Gestão de frotas: 6 pontos críticos para monitorar

Em muitas empresas, a gestão de frotas ainda funciona no modo reativo: só se age quando o carro quebra, o abastecimento sai do controle ou uma multa aparece na mesa. Mas, nesse modelo, o prejuízo já aconteceu.

Gerir frotas de forma eficiente exige mais do que boa vontade. É preciso controle, análise de dados e ações preventivas. Por isso, tudo começa com visibilidade. Quando se tem clareza sobre o que está acontecendo com cada veículo, motorista e despesa, a tomada de decisão deixa de ser emergencial e passa a ser estratégica.

Neste artigo, reunimos os 6 pontos mais críticos da gestão de frotas. Pense como um checklist: ao monitorar cada item com as ferramentas certas, sua operação ganha em eficiência, reduz custos e evita imprevistos.

1. Abastecimento na gestão de frotas: o começo de tudo

O combustível pode representar entre 25% e 40% dos custos variáveis de uma frota, segundo o Instituto Paulista do Transporte de Cargas (IPTC). Por isso, qualquer descuido nesse processo pesa no bolso da empresa. Abastecimentos fora do horário, fraudes, desvios de trajeto e veículos ineficientes são mais comuns do que se imagina.

É aqui que entra o Plus Frota da Personal Card. Com ele, você consegue:

• Estabelecer regras de valor, volume, tipo de combustível e horário para abastecer.
• Acompanhar tudo em tempo real.
• Saber quais postos oferecem o melhor custo-benefício.
• Verificar se o abastecimento foi feito no local correto, com base em geolocalização.

Além disso, com essas informações à mão, o controle de abastecimento deixa de ser um desafio e vira o ponto de partida para uma logística mais eficiente.

2. Gestão de manutenção: preventiva ou corretiva?

Manutenção corretiva só acontece quando o problema já estourou — e os impactos vão de atrasos em entregas a prejuízos financeiros. Por outro lado, a manutenção preventiva permite se antecipar aos problemas, reduzir paradas e preservar a vida útil dos veículos.

Inclusive, a Confederação Nacional do Transporte (CNT) alerta que ignorar a manutenção preventiva compromete a segurança e aumenta os custos.

Uma boa gestão de manutenção deve incluir:

• Alertas automáticos por quilometragem, tempo de uso ou condições específicas.
• Histórico de serviços por veículo.
• Aprovação digital de orçamentos.
• Integração com OSs e fornecedores.

Desse modo, com um sistema estruturado, a frota roda com mais confiança — e menos surpresas no caminho. Como resultado, a produtividade tende a aumentar e os custos, a diminuir.

3. Gestão de multas: problema do motorista ou da empresa?

Você sabia que, se a empresa não indicar o condutor de uma infração em até 30 dias, pode ser multada em dobro?

Isso significa que, além da infração, a empresa pode assumir um custo adicional por falta de controle. E mais: pode haver bloqueios de documentos e até pontos na CNH do responsável legal.

Por isso, com o Plus Frota, é possível:

• Vincular motoristas a veículos por período ou viagem.
• Registrar quem estava no volante no momento da multa.
• Identificar hábitos que geram mais infrações e consumo excessivo.

No fim das contas, você evita penalidades e tem mais domínio sobre a operação. Dessa forma, o processo de gestão se torna mais transparente e eficaz.

4. Pedágios e rotas na gestão de frotas: controle por TAG e menos atrasos

Parar em praça de pedágio pode parecer um detalhe. Entretanto, quando se multiplica o tempo perdido por toda a frota, o impacto na produtividade é grande. De acordo com a ANTT, a arrecadação eletrônica por TAG oferece mais conforto e reduz o tempo de passagem nas praças de pedágio.

Ao usar a Tag Pedágio integrada ao Plus Frota, o gestor ganha:

• Visibilidade das passagens em tempo real.
• Relatórios por rota, veículo e motorista.
• Pagamento automático, sem reembolso manual.
• Mais agilidade nas viagens.

Com isso, é possível evitar filas, prever horários e planejar rotas com mais eficiência. Como consequência, as entregas tornam-se mais pontuais e a operação, mais fluida.

5. Documentação e controle de frotas: muito além do CRLV

Manter a documentação da frota em dia é mais do que uma obrigação. Na prática, é uma forma de evitar dores de cabeça com multas, apreensões e atrasos na operação.

Além do CRLV, é preciso monitorar:

• Vencimento das CNHs dos condutores.
• Apólices de seguro.
• Vistorias obrigatórias.
• Emissão de notas fiscais de serviços e peças.

Nesse sentido, o Plus Frota automatiza esse processo, enviando alertas e organizando tudo em um só lugar. Assim, sua empresa não perde prazos e mantém a conformidade com facilidade. Portanto, investir em tecnologia nesse ponto é essencial.

6. Visibilidade em tempo real na gestão de frotas

Ter todos os dados da frota centralizados — e atualizados em tempo real — faz toda a diferença. Segundo a Arqia, empresas que utilizam soluções de rastreamento e telemetria conseguem reduzir custos com combustível e aumentar a eficiência da operação.

Por isso, o Plus Frota integra:

• Abastecimentos, manutenções, multas, pedágios e viagens.
• Relatórios por centro de custo, período ou veículo.
• Dashboards personalizados para tomada de decisão.
• Alertas para situações fora do padrão.

Com visibilidade total, o gestor deixa de apagar incêndios e passa a atuar de forma estratégica. Além disso, a empresa passa a ter uma visão mais ampla e assertiva da operação.

Conclusão: mais controle, menos imprevistos

Se sua gestão de frotas ainda depende de planilhas, anotações ou ações reativas, está na hora de mudar.

Os seis pontos que listamos aqui — abastecimento, manutenção, multas, pedágios, documentação e visibilidade — são pilares fundamentais para qualquer operação eficiente. E todos eles podem ser automatizados com o Plus Frota.

Controle, agilidade, economia e segurança. É isso que sua frota precisa para rodar bem. Portanto, investir em tecnologia é um caminho sem volta para quem deseja profissionalizar a operação.

Precisa de ajuda para aplicar esse checklist na prática?

A Personal Card te mostra como fazer uma gestão de frotas eficiente, integrada e com total visibilidade.