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O controle de gastos é essencial para qualquer setor, o que não seria diferente com os custos dos veículos corporativos. Por isso, os gestores vivem em busca da melhor planilha de controle de frota para gerenciar as despesas do departamento.
Sem o devido acompanhamento se torna inviável analisar os dados importantes que permitem aplicar otimizações para o desempenho da atividade. Essenciais para manter a produtividade e alcançar os resultados esperados.
Mas diante de tanta tecnologia existente, será mesmo que não existe maneira mais simples e assertiva de fazer o gerenciamento dos veículos corporativos? Sim, é claro.
No conteúdo de hoje apresentaremos uma alternativa mais prática do que a tradicional planilha de controle de frota. Confira!
Antes de tudo: por que fazer o controle da frota?
O controle de frota é indispensável para empresas que possuem veículos corporativos, pois é a única maneira de identificar o custo real dessa área. Com isso, existe a possibilidade de direcionar os recursos da melhor maneira possível para garantir o bom funcionamento da operação.
Ao ter todas as despesas controladas, os gestores conseguem evitar os gastos desnecessários que impactam diretamente os investimentos do negócio. No entanto, quando não há o devido acompanhamento se torna mais difícil identificar possíveis gargalos que podem onerar o orçamento do setor.
Nesse sentido, os gestores hora ou outra buscam modelos de planilha de controle de frota. Quando existe uma organização real que permite analisar os principais indicadores, se torna possível aplicar as melhorias necessárias. Caso contrário, sequer há o conhecimento sobre o que pode estar comprometendo o desempenho dos veículos corporativos.
No entanto, é indispensável ter em mente que para avaliar os KPI ‘s é preciso ter dados e organização para analisar e estruturar as informações pertinentes. O problema, é que alimentar uma planilha de controle de frota manualmente quando o volume de veículos é alto, se torna uma tarefa complexa. Na correria do dia a dia, o preenchimento nem sempre é completo.
Desse modo, quando é necessário encontrar alguma informação, talvez ela não esteja registrada. E por falar nisso, mesmo que os dados estejam completos, planilhas nem sempre são de fácil consulta. Logo, o tempo que se perde para localizar um dado pode ser significativamente alto.
E qual seria a alternativa mais prática do que a planilha de controle de frota?
Atualmente existem diversos recursos tecnológicos capazes de facilitar esse processo. Para isso, é preciso avaliar quais seriam eficazes para atender à demanda da empresa. No caso, um software de gestão de frota pode ser a solução ideal para lidar com essa rotina. Eles são uma versão mais moderna e atualizada das antigas planilhas utilizadas para o acompanhamento das movimentações dos veículos corporativos.
No caso, aqui na Personal Card nós disponibilizamos o Plus Frota, um sistema online que otimiza o gerenciamento. Para que tenha ideia como o software facilita a rotina dos gestores, confira abaixo algumas funcionalidades:
Por meio do Plus Frota há controle em tempo real dos abastecimentos realizados
Todas as movimentações financeiras ficam armazenadas no sistema. Posteriormente, essas informações são utilizadas para gerar relatórios automáticos de desempenho com alertas para o gestor.
Reduz a incidência de fraudes
Como as transações são registradas por hora, local, odômetro, litros, tipo de combustível e motorista, isso reduz significativamente a probabilidade de fraudes. Também é possível definir restrições e parametrizações por veículos, grupos de veículos e centros de custo. Assim a incidência de que ocorram falhas no processo se torna muito menor.
Acompanhamento dos preços praticados pelos postos credenciados
Com o Plus Frota, existe a possibilidade de acompanhar os preços praticados pelos postos de combustíveis cadastrados. O que contribui para a redução de custos, já que é possível direcionar a frota para os postos com os melhores valores.
Ampla rede de estabelecimentos credenciados
Os clientes Plus Frota aproveitam uma ampla rede credenciada de postos de combustível, borracharias e oficinas mecânicas estrategicamente distribuídas em rodovias e cidades. Essa facilidade evita que os motoristas fiquem sem suporte caso aconteça algum problema durante o trajeto. Isso porque além da gestão de abastecimentos é possível otimizar a gestão da manutenção com um módulo exclusivo para essa finalidade.
Leia também: Controle de manutenção de frota: qual a importância e como fazer de forma eficaz
Monitoramento de todas as informações em um painel interativo
Com o dashboard do nosso sistema é possível monitorar todos os dados em um painel interativo com as informações mais importantes. Os gestores conseguem visualizar de forma ampla os principais indicadores da frota e entender como os veículos estão desempenhando.
Além disso, possibilita criar alertas com relatórios inteligentes e avisos de vencimento de CNH dos motoristas e documentação dos veículos.
Se convenceu de que não precisa de uma planilha de controle de frota?
Nosso intuito não é necessariamente convencer os gestores a eliminar de vez a planilha de controle de frota. Mas se pudermos abrir os olhos para a possibilidade de otimizar esse processo, estaremos cumprido nossa missão com esse conteúdo.
Lidando diariamente com os gestores de frota, sabemos que qualquer meio de facilitar o dia a dia é visto como uma ferramenta estratégica para o setor.
Ao aderir ao sistema, não há necessidade de perder tempo preenchendo manualmente item por item da planilha de controle de frota. Desse modo, o tempo que seria perdido nessa atividade morosa pode ser direcionado para questões importantes, que não podem ser automatizadas. Até mesmo porque todas as informações ficam centralizadas no mesmo local.
Então, ter um gerenciamento de frota eficaz não precisa estar limitado ao uso de uma planilha de controle de frota. Isso pode ser feito de forma muito mais dinâmica e segura. Até mesmo porque o modelo tradicional, além de tomar tempo, fica mais propenso a falhas humanas. E como você sabe, se tratando de custos qualquer vírgula pode fazer enorme diferença.
Portanto, se você não quer mais sofrer com os controles manuais e quer ter a garantia de um gerenciamento completo, converse com nossos consultores e solicite mais informações sobre o Plus Frota.
