Controle de multas: como gerenciar as infrações de trânsito da sua frota

Você consegue fazer o controle de multas da sua frota com eficiência? Ou tem dificuldade em gerenciar as infrações de trânsito dos veículos corporativos? Essa é uma das tarefas mais desafiadoras para os gestores, principalmente quando a frota possui um alto volume de carros e motoristas. Mas essa atividade é indispensável para evitar prejuízos desnecessários já que isso acaba prejudicando a lucratividade da empresa. 

E não adianta: por mais que os motoristas recebam os treinamentos necessários e tenham ciência do quão importante é praticar a direção defensiva, hora ou outra alguma infração irá acontecer. 

No caso de empresas que trabalham com frotas em que há muitos veículos e motoristas em circulação, fazer o controle de multas pode se tornar um grande desafio. Nesse sentido, é preciso que haja extrema organização por parte dos gestores para que esse acompanhamento seja eficiente e não cause surpresas desagradáveis. Ao serem notificados, precisam saber identificar qual o condutor estava utilizando o veículo para tomar as devidas providências. 

Além disso, cada tipo de infração possui um processo administrativo específico com diferentes prazos e etapas a serem cumpridos. Caso o gestor de frota não consiga ter um controle real pode perder essas datas que possibilitam – em alguns casos – recorrer da autuação dessas multas. E isso, claro, inviabiliza as chances de anular as infrações quando elas forem indevidas. 

Como fazer o controle de multas com eficiência? 

Ter o controle de multas da sua frota é fundamental para evitar prejuízos desnecessários provenientes das infrações de trânsito. Mas considerando todas as atribuições que os gestores de frota possuem separamos algumas dicas que podem facilitar essa gestão: 

Estabeleça uma política de frota

Nós já fizemos um conteúdo completo explicando a importância de ter uma política de frota em sua empresa. Esse é um documento fundamental para que todos estejam cientes sobre as orientações referentes à utilização dos veículos empresariais.

O objetivo é criar procedimentos e normas para o uso da frota de forma correta, preservando a integridade dos motoristas, bem como o patrimônio da empresa. É fundamental que todas as informações importantes estejam descritas na política de frota, o que deve incluir, limites de horário para a utilização, velocidade em que devem trafegar, regras sobre os abastecimentos, responsabilidades, obrigações e possíveis punições em caso descumprimento das diretrizes especificadas. 

Em relação às multas, caso exista a possibilidade de desconto de infrações do salário do condutor isso deve ser indicado com clareza e transparência. Contudo, é essencial consultar as regras estabelecidas pela CLT caso essa seja a conduta adotada pela empresa. 

Registre as informações sobre os motoristas que usam os veículos

Outra questão fundamental para o controle de multas é ter o registro de todos os motoristas da frota. Esse registro precisa incluir os dias, horários e veículos que cada um dirige o automóvel corporativo. Isso facilita na hora de identificar os responsáveis pelas infrações caso elas ocorram. 

Uma situação que pode atrapalhar um pouco essa rotina é fazer esse controle apenas de forma manual. Se as informações não ficam centralizadas e disponíveis com facilidade, se torna mais complicado fazer esse levantamento quando necessário. Dessa forma, o condutor nem sempre é identificado e os gestores não conseguem fazer as devidas orientações para minimizar a incidência de infrações. 

Adotar um sistema de gestão de frota é uma prática que pode contribuir favoravelmente. Como é possível registrar todas as informações sobre os condutores e sobre os veículos fica mais fácil consultar quando necessário. 

No caso do nosso software, o Plus Frota, por exemplo, o acesso a esses dados acontece de forma centralizada e simplificada. Além disso, sempre que o motorista utiliza um dos veículos há o registro dessa informação no sistema. Caso seja preciso realizar uma consulta futura será mais fácil identificar o condutor que cometeu a infração. 

Controle os prazos dos vencimentos de CNH  

Acredite: muitas vezes é mais fácil orientar os motoristas sobre boas práticas na direção do que fazê-los cuidar do prazo de vencimento da CNH. Muitas vezes com a correria do dia a dia eles esquecem de cuidar de algo extremamente importante. E, como é sabido por todos, documentos vencidos estão sujeitos a multas. 

Aliás, dirigir com a CNH vencida configura infração gravíssima e é passível de recolhimento do veículo. Os transtornos ocasionados por conta disso vão muito além dos financeiros. Com a apreensão do veículo, a probabilidade de a operação ser afetada por conta da paralisação é enorme.

Nesse caso, utilizar um sistema de gestão completo, como é o caso do Plus Frota, também contribui positivamente para esse controle. É possível criar alertas com as datas de vencimento para que os gestores se antecipem e cobrem que os motoristas façam a renovação do documento o quanto antes. 

Invista em tecnologia na hora de fazer o controle de multas da frota 

Um dos principais dificultadores de todo o processo de gestão da frota é fazer o controle de todas as informações necessárias de forma manual. Nesse sentido, investir em tecnologias que sejam capazes de otimizar a gestão dos veículos corporativos e dos condutores facilita significativamente a rotina dos gestores. 

De um modo geral os custos da frota contabilizados em sua totalidade consomem boa parte do orçamento corporativo. Uma simples multa como a de excesso de velocidade, depende do quão rápido um veículo trafega, pode chegar a custar R$ 880,41. No caso de multas mais graves esse valor pode representar R$ 2.934,70 a mais nas despesas. 

Multiplique esses valores pela quantidade de veículos da sua frota considerando que cada um deles receba durante o ano uma única multa no valor máximo. Claro que estamos trabalhando com uma suposição, mas é apenas para que você perceba o quanto isso pode representar despesas desnecessárias para a empresa. Quanto maior o  número de veículos, obviamente maior será o prejuízo que isso pode trazer. 

Portanto, fazer o controle de multas de forma eficiente pode representar uma economia significativa para a empresa.