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Você já pensou no quanto o planejamento financeiro é importante para o desenvolvimento da empresa? Muito, não é mesmo? Mas sem organização, apenas o plano em si não resulta em nada. É preciso ter um acompanhamento financeiro efetivo sobre todas as movimentações. Nesse sentido, quando a corporação utiliza veículos corporativos é imprescindível incluir nessa organização das finanças o controle de abastecimento de frota e todos os outros custos relacionados ao uso dos veículos.
Sabe o porquê de estarmos dizendo isso? No caso dos abastecimentos, por exemplo, a compra de combustível pode representar até 70% de todas as despesas do setor, dependendo do segmento de atuação. Nesse sentido, conseguir gerenciar esses custos garante que as empresas consigam analisar com cautela a sua situação financeira. Isso possibilita verificar se a perspectiva de investimentos para o crescimento que almejam poderá ser atingida. O que só é possível com planejamento e organização, que, aliás, é indispensável desde o momento da abertura da empresa.
E por saber disso, um dos nossos clientes, a ASAP Telecom, desde o início da sua operação entendeu que seria importante fazer o controle de abastecimento de frota, mesmo com poucos veículos corporativos.
A empresa, que presta serviços de comunicação multimídia e está localizada em Santa Catarina, fornece internet pela região. Por conta disso, necessita do uso do veículo para que os colaboradores possam desenvolver o seu trabalho.
Mesmo que a frota não seja muito extensa e os veículos sejam leves, é de extrema importância que os gestores consigam acompanhar a compra de combustível realizada. A pretensão, assim como de qualquer negócio, é expandir cada vez mais a área de atuação da empresa. Mas, para isso, é preciso equilibrar as finanças para que haja recursos disponíveis para investir nessa ampliação.
E como a Personal Card colabora com essa organização financeira?
Nessa breve história que contamos sobre a ASAP, não mencionamos um detalhe: a empresa é uma extensão da Novalogic Tecnologia, da qual nós já falamos aqui no nosso blog. Ou seja, eles já utilizavam nessa outra empresa um dos nossos produtos, o Plus Frota. Um sistema de gestão online que permite controlar os abastecimentos e principais indicadores dos veículos.
Antes de aderir ao nosso sistema, todos os abastecimentos eram realizados via cartão de crédito. Essa experiência, no entanto, não estava sendo nada agradável. Por não ser de uso limitado a compra de combustível, se tornava complicado gerenciar as despesas do cartão e até mesmo mensurar o desempenho dos veículos. Essa dificuldade em fazer os controles, que eram manuais, impossibilitava identificar os reais custos provenientes dos abastecimentos.
Em alguns casos, os colaboradores acabavam utilizando o recurso para o pagamento de estacionamentos, lanches, cafés e despesas extras que não estavam necessariamente relacionadas à compra de combustível. O resultado? Gastos além do esperado que, de pouco em pouco, prejudicavam o orçamento previsto.
No entanto, a partir do momento que começaram a utilizar o Plus Frota, todo o controle passou a ser mais assertivo. Afinal, controlar a fatura de um único cartão de crédito é bem diferente do que de vários com movimentações constantes. Para não cometer o mesmo erro e ter as finanças devidamente organizadas, desde a abertura da ASAP decidiram implementar o uso do nosso sistema de gestão.
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Como funciona o sistema de controle de abastecimento de frota?
O sistema Plus Frota é dividido em módulos, o que permite que os gestores adequem as funcionalidades de acordo com o que faz mais sentido para o tipo de negócio. Sendo eles:
Gestão de Abastecimento
Cada veículo possui um cartão vinculado e sempre que for necessário abastecer, o pagamento é feito por meio do cartão Plus Frota. Com isso, há o controle de abastecimento de frota em tempo real e o acompanhamento da performance dos veículos, a partir de parâmetros de inconsistências e de restrição definidos pelo gerente.
Entre as diversas vantagens, as principais são:
- Redução de processos e controles manuais;
- Limites e perfil de regras por veículo;
- Liberação das transações on-line;
- Cartão Individual por veículo;
- Extrato e saldo do cartão através de aplicativo de celular;
- Autonomia ao gestor para bloqueio de cartões e alteração de limite;
- Rede de postos restrita e delimitada pelo gestor;
- Identificação dos veículos com consumo excessivo;
- Relatório de preço e médias praticadas na rede credenciada;
- Integração com outros sistemas de controle da empresa.
Gestão de Manutenção
A função permite controle de maneira online de todas as manutenções preventivas e corretivas dos veículos da empresa, com chances de reduzir os gastos. A função de Gestão de Orçamentos também possibilita a realização de cotações diretamente com as oficinas credenciadas.
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Gestão de Notas Fiscais
O módulo de gestão de notas fiscais do Plus Frota é um serviço automatizado de recolhimento e validação das notas fiscais de consumo nos postos de combustível da Rede Credenciada.
E graças a possibilidade de integração com qualquer outro sistema, é possível restituir até 100% do ICMS retido. Desse modo, a empresa pode utilizar o benefício fiscal disponível para o seu setor.
As despesas são processadas automaticamente via sistema, contabilizadas por estabelecimento, cidade e produtos consumidos, resultando em uma gestão simples e facilitada.
Quer fazer como a ASAP e ter total controle de abastecimento de frota, além de poder fazer o gerenciamento de tudo o que envolve os veículos corporativos? Então solicite informações aos nossos consultores agora mesmo.
