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Reduzir os custos do abastecimento de frota é um dos objetivos de qualquer gestor de frota. E não poderia ser diferente: os gastos com combustíveis em alguns casos chegam a comprometer 70% de todas as despesas do setor. Assustador, não é mesmo? Por isso, a busca por maneiras de conter as despesas provenientes dos abastecimentos é uma constante na vida dos profissionais que tomam conta dos veículos corporativos.
O gasto com combustível é realmente significativo e algumas situações corroboram ainda mais com esse cenário. Fraudes, utilização indevida dos carros e falta de controle sobre o abastecimento de frota são alguns pontos que podem onerar ainda mais o orçamento.
Portanto, se você faz parte da maioria que busca reduzir essas despesas, confira o conteúdo que preparamos sobre o assunto.
Abastecimento de frota: o vilão orçamentário
Infelizmente, sem o devido controle e planejamento dos custos com combustível, o vilão se torna ainda pior. Como dissemos um pouco mais acima, algumas ocasiões podem contribuir para um consumo maior, prejudicando o desempenho do departamento.
Porém, é possível otimizar o abastecimento de frota por meio de um controle efetivo sobre essa operação. Mas, para isso, é preciso que a empresa não cometa um dos principais erros na hora de fazer a gestão dos veículos. Sendo eles:
1. Controle Manual do abastecimento de frota
Sim, lançamentos manuais sobre as questões relacionadas ao abastecimento de frota podem ser considerados um erro. Dizemos isso porque o controle nunca é real. É muito difícil fazer um acompanhamento preciso do gasto de combustível em planilhas, principalmente quando a corporação tem diversos veículos rodando.
Geralmente, quando esse é feito de maneira manual, entende-se que não há o suporte de ferramentas tecnológicas que auxiliem nesse gerenciamento. Ou seja, é bem provável que até mesmo o pagamento do combustível seja feito via reembolsos ou adiantamentos. O que nós sabemos que aumenta muito a incidência de fraudes e falhas. Pense bem, é necessário comparar os valores adiantados ou a serem reembolsados com os comprovantes dos abastecimentos. Mas, como é possível fazer isso quando os motoristas perdem os comprovantes? De que forma realizar uma análise dos valores pagos por cada abastecimento de frota? Como planilhar corretamente essas informações, se na maioria das vezes faltam dados precisos?
2. Não ter acesso (facilitado) aos preços praticados nos postos de gasolina
Pode ser até que ao fazer um controle manual, consiga visualizar na sua planilha os valores cobrados nos postos geralmente utilizados. Mas, será que esse acesso é realmente facilitado? Ter que comparar manualmente os preços praticados em todos os abastecimentos realizados é uma tarefa que demanda muito tempo. Um tempo precioso, por sinal, de quem lida com a rotina corrida de gerenciar os automóveis empresariais. E acredite: poder direcionar os motoristas para os locais que apresentam os valores mais rentáveis pode fazer uma enorme diferença no custo total dessa despesa.
3. Relatórios com dados imprecisos do abastecimento de frota
Existem diversos indicadores importantes na hora de gerenciar:
- KM/L por veículo, por modelo e da frota;
- Consumo total por tipo de combustível;
- Preço médio pago por litro;
- Média de gasto mensal
- Motoristas mais econômicos ou menos econômicos;
- Identificação de diferenças de consumo;
- Veículos com melhor desempenho.
Esses são apenas alguns exemplos de indicadores que devem ser avaliados de forma correta e com precisão. Contudo, se a empresa não utilizar um sistema que permita visualizar claramente esses números, dificilmente será viável chegar a conclusões reais sobre essas despesas. Você sabe que não é exagero dizer que o controle manual prejudica essa análise.
Muitas vezes, as empresas deixam a cargo dos motoristas alimentar planilhas com detalhes sobre os abastecimentos. Na correria, muitas informações importantes podem acabar fora desse controle. Ou, em alguns casos, podem não conter os dados corretos. E é claro que na hora do fechamento, um único número incorreto pode causar dores de cabeça para fazer com que as contas batam.
4. Não comparar o consumo de combustível entre os diferentes motoristas
É muito difícil encontrar o motivo que leva alguns carros a se desempenharem melhor que outros, se não houver uma maneira de comparar as despesas entre os veículos e motoristas. A maneira como cada um dirige pode influenciar o consumo de combustível. Os que têm boas práticas na direção, costumam gastar menos que aqueles que dirigem sem os cuidados necessários.
Mas, se você não conseguir identificar e acompanhar esses números de forma assertiva, é difícil até mesmo aplicar as melhorias necessárias. Como saber se é um problema mecânico (antes de ter que pagar por uma revisão) ou do motorista? Então, se quer mesmo saber como reduzir os custos do abastecimento de frota, precisa de alguma forma conseguir esse comparativo.
5. Falta de gestão de manutenção
Não ter controle sobre as manutenções é outro fator que pode colaborar para um maior custo do abastecimento de frota. Quando os gestores negligenciam os prazos das manutenções e revisões necessárias, acabam comprometendo o desempenho dos veículos. Sem contar que traz riscos aos motoristas. Um pneu careca, por exemplo, exige mais do carro e pode até mesmo ocasionar acidentes. Assim como a troca do óleo no período indicado também pode proporcionar um melhor desempenho dos veículos.
Ou seja: postergar as manutenções preventivas, contrariando o que muitos gestores imaginam, apenas colabora para aumentar as despesas. Pois se algo der errado e for preciso deixar esse carro parado, ter que arcar com um reparo corretivo prejudica a produtividade e costuma ser mais oneroso.
E como é possível ter todo esse controle de maneira efetiva?
Talvez já tenha ficado claro que fazer a gestão de abastecimento de frota de maneira manual, dificulta conseguir uma redução de custos. Infelizmente, é muito difícil controlar todos os gastos com combustível sem o suporte de ferramentas tecnológicas. A notícia boa é que existem diversas possibilidades e sistemas completos que podem colaborar com esse gerenciamento.
O nosso sistema, o Plus Frota, por exemplo, atende a essas e outras necessidades da frota. Além de proporcionar o controle dos pontos apresentados anteriormente, o que não dissemos ainda é que tudo isso é feito por meio de um cartão, direcionado apenas para o abastecimento de frota.
Toda e qualquer compra de combustível é controlada em tempo real e o gestor passa a ter total domínio sobre o que acontece nessa operação. Ou seja, passa a contar com um controle assertivo. O uso do cartão:
- Dispensa a necessidade de adiantamentos e reembolsos;
- Centraliza as informações sobre o abastecimento de frota;
- Possibilita comparar os valores praticados nos postos de combustível credenciados;
- Proporciona agilidade por meio da liberação de cargas urgentes em até 20 minutos;
- Permite o agendamento de cargas múltiplas;
- Controla as despesas por centro de custos;
- Reduz a incidência de fraudes, já que é de uso exclusivo em postos de combustíveis com bloqueio para outras facilidades;
- Proporciona mobilidade para gestores e motoristas: por meio do APP gestor e do APP para motoristas do Plus Frota é possível ter acesso a todas as funcionalidades de qualquer lugar.
Peça mais informações aos nossos consultores. Um sistema de gestão como o Plus Frota pode ser um grande aliado na redução dos custos do abastecimento de frota.
