Como otimizar o gerenciamento de gastos com pedágio e combustível da frota

Qual a sua maior dificuldade na hora de gerenciar os gastos com pedágio e combustível da frota? Grande parte dos gestores sofrem com essas atividades por conta de algo muito simples: controles manuais. 

A rotina de cuidar dos veículos corporativos é algo muito importante. Mas, quando pensamos nas atividades que envolvem essa função, não podemos deixar de incluir os cálculos referentes aos pedágios e ao combustível, além de buscar maneiras para encontrar o melhor trajeto e  prever os custos da operação. Esse tipo de consumo, apesar de fazer parte das despesas variáveis, é recorrente. Só não o consideramos fixo, por conta da variação de valores de uma viagem para outra. 

Sendo assim, é indispensável ter uma previsão sobre esses custos para que o planejamento financeiro não seja impactado negativamente. A única maneira de fazer isso com exatidão, é contabilizar e administrar os valores destinados a esses pagamentos. Mesmo porque essas despesas tendem a ser as mais onerosas no orçamento do departamento. 

Como ter uma previsão dos gastos com pedágio e combustível  

Não adianta saber que é importante prever os custos e não entender como é possível fazer isso de forma eficiente. Um grande aliado para ter essa informação de maneira mais precisa, é sempre calcular a rota. Por mais que isso pareça desnecessário, é a partir disso que os gestores conseguem prever a quilometragem que será percorrida e o trajeto que os veículos irão fazer. Com isso, os gastos com pedágio e combustível podem ser contabilizados de forma aproximada, mais de acordo com a realidade. 

Essa análise é fundamental para pensar na melhor estratégia, supervisionar o trabalho dos motoristas e identificar possíveis gargalos nos processos. Mas, claro que sabemos que administrar tudo isso é complicado, por isso trouxemos algumas dicas para facilitar essa tarefa. 

Anote quantos quilômetros o veículo faz por litro de combustível

Essa é uma atividade que pode ser demorada, principalmente quando não existe um sistema de gestão de frota envolvido. Mas, mesmo assim, é impossível que os gestores não tenham ao menos uma planilha com essas informações. 

Saber esse indicador vai ajudar a identificar quanto será necessário de combustível para o trajeto em questão. 

Avalie o preço médio pago pelos combustíveis

Infelizmente, essa é uma análise que nem sempre será precisa. Cada posto e região trabalha com diferentes valores. A maneira mais exata de saber quanto está sendo pago, é comparar os valores praticados nos estabelecimentos que a empresa geralmente utiliza. Um limitador dessa tarefa, pode ser o fato de não haver controle efetivo sobre esses abastecimentos. Assim, torna- se muito mais difícil ter acesso a esses dados. 

Nesses casos, a melhor maneira é pegar o telefone, ligar para esses postos e fazer a pesquisa. Ou, trabalhar com um valor aproximado, considerando o que é oferecido no mercado.  

Contudo, se a empresa trabalha com postos específicos ou utiliza um cartão combustível para os abastecimentos, essa avaliação será muito mais assertiva. Os sistemas integrados a esse tipo de cartão, fornecem informações completas e detalhadas sobre todos os abastecimentos efetuados. 

Calcule a distância total a ser percorrida na rota

Depois que você souber quantos litros de combustível vai ter que usar, é hora de saber a distância exata que o veículo irá cruzar para cumprir sua atividade final. 

Neste momento, é importante tentar ser exato sobre a quilometragem que será percorrida. Uma boa dica é utilizar aplicativos que calculam a rota e fornecem esses dados, caso você não tenha essa funcionalidade disponível nas ferramentas utilizadas na empresa. 

Analise todas as praças de pedágios que os veículos irão atravessar 

O planejamento da rota é indispensável para que seja viável calcular os gastos com pedágio e combustível. Quando os gestores sabem a rota que será feita, considerando a ida e a volta, é claro, podem contabilizar quanto será necessário desembolsar para pagar as tarifas das rodovias. 

É indispensável ter em mente que de acordo com a região e tipo de veículo, os valores cobrados são diferentes. 

E não se esqueça: caso a empresa seja uma embarcadora e contrate transporte de terceiros, é necessário fazer o adiantamento do vale-pedágio, conforme regras e exigências estipuladas na Lei n.º 10.209/2001. 

Existem maneiras de otimizar o gerenciamento de gastos com pedágio e combustível da frota 

Hoje em dia, existem diversas ferramentas capazes de otimizar o gerenciamento de gastos com pedágio e combustível. 

Nossos clientes Plus Frota, por exemplo, já contam com a praticidade de ter acesso a todos os indicadores importantes. Por meio do nosso sistema de gestão de frotas, controlam todos os abastecimentos realizados por cada veículo. Com isso, podem analisar o desempenho, avaliar o consumo médio de combustível e consultar todos os preços praticados nos postos credenciados. 

Além disso, oferecemos também a opção de utilizar o Taggy-Pedágio, nossa etiqueta eletrônica de cobrança de tarifas automáticas. Assim, é possível ter total controle sobre os pagamentos realizados. Não é necessário se preocupar com adiantamentos ou liberação de dinheiro e, de quebra, os motoristas não precisam pegar filas. A passagem é direta pelas cancelas específicas. 

Há também a possibilidade de integrar o Plus Frota ao sistema de rastreamento adotado na empresa. Com isso, os gestores podem acompanhar o trajeto realizado e se certificar de que não esteja havendo desvio da rota. 

Se você quer mais tranquilidade ao tomar conta dos gastos com pedágio e combustível da frota, fale com nossos consultores e solicite mais informações. Existem muitas outras funcionalidades em nosso software que podem facilitar ainda mais o seu dia a dia.