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Se você é empreendedor ou cuida do setor de frota da sua empresa, provavelmente sabe que os veículos corporativos são a extensão da organização. Portanto, em caso de uso indevido, é inegável que os resultados da empresa podem ir rapidamente de mal a pior. Contar com uma política de frota é uma maneira eficaz de evitar que isso aconteça, pois o documento alinha as responsabilidades dos condutores às expectativas da empresa.
Apesar de nem toda empresa ter esse conhecimento, as diretrizes operacionais e o planejamento de longo prazo do documento são um aspecto fundamental para o desenvolvimento da organização, pois impacta diretamente na redução do consumo de combustível, multas, acidentes e processos judiciais da frota.
O fato é que adotar essa técnica pode facilitar – e muito – a rotina e o dia a dia do gestor de frota. Por isso, nas próximas linhas eu vou te mostrar qual o fator indispensável para você conseguir alavancar os resultados da sua empresa através dessa estratégia. Além, é claro, de uma série de critérios que o documento deve reunir.
Antes, porém, é preciso esclarecer uma questão central sobre o tema…
Por que adotar uma política de frota?
A política de frota serve para estabelecer um conjunto de diretrizes sobre o uso dos veículos empresariais. Seu objetivo, portanto, é criar procedimentos e normas para o uso adequado da frota, preservando a integridade dos motoristas, bem como o patrimônio da empresa.
Se bem implementada, a estratégia evita eventuais conflitos sobre a utilização dos veículos e conscientiza as partes de suas obrigações e direitos.
Além disso, a política de frota permite que o departamento tenha mecanismos para identificar e solucionar eventuais problemas com mais agilidade. Essa praticidade oferece mais clareza à empresa sobre as áreas que necessitam de investimentos, como por exemplo:
- Se a empresa deseja aumentar a imagem da marca por meio de seus veículos, deve investir em uma frota de qualidade.
- Se a organização quer preservar a segurança de seus motoristas e clientes, deve contar com uma frota de veículos com bons equipamentos e tecnologia de ponta em segurança.
- Se um negócio de logística, responsável pela distribuição de commodities ou transporte de passageiros, deseja ser a empresa que leva menos tempo para realizar o serviço oferecido em seu mercado, precisa ter os veículos adequados para tanto.
O ponto em comum entre essas metas empresariais é que, sem uma sólida política de frota, elas são inalcançáveis. Afinal, sem o documento, a organização é incapaz de garantir o melhor aproveitamento dos recursos disponíveis.
Por isso, a elaboração e implementação da estratégia é o ponto de partida para uma gestão assertiva e eficiente, pois impacta diretamente os problemas com grande potencial de prejuízo para a corporação, como as multas, acidentes, manutenções corretivas, alto consumo de combustível e afins.
O segredo para uma política de frota eficiente
Bom, agora que você já conhece os principais motivos para adotar uma política de frota, vamos ao cerne da questão, ou seja, o fator indispensável para você conseguir alavancar os resultados da sua empresa com essa estratégia.
Esse fator, na verdade, é um segredo muito simples, mas extremamente poderoso, capaz de gerar resultados que a maioria dos gestores nem imagina.
O segredo para implementar uma política de frota eficiente é elaborar um documento simples, claro e objetivo.
Assim, o condutor entende as instruções e consegue segui-las à risca, sem a necessidade de acompanhamento constante do gestor.
Sem contar que um documento com diretrizes claras facilita o trabalho do gestor, que também precisa seguir à risca as regras da empresa, tomando sempre cuidado com situações que fogem das regras estabelecidas.
Por isso, lembre-se:
- O segredo para o sucesso da implementação do documento é utilizá-la de forma concisa e em assuntos que realmente impactam a sua frota.
- Usar termos técnicos, de difícil entendimento para as pessoas que trabalham na empresa, só complicará a implementação da estratégia.
Como elaborar a política de frota?
Antes de tudo, não esqueça das dicas anteriores!
Além disso, lembre-se de verificar como os veículos se comportam e qual o perfil dos condutores da organização. Como essas questões são muito específicas, cada negócio deverá implementar as suas diretrizes, de acordo com a realidade e necessidade do seu negócio.
O documento deve estabelecer, por exemplo:
- A finalidade de cada veículo;
- As regras gerais para a utilização do veículo;
- Quais colaboradores serão elegíveis e poderão utilizá-los;
- De quem é a responsabilidade pelo pagamento de multas de trânsito e sinistros, bem como de que forma essa cobrança será realizada;
- A documentação necessária para utilização dos veículos;
- Os limites de velocidade;
- A calibragem adequada;
- A proibição do uso de telefones;
- O uso obrigatório de cinto de segurança;
- Orientações sobre direção defensiva e segurança ao dirigir;
- Conservação, limpeza e manutenção dos veículos;
- Penalidades internas em caso de infração às normas de trânsito;
- O que é considerado mau uso;
- Direcionamento em caso de intercorrências;
- O termo de responsabilidade de utilização;
- As responsabilidades da gestão;
- As práticas de abastecimento: tipo de combustível e referências de postos.
Quanto mais claras forem essas informações, mais eficiente será o planejamento e o controle da utilização dos automóveis da frota. Sem contar a contribuição para a construção da cultura organizacional do setor, cada vez mais indispensável para um modelo de gestão desenvolvido.
Existe uma maneira prática para garantir que as regras sejam cumpridas?
No departamento de frota, a responsabilidade de criar procedimentos que permitam monitorar se as exigências estipuladas pela empresa estão sendo cumpridas é essencialmente dos gestores.
Além disso, vivemos em um tempo em que não há justificativas para o gestor não acompanhar os veículos da frota na rua, ou seja, a empresa não saber o que está acontecendo com os veículos em posse dos condutores.
Uma das maneiras mais eficientes para garantir a implementação da política de frota é estabelecer o preenchimento de um checklist toda vez que um veículo deixar a garagem da empresa e contar com um eficiente sistema de gestão, como o Plus Frota.
O checklist, inclusive, é apenas uma das diversas funcionalidades do nosso sistema de gestão que pode ajudar muito nesse processo.
Com nosso APP do Motorista, o condutor deve indicar em que condições recebeu o carro do colega a cada troca de turno.
Em caso de qualquer alteração no veículo, como uma batida, vidro quebrado ou qualquer outra intercorrência, as informações ficam registradas e integradas ao sistema, a poucos cliques de distância do gestor.
O que evita desgastes entre a equipe e contribui para um melhor desempenho de toda a empresa.
Para saber mais sobre o Plus Frota, converse com nossos consultores.
