mais seguros e automáticos, aumentando a produtividade e permitindo análises de dados que apenas com planilhas não são possíveis. Dessa maneira, o gestor terá muito mais informação para a tomada de decisão, sendo mais assertivo.

Invista em tecnologia e implemente essas dicas de uma única vez

Já pensou em ter à disposição todas essas dicas com um único sistema de gestão de frota? É isso que a Personal Card, por meio do produto Plus Frota, oferece para você, gestor. Com os nossos benefícios, você consegue ter uma boa gestão de abastecimento de frota e economiza nesse combustível tão essencial, o combustível.

Com o nosso sistema a sua empresa tem:

Controle absoluto das operações através de parametrizações e regras.
Integração com outros sistemas de controle da empresa.
Controle, em tempo real, todas as movimentações realizadas no cartão.
Registro e acompanhamento das operações de abastecimento e manutenção.
Monitoramento do desempenho da frota.
Prevenção a fraudes.
Redução de processos e controles manuais.
Serviços de manutenção programados pela empresa.
Ampla rede credenciada.
Agilidade e praticidade na hora de abastecer, com comparativo entre os postos.
Extrato e saldo do cartão, em tempo real, através de Aplicativo de celular.

Quer conhecer mais benefícios do Plus Frota? Fale agora mesmo com um de nossos especialistas e ponha em prática todas as suas estratégias para uma boa gestão de abastecimento de frota.