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O controle de notas fiscais costuma ser uma dificuldade para a corporação. A burocracia e seu grande volume de dados dão à tarefa o desafio de executá-lo com excelência.
Além disso, segundo a Lei 5.172, do Código Tributário Nacional, Art. 173, é obrigatório o armazenamento e guarda de XML das Notas Fiscais pelo período de no mínimo 5 anos. Em caso do não cumprimento, a empresa pode sofrer penalidades corretivas, chegando a multas de R$ 1.000 para cada NF não apresentada. O que prejudica o controle de multas da corporação.
Por isso, manter as notas fiscais sob controle é de extrema importância para que a corporação esteja cumprindo com a lei e possa ter direito de resposta, caso algum erro seja identificado. Veja neste artigo como a empresa Tozzo Bebidas conseguiu estabelecer uma ótima gestão, controlando as NF com o apoio da Personal Card.
A importância do controle de notas fiscais para a frota
Como dito anteriormente, o armazenamento das notas fiscais recebidas pela corporação é obrigatório por lei e devem ser mantidas no período de no mínimo 5 anos. Quando as notas fiscais são eletrônicas (NFe), o depósito dos dados devem seguir a guarda XML – Extensible Markup Language – nada mais do que um formato de armazenamento eletrônico. A legalidade do formato eletrônico se dá por meio de uma assinatura digital.
Além disso, a NF tem sua importância como documento comprobatório, visto que nela estão todas as informações relacionadas ao abastecimento e manutenção dos veículos da frota. Os dados são riquíssimos e podem servir como insights para planejamentos futuros, as NFs apresentam os nomes de clientes, fornecedores, valores, prazos, natureza da movimentação, entre outros.
Os principais desafios de manter o controle de notas fiscais
As notas fiscais sempre demandaram do gestor de frota muito trabalho, principalmente por causa das perdas que o material físico apresentava, dando ao profissional muita dor de cabeça.
Os novos parâmetros apresentados pela NFe também foram desafiadores para os gestores, a falta de padronização dos layouts das notas fiscais, variando de acordo com a prefeitura, causa falhas na integração de dados e retrabalho, por exemplo.
Para a frota a emissão de notas fiscais é extremamente importante para acompanhamento de gastos e desenvolvimento de projetos para redução de custo. As informações correlatas ao gasto de cada veículo, também ajudam a identificar possíveis falhas mecânicas, como vazamento, por exemplo.
Conheça a Tozzo Bebidas
A empresa TOZZO BEBIDAS, do GRUPO TOZZO, é uma distribuidora chapecoense que atua em diversos segmentos, como bebidas e alimentos nas regiões oeste e meio oeste de Santa Catarina. Corporação de grande porte, conta com frota nacional e internacional. Atualmente existem cerca de 700 colaboradores no seu quadro social.
O gestor precisava de uma forma segura e confiável para disponibilizar a abastecida dos veículos. Além disso, a corporação apresentava dificuldade para fazer a gestão da frota e, consequentemente, o controle de notas fiscais.
Entre os principais problemas enfrentados para se manter a autonomia das notas se destacavam:
- Dificuldades em receber as NF no prazo;
- Dificuldades em fechar os valores;
- Desvios de NF por engano para outros setores;
- Envios de notas fiscais para outros CNPJs da empresa.
Esses problemas prejudicam todo o funcionamento do setor, principalmente na hora de obter os valores de custos de abastecimento, manutenção e outros serviços para prestação de contas.
Como a Tozzo Bebidas obteve o controle de notas fiscais com o Plus Frota
Após algumas visitas foi implantado o cartão Plus Frota, que mudou de uma vez por todas o controle de notas fiscais da Tozzo Bebidas. O que antes demandava tempo e dinheiro, agora ocorre de maneira automática por meio da plataforma. Isso porque, todas as NFe emitidas pelo o uso do cartão do motorista é enviado em tempo real para o sistema de controle do gestor.
Ainda, para cumprir com a satisfação do cliente, a Personal foi mais longe, mesmo diante da sua imensa rede de credenciados, algumas empresas preferem continuar com os postos com quem negociavam, como no caso da Tozzo Bebidas. Diante disso, como garantir total controle de notas fiscais para a gestão dos postos que não são credenciados?
Isso não é problema algum. Para os postos de preferência da corporação que não são credenciados é feito um acordo entre o posto e a empresa, sendo da Personal a tarefa de ligar e cobrar as NFs que o cliente sentir falta. Assim, o processo se mostra misto, parte pela plataforma e parte fisicamente.
Anteriormente a empresa gastava tempo para cobrar as notas fiscais. Agora, através de uma ligação local ou via WhatsApp, tudo se resolve. Facilidade que mostrou resultados positivos para a empresa, que ficam estampados na alegação de Rodrigo Sartorato, Gerente de logística da Tozzo:
Antes eu “planilhava” tudo! Todos os vendedores tinham que fazer suas planilhas, escrever todas as anotações. Eu tinha gastos com impressão, com informações de quanto abasteceu, quanto que deu a média, km final e km inicial, por exemplo. Hoje, tudo isso é otimizado com o cartão Plus Frota. Ele me dá a média dos veículos, de quanto rodaram esse mês e a nota fiscal eletrônica é gerada todo fim de mês. Assim nós juntamos todos os documentos e passamos para o setor financeiro, que também tem sido beneficiado pela solução.”
Tenha controle de notas fiscais com o Plus Frota da Personal
Os resultados de se manter um software de gestão de frota, como o Plus Frota, para dar apoio ao gestor são inegáveis. Quando se trata de controle de notas fiscais, a plataforma oferece NFe, seguindo os parâmetros legais de armazenamento e proporcionando agilidade. O sistema garante a emissão das notas com todas as informações necessárias, como posto, data, horário, valor e outros.
Todas as notificações relacionadas aos abastecimentos e manutenções são enviadas para o gestor em tempo real, além de garantir facilidade na busca de arquivos antigos. E caso seu posto não faça parte da rede credenciada, a Personal se encarrega da cobrança de notas fiscais. Tudo isso, para garantir total controle sobre as NF.
Fique sobre o controle da situação quando o assunto for nota fiscal. Fale com um especialista e facilite a gestão de notas da empresa contratando o Plus Frota.
