Tempo de leitura: 7 minutos
Sua empresa trabalha com reembolso de combustível para os funcionários? Então, provavelmente você já deve ter enfrentado problemas com isso. O funcionário diz que gastou X mas na verdade foi Y, e não há como comprovar, pois o comprovante foi extraviado. Outro, diz ter entregue prestação de contas, mas, por algum motivo, não chegou ao departamento responsável. Muitas vezes quando chegam, apresentam erros, falta de informações ou são enviadas em cima do prazo. Aí, é incomodação para os dois lados: os funcionários cobrando os valores e a empresa preocupada com a data do pagamento. Esse desconforto, se dá muito pelo fato de que esses reembolsos, constantemente são citados em ações trabalhistas.
Sabemos bem que essa é uma realidade enfrentada por muitas empresas que utilizam o reembolso de combustível em suas operações. Por isso, no artigo de hoje falaremos sobre como é possível solucionar os principais problemas encontrados nessa atividade.
Quando é preciso fazer o reembolso de combustível
O reembolso é necessário toda vez que os funcionários utilizam o carro para realizar seu trabalho. Sendo veículo próprio ou disponibilizado pela empresa. Nesses casos, o colaborador que se desloca em função do trabalho com o carro, paga o combustível, estacionamento, pedágios e outras despesas com seu próprio dinheiro. Depois, precisa comprovar todos os gastos por meio das notas fiscais para que a empresa faça a devolução desses valores.
Mas, isso não é uma regra e essa dinâmica pode variar de acordo com a política de cada corporação. Algumas, não operam dessa maneira. Ao invés de fazer o reembolso de combustível, disponibilizam um cartão destinado apenas para abastecimentos. Outra possibilidade é a adoção de vales e adiantamentos. Mas, de qualquer forma, esse é um custo muito variável e é bem provável que ainda assim a empresa precise reembolsar os funcionários.
São os profissionais externos os que mais demandam por esse tipo de serviço. Podemos inclusive citar o caso dos assessores comerciais, que costumam rodar bastante para exercer sua atividade. Contudo, os carros utilizados, na maioria das vezes, pertencem ao colaborador e não à empresa. Dessa forma, além de incluir o reembolso de combustível e de outras despesas, é importante considerar a depreciação do carro. Mas, como prever isso?
É complicado, claro. Por isso, no meio corporativo se utiliza muito o cálculo do KM rodado. Quando essa é a posição adotada, é estipulado um valor fechado por cada quilômetro rodado para devolução.
É preciso estabelecer regras claras
Um dos problemas que os gestores enfrentam com o reembolso de combustível é a falta de clareza. Para que isso seja evitado, é necessário que exista uma política bem transparente e objetiva sobre o ressarcimento.
Se todos tiverem ciência das exigências, a probabilidade dos gestores se incomodarem com reclamações é bem menor. Então, crie um documento que facilite o entendimento das regras e compartilhe com a equipe. Assim, ninguém poderá dizer que não sabia como o processo deveria ser feito.
Um exemplo claro é a recorrência de comentários como:
“ – Com a correria, perdi o comprovante.”
“ – Sei que passou do prazo, mas estava com dificuldade em contabilizar as despesas.”
Se na política há especificações quanto a esse tipo de situação, é preciso ser enfático e não abrir brechas para que as regras sejam descumpridas.
Até mesmo porque existem implicações legais. Os reembolsos de combustível não são considerados parte do salário, por isso não integram valores para base de cálculo tributário e previdenciário. Esses pagamentos são, na verdade, uma verba indenizatória que tem objetivo de ressarcir os valores gastos pelos profissionais ao exercer sua função. Porém, é preciso que a empresa possa comprovar que o repasse dessa verba é destinado a isso. Desse modo, caso o empregador habitualmente trabalhe com reembolso de combustível, se não houver a devida comprovação da despesa (notas fiscais) a verba passa a ter natureza salarial.
Por isso, é indispensável que todos os colaboradores estejam cientes sobre as exigências e não deixem de cumpri-las. Se não, a empresa pode ter complicações e até mesmo gastos desnecessários.
E como evitar os problemas com reembolso de combustível?
De maneira mais generalizada, o controle desses custos se dá por meio dos comprovantes acumulados em determinado período. O colaborador reúne os documentos fiscais necessários e entrega a sua prestação de contas ao setor responsável. Feito isso, os profissionais fazem a conferência dos valores e realizam o ressarcimento de acordo com o que foi gasto e acordado.
Quando não existem muitos colaboradores e o fluxo não é tão grande, essa atividade não tem muitos limitadores. O que muda de figura quando o volume de reembolso de combustível é maior. Muitas vezes, os funcionários podem perder as notas ou apresentar valores conflitantes, o que acaba dificultando o trabalho que se torna demorado.
A maneira mais efetiva de evitar os problemas provenientes dessa atividade, é gerir essa operação da melhor maneira. Enfatizar a importância dos comprovantes, estabelecer uma política e ter total controle sobre essas despesas.
Entretanto, há uma maneira de simplificar esse processo. Ao adotar um cartão destinado apenas a abastecimentos, as dores de cabeça são evitadas. Esse tipo de cartão funciona de forma inversa ao reembolso de combustível. Os gestores podem estipular um valor prévio a ser utilizado, fazer uma carga e entregar o cartão aos funcionários para que eles utilizem o recurso com abastecimentos, antes que eles mesmos tenham que arcar com as despesas.
Essa alternativa permite que a empresa faça a gestão desse custo com clareza e precisão. Como todas as informações ficam armazenadas no sistema integrado ao cartão combustível, é possível até mesmo avaliar se as despesas estão de acordo com o previsto e identificar os motivos caso estejam acima do esperado. É uma excelente forma de facilitar a gestão, já que dispensa a necessidade de conferir nota por nota e valor por valor.
Nós disponibilizamos essa possibilidade aos nossos clientes por meio do Personal Combustível, nosso cartão destinado a abastecimentos.
Seu diferencial é que pode ser utilizado na versão pré ou pós-paga. De acordo com a necessidade e realidade da corporação.
As vantagens do Personal Combustível para a empresa são:
• Eliminação de vales ou adiantamentos para despesas de combustível;
• Sistema de gerenciamento e controle on-line sem necessidade de procedimentos manuais;
• Maior controle e transparência de gastos;
• Utilização exclusiva para aquisição de combustíveis com bloqueio de uso fora da rede credenciada autorizada;
• Ampliação facilitada da rede credenciada conforme solicitação da empresa.
Vantagens para o colaborador
• Ampla rede credenciada de postos de combustíveis;
• Segurança com a autorização de gastos mediante senha individual;
• Liberdade de escolha do estabelecimento de sua preferência;
• Consulta facilitada de rede credenciada, saldo e extrato através do nosso portal.
Tudo isso, é claro, sem correr riscos trabalhistas,
já que a sua utilização é legal.
Portanto, se você quer parar de ter problemas com o reembolso de combustível, fale com nossos consultores. Eles poderão esclarecer todas as suas dúvidas, entender sua necessidade e explicar de maneira detalhada o funcionamento do Personal Combustível.
