Controle de abastecimento de frota: 7 dicas para aplicar na sua empresa

Você sabe como o controle de abastecimento de frota pode ajudar os resultados da sua empresa?

Pois bem, para começar, é preciso dizer que a compra de combustíveis é a grande vilã do departamento de frota. 

Por essa razão, um dos grandes objetivos das empresas que trabalham com veículos corporativos é reduzir o consumo de combustível e otimizar o abastecimento para que seja possível reduzir custos. 

Para que isso ocorra, é necessário ter um controle efetivo sobre todas as movimentações financeiras relacionadas aos abastecimentos dos veículos. 

O problema é que, em um cenário em que o controle da frota é feito manualmente, é muito mais difícil fazer um acompanhamento preciso e ter acesso às principais informações de forma centralizada. 

Afinal de contas, controlar tudo em planilhas, dependendo do alto fluxo de informações, acaba se tornando um processo moroso e com incidência de falhas, já que é preciso reunir os documentos fiscais fornecidos pelos motoristas e fazer o lançamento em planilhas.

E sabemos que, na correria do dia a dia, essas notas podem ser extraviadas, por exemplo. 

Contar com a tecnologia para fazer a gestão possibilita que os gestores tenham controle de abastecimento de frota de forma precisa e centralizada, evitando até mesmo possíveis fraudes ou desvio de combustível. 

Além disso, algumas dicas podem ser úteis para aplicar na empresa e promover um controle mais efetivo, como você verá abaixo. 

Confira as dicas que separamos para o controle de abastecimento de frota  

1. Controle os custos de KM/L por veículo

Essa etapa é essencial para um bom controle de abastecimento de frota, pois, a partir dela, é possível encontrar os modelos mais econômicos e mais problemáticos da frota, sejam por defeitos operacionais ou mecânicos. 

Por isso, é importante que a empresa tenha meios de garantir a aferição da quilometragem no hodômetro sempre que o motorista realizar o abastecimento. Na prática, esse cálculo funciona da seguinte maneira: 

• Abasteça o tanque;
• Anote a quilometragem registrada no hodômetro [A];
• Trafegue normalmente até ser preciso encher o tanque novamente;
• Anote a quilometragem na hora de completar o tanque [B];
• Registre quantos litros foram necessários para completar o tanque [C];
• Registre o preço do litro do combustível.

Com esses dados em mãos, aplique a fórmula:

Acompanhando a quilometragem percorrida até o próximo abastecimento e litragem abastecida, sua empresa terá meios de prever medidas mais econômicas para o consumo de combustível, podendo identificar eventuais desvios ou até mesmo condutas inadequadas dos condutores ao volante.  

2 . Observe o consumo por veículo e motorista

Fazer um bom acompanhamento orçamentário é uma das práticas administrativas mais importantes quando falamos sobre controle de frota. Isso significa que definir limites de gastos mensais por veículo, filiais, centros de custos, bem como acompanhar e gerenciar esse orçamento, são práticas essenciais para evitar dores de cabeça ao gestor. 

Estipular limites condizentes com a tarefa a ser realizada é a chave para o sucesso da gestão, caso contrário, sua empresa poderá lidar com surpresas desagradáveis. Sabendo a média do consumo de combustível por veículo e colaborador, fica muito mais fácil operar de forma antecipada e descobrir eventuais fraudes, pois todo gasto extra exigirá a devida justificativa. 

3. Oriente os motoristas sobre boas práticas na direção 

Outra maneira de controlar o abastecimento da frota é orientar os motoristas sobre boas práticas de direção, sabe por quê? A forma como o veículo é utilizado impacta diretamente no seu consumo de combustível, bem como na sua necessidade de manutenção. Nesse sentido, colaboradores que estão habituados a não terem cuidado na direção, constantemente: 

• Desrespeitam a troca de marcas, mantendo o giro do motor incompatível com a marcha escolhida; 
• Evitam as manutenções preventivas, postergando a troca dos filtros de ar, óleo, combustível e afins;
• Aceleram com o carro desengatado, diminuindo a vida útil das peças; 
• Trafegam com muito peso desnecessário no veículo, forçando o motor sem ter necessidade, 
• Andam com pneus em más condições, impactando no rendimento do veículo, dado o maior atrito com a via; 
• Aceleram o veículo parado no farol, esvaziando o tanque de forma desnecessária;  
• Aceleram e freiam bruscamente, contribuindo para o desgaste do motor, através de uma direção agressiva e perigosa;
• Trafegam com velocidade inconstante, quando não necessário. 

No geral, essa possibilidades aumentam a probabilidade da empresa gastar mais com o setor. Por isso, converse com seus profissionais e explique a importância de dirigir com os devidos cuidados. Oferecer cursos, palestras e workshops também é uma boa maneira de evitar esses problemas. 

4. Controle a frequência de abastecimento

O aumento da frequência de abastecimento é um sinal de alerta para o departamento, pois indica que algo pode estar errado. Por isso, o gestor precisa verificar se o alto consumo do veículo está vinculado a algum problema mecânico. Se a manutenção estiver em dia e não houver defeitos mecânicos ou operacionais, existe a possibilidade de o veículo estar sendo utilizado para desvio de combustível. Afinal, não é comum um veículo em boas condições abastecer seguidas vezes em um curto espaço de tempo, não é mesmo? 

Nesse sentido, operar “na confiança” sem dispor de sistemas informatizados pode atrapalhar a sua empresa na identificação do problema e enfrentamento da situação. Para evitar que isso aconteça, acompanhe de perto o desempenho dos veículos e elabore o registro histórico de consumo de cada condutor e veículo. Apesar de comumente negligenciado, este último documento é  extremamente útil para qualquer processo decisório da organização. 

5. Mensure o consumo total de litros por tipo de combustível

Se antes as opções do posto de combustível eram limitadas a três variedades de bombas, hoje a história é bem diferente. Com o avanço da tecnologia, muita coisa mudou no segmento de veículos. 

Em respeito ao meio ambiente e aos objetivos econômicos do setor, os carros estão cada vez mais inovadores, quando o assunto é consumo de combustível. O mercado tem acompanhado a evolução e já oferece ampla variedade de opções, como

• Gasolina comum, aditivada e premium,
• Etanol;
• Etanol aditivado;
• Diesel comum, S-10, aditivado e premium;
• Gás Natural Veicular (GNV);
• Eletricidade.

Cada tipo de combustível tem sua função específica e indicação de uso, geralmente destacado no manual de instruções do veículo. Por isso, é importante considerar as informações do manual para calcular se a média de consumo está adequada ao tipo do combustível. Assim, a frota evita prejuízos e equívocos problemáticos na hora de abastecer. 

6. Verifique a média de preço praticado pelos postos

Essa é uma das tarefas mais importantes da gestão de frota de qualquer empresa, pois impacta diretamente nos resultados financeiros do negócio. No entanto, não é um tipo de informação fácil de se coletar manualmente, não é verdade? 

Para executar essa tarefa, é preciso pesquisar em vários postos da região uma média confiável de preços, o problema é que isso exige um tempo que a maioria dos gestores não têm! 

Além de contar com soluções tecnológicas que façam esse levantamento de forma automatizada, outra saída para adotar essa prática é fazer parcerias com os postos da região. Depois de uma boa pesquisa, escolha o posto com o melhor custo benefício e faça uma proposta. 

Postos parceiros são um grande aliado para o controle de abastecimento de frota. Com eles, o motorista poderá contar com um bom atendimento, um local para se alimentar e descansar e um combustível de qualidade para abastecer o veículo. Além disso, a empresa poderá negociar melhores preços, prazos e condições de pagamento, reduzindo mais ainda os custos da operação. 

7. Garanta que as manutenções estejam sempre em dia

Os desvios de combustível são, de fato, um grande problema para o setor financeiro da empresa, mas nem sempre são eles os causadores dos maiores prejuízos. A falta de manutenção preventiva e periódica contribui para defeitos e falhas que reduzem o rendimento por litro de combustível. 

Portanto, as empresas que operam sem manutenção preventiva, além de sofrerem com falhas mecânicas, amargam prejuízos financiando manutenções corretivas, que são mais caras e demoradas que o acompanhamento regular dos veículos.

Dito isso, é essencial que os equipamentos e os componentes do veículo sejam verificados e a calibração dos pneus, realizada. Atuar no setor de transporte é estar sujeito a riscos fatais quando não respeitam o limite de carga do veículo e o sobrecarregam.   

Use a tecnologia a seus favor para garantir o melhor controle de abastecimento de frota 

Gerenciar os veículos do seu negócio pode ser uma tarefa desafiadora, especialmente se você acabou de herdar a função e não é um especialista no assunto, não é mesmo? Com a Personal Card, você pode evitar o incômodo de gerenciar várias informações manualmente, obter controle de seus custos e proteger seu negócio. 

Através do nosso software de gestão, o Plus Frota, sua empresa conta com uma solução completa que oferece muito mais controle dos gastos com abastecimento, serviços de manutenção, orientação a motoristas e pedágios. Outro diferencial competitivo é o monitoramento da frota em tempo real, através do App Gestor Plus Frota, que oferece a mobilidade necessária para o controle dos veículos da sua empresa. Além de outra série de vantagens que só o nosso módulo de controle de abastecimento de frota oferece, como: 

• Limites e perfil de regras por veículos;
• Liberação das transações on-line;
• Extrato e saldo do cartão através de aplicativo de celular;
• Rede de postos restrita e delimitada pelo gestor; 
• Identificação dos veículos com consumo excessivo;
• Relatório de preço e médias praticadas na rede credenciada;
• Integração com outros sistemas de controle da empresa;
• E muito mais. 

Antes da implementação do sistema, nossos consultores farão uma auditoria em seu negócio para que possamos realmente entender o papel que os veículos desempenham, a fim de desenvolver a melhor estratégia. 

Isso significa que nossa solução mantém a continuidade dos negócios, mas mostra, desde o início, economias de custo e eficiências que ajudarão a alavancar os resultados financeiros da sua empresa.