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O principal objetivo de um gestor de frota é garantir que o trabalho ocorra conforme o esperado. Por conta disso, se esforçam de todas as maneiras para aumentar a produtividade e reduzir os custos. Contudo, cuidar de todos os veículos corporativos não é tarefa fácil. Existem muitas situações que podem acabar interferindo no bom andamento das atividades, principalmente nos casos em que a gestão parece estar um pouco descontrolada, como: custos acima da média, falta de informações, imprecisão na análise de dados, problemas no gerenciamento de documentações dos carros, desregramento dos abastecimentos e manutenções imprevistas. São muitos os fatores que podem acabar trazendo problemas e a maioria deles poderia ser evitado, caso a empresa adotasse um sistema de gestão de frota.
Porém, como diminuir as despesas é uma constante necessidade, alguns gestores acreditam que investir em um software colabora para onerar os custos do setor. Mas, na verdade, a situação é exatamente o oposto a isso. É possível inclusive reduzir as despesas, apenas por ter um real entendimento sobre a frota.
No artigo de hoje nós trouxemos alguns sinais de que a sua empresa precisa do auxílio da tecnologia para melhorar o controle dos veículos corporativos. Além, é claro, de explicar como as ferramentas disponíveis podem ajudar a melhorar cada um dos problemas enfrentados.
1. Custos acima da média
Se, ao chegar o momento do fechamento, as despesas são mais altas do que o imaginado, é bem provável que exista algo de errado. Esses “sustos” que acontecem ao se deparar com gastos acima da média, aliás, indicam claramente que o principal problema está em como o gerenciamento dessas despesas é feito.
Geralmente, as empresas que utilizam planilhas ou outra forma de controle manual são as que mais sofrem com esse tipo de situação. O que é bem diferente quando a empresa adota em sua rotina um sistema de gestão de frota. Os softwares possuem funcionalidades que possibilitam aos gestores uma visão detalhada sobre todas as despesas que envolvem os veículos. Isso permite um planejamento e análise sobre os motivos que ocasionam o aumento de alguns gastos.
2. Falta de informações sobre a frota
Não ter informações corretas sobre os veículos impedem que os gestores possam avaliar de maneira detalhada o desempenho da frota. Como saber quais estão performando melhor e quais gastam mais do que o previsto, sem acesso aos dados fundamentais? De que maneira identificar os melhores locais para comprar combustível, por exemplo, se não houver informações sobre os postos em que foram realizados os abastecimentos? E como perceber se algum motorista tem dirigido de forma inapropriada, sem ciência sobre o consumo de cada veículo?
Complicado, não é mesmo? Por isso a consulta das informações é tão importante no gerenciamento da frota. Muitas vezes, não é que a empresa não tenha os dados que precisa. Talvez só não estejam centralizados e disponíveis de maneira facilitada.
E, adivinhe só? Um dos pontos fortes do sistema de gerenciamento de frota, é a centralização das informações. Isso mesmo, todos os indicadores importantes ficam armazenados em único local. De forma simplificada e visualmente atrativa, os gestores têm acesso aos dados que precisam para realizar a avaliação sobre as operações do departamento.
3. Relatórios incompletos
A falta de acesso a informações de maneira centralizada reflete em muitos pontos. Um deles, é a falta de dados precisos para a extração de relatórios completos. Quando pensamos em completude, devemos considerar todos os dados possíveis sobre a frota. Consumo médio de cada veículo, custo por quilômetro rodado, comparativo entre as despesas por motoristas, preços praticados nos postos, valores gastos com manutenções ou utensílios veiculares. Tudo deve ser contabilizado para que se tenha uma visão detalhada sobre os custos da frota.
Mas, quando há dificuldade em visualizar esses parâmetros, não é possível emitir relatórios condizentes com a realidade. Com isso, se torna muito mais complexo entender exatamente o funcionamento dos veículos e aplicar as melhorias necessárias para atingir os resultados esperados.
Contudo, ao utilizar um sistema de gestão de frota, os gestores têm acesso a uma relação minuciosa sobre todos os indicadores. Inclusive, nós já produzimos um conteúdo que fala especificamente sobre os tipos de relatórios que nossos clientes têm disponível no Plus Frota, nosso software online.
4. Problemas com documentações de veículos e motoristas
Esse pode ser outro sinal de que a empresa precisa de um sistema de gestão. Sabemos que para ter domínio sobre todos os veículos corporativos e gerir a documentação dos motoristas pode ser uma tarefa morosa. Porém, apesar de ser uma atividade trabalhosa, se torna indispensável para que a empresa não tenha prejuízos. Documentos vencidos geram multas e transtornos para a corporação e representam custos desnecessários que poderiam ser evitados. Ou ainda, o recurso destinado ao pagamento de documentos vencidos, poderia ser direcionado para outras questões mais importantes.
Nos sistemas de gestão de frota completos, como é o caso do Plus Frota, nossa ferramenta, você consegue gerenciar até mesmo os prazos dos vencimentos dos documentos. Tanto referente aos veículos quanto à CNH dos seus motoristas. Assim, dificilmente haverá despesas desnecessárias relativas a essas questões.
5. Falta de ciência sobre os abastecimentos
O gasto com combustível é o grande vilão dos custos totais de uma frota. Cerca de 70% do orçamento do setor é destinado apenas ao pagamento de abastecimentos. Sendo essa uma realidade de grande parte das empresas, é possível imaginar que qualquer falta de controle sobre os valores destinados à compra de combustível pode representar dores de cabeça.
Quando não há um acompanhamento sobre essas despesas, a probabilidade de ter gastos além do previsto é muito maior. Se os profissionais responsáveis não souberem quanto cada veículo consome, qual o desempenho de cada um dos carros e quanto se paga em média por combustível para rodar a frota, não há condições de prever e aplicar estratégias que visem reduzir essas despesas.
Essa falta de controle acontece muito quando trabalham com abastecimentos em dinheiro. Os adiantamentos e os reembolsos, por exemplo, são ótimas alternativas para colaborar com esse cenário.
Por mais que não pareça, fazer esse controle de forma manual se torna muito mais complicado, já que muitas atividades ficam a cargo dos motoristas. Como é o caso de inserir os dados nas planilhas e guardar os comprovantes para conferência posterior.
6. Manutenções corretivas constantes
Sempre que é preciso levar os carros para realizar algum tipo de manutenção preventiva, o gasto é muito maior. Desde que existem muitos serviços desse tipo sendo executados, é um grande sinal de que algo não vai bem. Ou os períodos de revisões estão sendo descumpridos, os veículos em si sofreram uma depreciação acima do que se imaginava e precisam até mesmo ser substituídos ou os motoristas não têm dirigido de forma adequada.
Quando a corporação conta com o suporte de um sistema de gestão de frota, há como programar alertas sobre as manutenções preventivas. É claro que saber ao certo o período de cada uma delas, para os diferentes automóveis empresariais, não é simples. Por conta disso, as soluções tecnológicas disponibilizam a possibilidade de trabalhar com avisos próximos aos vencimentos. Desse modo, dificilmente os gestores perdem os prazos das manutenções e evitam as corretivas, que são mais onerosas que as preventivas.
7. Descontrole total
Todos os pontos citados acima resultam em uma única coisa: descontrole total da frota. Aliás, se parar para pensar, poderíamos ter unificado todos eles nesse último item. E quando a corporação percebe que de alguma forma há descontrole, é um sinal evidente de que seria importante ter um sistema de gestão de frota. Se algo fugir do controle ou infringir as normas estabelecidas pela empresa, manter o desempenho da frota dentro do previsto acaba sendo um desafio. Os transtornos provenientes da falta de controle podem ser financeiros, estar relacionados à produtividade ou até mesmo aos valores da empresa.
Vamos supor, por exemplo, que você, por não ter um entendimento real sobre o funcionamento da frota, não saiba que alguns de seus condutores desrespeitam as normas de trânsito. Além de ser um ato ilegal e irresponsável, que põe em risco a vida das pessoas, pode manchar a imagem da empresa. Por isso, quanto maior o controle, menor a probabilidade de que esses erros aconteçam.
Então, se por acaso você identificou que em seus processos um ou mais desses sinais está presente, talvez seja a hora de avaliar todos os benefícios que um sistema de gestão de frota pode proporcionar.
