Reembolso CLT: entenda regras, cálculo e boas práticas
O reembolso de despesas para funcionários CLT é uma prática comum nas empresas brasileiras. No entanto, como garantir que esse processo ocorra de forma correta e em conformidade com a legislação? Se você também tem dúvidas sobre o que é reembolsável, como calcular e qual o prazo para ressarcir o funcionário, este artigo é para você.
A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) estabelece diretrizes claras sobre o reembolso de despesas. Compreender o que a legislação determina é fundamental para evitar problemas futuros. Além disso, a reforma trabalhista de 2017 trouxe mudanças importantes, reforçando a responsabilidade das empresas em reembolsar os colaboradores de forma integral.
Para calcular corretamente o reembolso para trabalhadores CLT, é essencial contar com um processo eficiente de recolhimento de notas fiscais e recibos. A digitalização desses comprovantes, por exemplo, torna a rotina mais ágil e segura. Além disso, é importante definir uma política clara de reembolsos, especificando quais despesas são reembolsáveis e como os colaboradores devem solicitar o ressarcimento.
Neste artigo, abordamos as principais dúvidas sobre o reembolso para trabalhadores CLT: desde o que a legislação determina até alternativas ao sistema tradicional, como adiantamentos e cartões corporativos. Também explicamos quais despesas são reembolsáveis, quais não são e como tratar a questão da tributação.
O que a CLT diz sobre o reembolso das despesas do trabalhador?
A legislação trabalhista é clara sobre os tipos de reembolso para trabalhadores CLT. Eles estão definidos nos artigos relacionados à jornada de trabalho. Veja os principais:
- Home office: O Art. 75-D estabelece que a empresa deve reembolsar o colaborador pelas despesas com aquisição, manutenção ou fornecimento de equipamentos e infraestrutura necessários para o trabalho remoto. Essa obrigação deve estar estipulada em contrato escrito.
- Viagens corporativas: O § 2º define que ajudas de custo, auxílio-alimentação (vedado o pagamento em dinheiro), diárias de viagem e abonos não são considerados remuneração. Por isso, não geram encargos trabalhistas ou previdenciários.
- Mudança de domicílio: O Art. 469 proíbe a transferência do funcionário para outra localidade sem consentimento. A exceção é quando houver necessidade comprovada de mudança de domicílio. Nesse caso, a empresa precisa cobrir os custos da mudança.
Portanto, essas disposições da CLT deixam claro não apenas os direitos do colaborador, mas também as obrigações da empresa quanto ao reembolso de despesas.
Após a reforma trabalhista de 2017, houve uma alteração importante: os custos com diárias de viagem devem ser reembolsados de forma integral, independentemente do valor da remuneração do colaborador.
Como calcular o reembolso para trabalhadores CLT?
O cálculo do reembolso deve se basear nos valores efetivamente comprovados pelo colaborador. Reembolsar quantias diferentes do apresentado pode gerar autuações para a empresa.
Por isso, é essencial ter um processo de validação de comprovantes, como notas fiscais e recibos. Além disso, os documentos devem ser armazenados até o prazo de prescrição determinado no Art. 225 do Decreto nº 3.048.
Na prática, os reembolsos podem ser incluídos na folha de pagamento, desde que sejam devidamente destacados como despesas reembolsáveis. Isso evita confusão com remunerações e encargos.
Como alternativa ao reembolso tradicional, a empresa pode adotar:
- Adiantamento de despesas: o funcionário recebe o valor antecipadamente e presta contas depois.
- Cartão corporativo: a empresa disponibiliza um cartão pré-pago ou com limite controlado para que o colaborador utilize nas despesas relacionadas ao trabalho.
Essas soluções ajudam a agilizar o processo, além de reduzirem erros e aumentarem a rastreabilidade.
Quais despesas são reembolsáveis?
As despesas reembolsáveis são aquelas que excedem os gastos pessoais e estão diretamente ligadas à execução do trabalho. Para evitar conflitos, é recomendável ter uma política clara de reembolsos, acordada com os colaboradores.
Veja exemplos comuns:
- Viagens corporativas: passagens, hospedagem, transporte, pedágios, estacionamento, entre outros.
- Alimentação: refeições em viagens ou eventos corporativos.
- Transporte: ônibus, metrô, aplicativos de mobilidade, aluguel de bicicleta.
- Comunicação: uso do telefone pessoal para ligações ou dados relacionados ao trabalho.
- Inscrições e taxas profissionais: participação em eventos ou associações relacionadas à função.
- Materiais de escritório: compra de suprimentos necessários para a execução das atividades.
- Outros itens previstos na política da empresa: desde que tenham relação direta com o trabalho.
Além disso, é importante diferenciar o que é reembolsável do que é uso pessoal. Despesas não relacionadas ao trabalho ou sem comprovantes válidos não devem ser ressarcidas.
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- Controlar gastos e saldos em tempo real por centro de custo;
- Evitar reembolsos, adiantamentos em dinheiro ou uso de recursos pessoais;
- Reduzir a burocracia e manter a conformidade com a legislação.
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