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Falar sobre o controle de manutenção de frota é algo muito importante para as empresas que buscam uma gestão eficaz. Por mais superficial que pareça, as revisões dos veículos são indispensáveis por diversos motivos. Elas previnem acidentes, preservam a vida dos motoristas e colaboram para prolongar a vida útil dos veículos e dos pneus.
Porém, não podemos negar que essa seja uma tarefa morosa e complicada, dependendo do tamanho da frota. E por ser uma atividade trabalhosa, muitas empresas acabam postergando as revisões, o que é um erro. Aliás, alguns gestores inclusive acreditam ser uma economia, mesmo que momentânea, não realizar as manutenções necessárias. Principalmente as preventivas.
Quando na verdade, a realidade é oposta a essa, pois essas revisões indicadas pelos fabricantes colaboram para que os veículos mantenham um bom funcionamento. O que não significa continuar performando como novo, e sim, acompanhando o ritmo da depreciação natural que acontece.
Contudo, como dito antes, pode ser bem trabalhoso ter que acompanhar os prazos das manutenções de 80 caminhões, por exemplo. Isso, considerando que a empresa faça o controle de manutenção de frota manualmente.
Por isso, no artigo de hoje falaremos sobre a importância de realizar o controle de manutenção de frota e como fazer isso com mais tranquilidade.
Controle de frota: conheça 5 relatórios que
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Qual a importância do controle de manutenção de frota?
Em qualquer gestão, ter domínio sobre todas as operações do departamento é indispensável. Essa é a única maneira de conseguir ter uma visão realista sobre o negócio, identificar possíveis gargalos e aplicar as melhorias necessárias. Objetivando, é claro, a redução de custos e o aumento da produtividade.
A lógica também é válida quando pensamos no controle de manutenção de frota. Já que, os motivos que tornam essa demanda importante são relevantes. Alguns deles, trouxemos para você:
- Preserva a segurança dos motoristas: não realizar as revisões dentro do prazo, deixa o veículo mais propenso a panes mecânicas que podem ocasionar acidentes. Quando acontecem no intervalo de tempo indicado pelo fabricante do veículo, evita que isso ocorra.
- Prolonga a vida útil dos automóveis: se existe uma rotina de revisões pré-estabelecida para os veículos, é de se imaginar que há algum motivo importante para isso. Elas servem para manter o carro em bom funcionamento e prolongar a vida útil, reduzindo a depreciação.
- Colabora para a conservação dos pneus: os pneus fazem parte das manutenções. Porém, algumas pessoas não dão a devida atenção que eles merecem. De tempos em tempos é preciso substituir os pneus, pois esse ítem reflete diretamente no desempenho dos veículos. Portanto, acompanhar essa necessidade de trocas deve fazer parte do controle de manutenção de frota.
Os três itens citados, quando não recebem os cuidados, acabam inclusive aumentando o consumo de combustível. Justo o grande vilão do orçamento, que são os custos de abastecimento, se torna ainda maior. Juntamente a isso, existe outra situação: as manutenções corretivas costumam ser bem mais caras (e demoradas) que as preventivas. Então, além de ter um aumento de custos, também pode afetar a produtividade, já que o veículo ficará parado por mais tempo para realizar os ajustes necessários.
O que torna esse processo trabalhoso?
Ter que ficar ligando de oficina em oficina para solicitar orçamentos, avaliar os valores cobrados, verificar qual a melhor empresa, escolher o que for mais rentável e autorizar o serviço. Só de pensar nessa rotina já bate um pânico, não é mesmo?
Fazer esse processo quando se tem poucos veículos é uma coisa, mas quando a empresa tem uma quantidade significativa, se torna um pouco desesperador pensar em tudo isso. Se a manutenção for do tipo corretiva, então, é ainda pior. Há pressa em resolver o problema para não afetar o funcionamento do departamento, pois qualquer carro parado pode trazer impactos diretos para a entrega de mercadorias ou prestação de algum serviço.
Contudo, isso só se torna trabalhoso dessa forma quando a empresa ainda insiste em fazer esse procedimento de forma manual. O próprio controle de manutenção de frota se torna mais moroso em sua totalidade, se não conta com o suporte de ferramentas que otimizem essa atividade.
Para ter ideia, como essa questão das manutenções é algo que pode trazer dores de cabeça aos gestores, nós desenvolvemos dentro de nosso sistema online, o Plus Frota, um módulo totalmente voltado para a gestão de manutenção. Essa ferramenta, por sinal, pode ser a chave de sucesso para um controle de manutenção eficaz.
Como funciona esse módulo manutenção do Plus Frota?
Antes de falar sobre o módulo de controle de manutenção de frota, precisamos falar sobre o sistema em si.
Diferentemente de outros softwares de gestão oferecidos no mercado, nosso produto, o Plus Frota, proporciona autonomia para os clientes. Isso ocorre porque é possível contratar os módulos exatamente de acordo com a necessidade do negócio. Não é preciso investir em algum outro que, porventura, não será aproveitado na empresa. Assim, quando houver demanda por outros tipos de módulos, basta agregar ao que já é utilizado.
Agora, voltando a falar especificamente sobre o controle de manutenção de frota, explicaremos como nosso sistema pode contribuir para um gerenciamento mais eficaz.
Dentro do software, as manutenções podem ser divididas entre preventivas e corretivas.
Com isso, o gestor estabelece um plano de manutenção para cada veículo ou para um grupo, conforme achar melhor. Para criar esse planejamento, são inseridos no sistema as placas da frota e os prazos previstos para as manutenções. O parâmetro utilizado pode ser por tempo ou quilometragem, de acordo com a estratégia do negócio e as orientações do fabricante.
Para um controle desses custos, os responsáveis podem indicar os valores médios que pretendem pagar por essas revisões. Caso esse valor seja ultrapassado, é possível aumentar o limite pré-determinado para a realização de novos serviços.
Feito esse procedimento inicial, os gestores podem:
- Fazer cotações e orçamentos em tempo real nas oficinas credenciadas;
- Manter uma comunicação direta com as oficinas para aprovação de compras e serviços;
- Realizar o credenciamento de oficinas e borracharias conforme demanda;
- Consultar o histórico de todas as manutenções realizadas com as devidas garantias;
- Emitir avisos de revisão e substituição de peças;
- Contestar preços por itens de peças e serviços;
- Criar alertas sobre as cotações de manutenções preventivas e corretivas para gestores e oficinas;
- Acessar o histórico de todos os orçamentos realizados junto à rede;
- Realização de planos de manutenção preventiva e preditiva, incluindo acompanhamento periódico.
Com essas funcionalidades, é possível avaliar os relatórios que fornecem dados sobre os veículos em manutenção, os que mais passam por reparos, gastos e ordem de serviços abertas e encerradas, e previsão de custos de acordo com o planejamento feito.
A possibilidade de extrair esses relatórios garante ao gestor um controle de manutenção assertivo e amplia a visão real sobre o que acontece nessas operações.
