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Para se ter uma gestão de frota eficiente, cada vez mais focada na solução de possíveis gargalos e visando a produtividade no geral, é preciso ter completo domínio sobre todos os processos e das operações da frota. Para fazer isso, uma série de estratégias podem ser aplicadas, incluindo a análise de indicadores de frota.
Acompanhar os indicadores de frota possibilita uma visão ampliada e aprofundada sobre os resultados dos seus veículos corporativos. Assim, você, gestor, pode entender se tudo está saindo conforme o seu planejamento e, se for o caso, seguir por outras direções.
Apesar da importância dos indicadores de frota, muitos gestores ainda não conseguem acompanhá-los, ou, até mesmo, não possuem conhecimento suficiente para analisar todos os pontos que devem ser levados em conta na hora de ter uma visão realista das dinâmicas do setor e que são capazes de aumentar a eficiência da frota. Esses indicadores, em outras palavras, nada mais são do que os famosos KPI ‘s (Key Performance Indicators), métricas pelas quais é possível avaliar o desempenho de determinadas áreas.
Só para dar um exemplo da relevância dos indicadores de frota, são os KPI’s que permitem a análise de gastos com insumos imprescindíveis para a frota, como o combustível, um dos principais vilões orçamentários das empresas desse ramo.
E como saber, então, os reais custos se não é possível acompanhar alguns indicadores importantes para isso? Como saber quanto cada veículo está consumindo e por que isso acontece?
Outro ponto interessante, por exemplo, é saber quais os valores pagos pelo combustível ao longo dos trajetos, mas não é muito viável ficar ligando de posto em posto, não é mesmo?
Esses questionamentos, e as suas soluções, só são possíveis mediante acompanhamento e análise, como dissemos, mas como fazer tudo isso com eficiência quando existem diferentes planilhas e muitos veículos para verificar?
O primeiro passo para resolver esses gargalos é reconhecer a importância dos indicadores de frota no bom desempenho da sua empresa e para um controle gerencial eficiente. Sabemos que as planilhas são uma forma de organização, mas para empresas com mais demanda, como é o caso das frotas, o recurso acaba por não apresentar a praticidade desejada.
Atualmente, com tantos recursos tecnológicos disponíveis, existem alternativas mais práticas e com um alto índice de precisão nessas informações. Esse é o caso dos softwares de gestão de frota, como é o Plus Frota, nosso sistema destinado ao gestores que querem tranquilidade, facilidade , centralização dos dados e relatórios sobre os veículos corporativos. Por meio dele é possível acompanhar os principais indicadores, como:
- KM/L de cada veículo
- Custo por KM rodado
- Consumo por veículo e motorista
- Veículos fora de média
- Preço pago por combustível
Os indicadores de frota listados acima são os mais relevantes para otimizar a sua gestão e melhorar seus resultados. Por isso, a seguir vamos abordar como cada um influencia na produtividade da frota e o que deve ser acompanhado para melhorar os índices. Boa leitura!
Por que se preocupar em acompanhar os indicadores de frota?
Como vimos, o gestor que não acompanha os indicadores de frota está deixando de identificar problemas, de ter controle gerencial e está perdendo a oportunidade de melhorar a produtividade da frota.
Isso porque sem analisar os principais KPI’s é impossível reduzir custos com combustível ou outros insumos necessários à natureza da operação e precisar exatamente em qual setor o gestor deve agir.
Por exemplo: a frota pode ter cem veículos iguais, mas eles não irão desempenhar do mesmo jeito. O X da questão é saber o porquê. Será que é pela falta de manutenção? Será que é pelo custo por KM rodado? Será que é por imperícia do motorista? Apenas o estudo minucioso dos dados poderá dizer.
Outra boa razão para seguir analisando os indicadores de frota com frequência é para evitar fraudes, já que é possível rastrear o consumo por veículo e motorista. Vale destacar, de igual modo, que saber qual condutor apresenta a melhor entrega pode ser uma ótima forma de recompensá-lo e incentivá-lo a continuar se esforçando e dando exemplo aos colegas.
Assim, se preocupar com indicadores de frota pode desencadear uma série de atitudes positivas para sua organização, trazendo mais bem-estar e segurança aos motoristas, mais saúde financeira e melhores números nas entregas e no desempenho da frota.
Quais são os principais indicadores de frota?
Embora existam muitos fatores envolvidos em uma gestão de frota, alguns KPI’s merecem atenção especial por afetarem diretamente o desempenho do trabalho e dos colaboradores. A maioria deles pode ser melhor analisada com um software de gestão de frota eficiente. Mas, primeiramente, vamos conhecê-los mais a fundo?
- KM/L de cada veículo
Esse é um dos indicadores de frota mais importantes, uma vez que quando o gestor consegue mensurar esse resultado, consegue ter uma visão mais ampla sobre os custos da sua operação. É dessa forma que ele consegue avaliar se consegue manter a frota pelo preço cobrado pela entrega.
Além disso, descobrir quantos quilômetros são percorridos a cada litro de gasolina ajuda o gestor a identificar veículos mais econômicos e também aqueles que estão apresentando algum tipo de problema na performance.
Para calcular a média em quilômetros por litro, é necessário dividir os quilômetros percorridos pela quantidade de litros que a bomba marca no segundo abastecimento. Mas isso nem sempre é uma tarefa simples quando se trata de processo manuais. Nesse caso, um sistema informatizado irá proporcionar mais controle.
- Custo por KM rodado
O custo por KM rodado é fundamental para quem adota gestão de frota e procura sempre melhorar a administração financeira da empresa. O cálculo consiste em multiplicar o total rodado pelo veículo durante um determinado período pelo valor das despesas geradas. Cada empresa poderá incluir todas ou algumas despesas do veículo, porém o mínimo a ser considerado para custo de KM rodado será o combustível e, a partir dele, poderão ser incluídas outras despesas como seguro, manutenção, depreciação entre outros fatores.
- Consumo por veículo e motorista
Uma das práticas administrativas mais importantes, quando falamos em indicadores de frota, é um bom controle orçamentário. Para isso, estipular limites mensais de gastos por veículos, centros de custo, filiais e acompanhar e controlar esse orçamento evitará problemas ao gestor.
Não estabelecer parâmetros de limites de gastos dos abastecimentos poderá gerar surpresas desagradáveis, tendo em vista que este poderá atuar apenas de forma reativa quando o orçamento já tiver sido ultrapassado. Por isso, não hesite em traçar o teto de consumo por veículo e por motorista mais justo e eficiente para sua frota.
- Veículos fora de média
Um dos indicadores de frota mais relevantes para o gestor ficar de olho é o de média de consumo de combustível. Isso porque, o gasto com combustível chega a ser de até 50% do custo total de uma frota, sendo um dos vilões orçamentários.
Assim, é preciso realizar uma média de consumo semanal, quinzenal, mensal etc. Fica a critério do gestor determinar o intervalo de tempo.
O levantamento pode ser feito comparando resultados entre motoristas, mas deve-se cruzar informações e analisar o custo por tipo de veículo, modelos e avaliar os melhores e piores veículos em se tratando de média. O gestor deve atuar de forma estratégica e verificar os veículos e motoristas com pior e com o melhor desempenho.
- Preço pago por combustível
Existe uma grande variação de preços de combustíveis entre os postos, especialmente por conta do ICMS, que varia de acordo com o estado da federação. Ainda assim, muitas vezes, dentro da mesma cidade e bairro há variação de preços. Acontece que mesmo pequenas variações podem fazer uma grande diferença no volume de gastos total quando estamos trabalhando com frotas.
Por isso, é importante ter uma ferramenta para constante pesquisa de preços entre os postos da região de circulação da frota e sempre realizar o direcionamento para aqueles que ofereçam a melhor condição.
Então os indicadores de frota são essenciais para a gestão?
Se você deseja que a sua empresa tenha sucesso, então a resposta é sim! Em tempos de tecnologia avançada e dados disponíveis, é muito importante acompanhar e analisar todos os indicadores de frota citados acima.
Isso porque frotas que possuem um monitoramento constante sobre seus resultados conseguem atingir suas metas, aumentar a lucratividade, e ainda reduzir custos e melhorar o desempenho da frota.
Por meio de um planejamento consistente, baseado em dados e indicadores de frota, e de uma execução apoiada em ações previamente estabelecidas é possível criar uma gestão de frotas única, forte, produtiva e, acima de tudo, segura.
Como a Personal Card te ajuda a melhorar sua gestão de frota?
Agora que você já sabe da importância de ter os indicadores de frota sob o seu domínio e que você já viu o quanto um sistema informatizado de gestão pode te ajudar nessa tarefa, saiba que a Personal Card, por meio o produto Plus Frota, oferece inúmeras vantagens, como:
- Acompanhamento da frota através de relatórios,
- Agilidade nas consultas,
- Transparência nos seus gastos,
- Mobilidade e muitas outras facilidades em único cartão.
Através do sistema, todas as informações dos abastecimentos são auditadas e verificadas. Assim, todos os dados são automaticamente transformados em indicadores de frota precisos para gestão.
Além disso, esses indicadores podem ser acessados online através de nosso sistema que conta um dashboard para mensuração de resultados e identificação de melhorias. Você consegue controlar seus veículos em tempo real e conferir os melhores preços de postos de combustível da sua região;
Bem mais fácil realizar uma boa gestão assim, não é? Fica melhor controlar todos os indicadores de frota essenciais para o negócio. Entre em contato com um de nossos consultores e solicite mais informações.
