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O reembolso de despesas para funcionários CLT é uma prática comum nas empresas brasileiras. Mas como garantir que esse processo seja feito de forma correta e em conformidade com a legislação? Se você também tem dúvidas sobre o que é reembolsável, como calcular e qual o prazo para ressarcir o funcionário, este artigo é para você.
A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) estabelece as diretrizes sobre o reembolso de despesas. Compreender o que a legislação diz a respeito é fundamental para evitar problemas futuros. Além disso, a reforma trabalhista de 2017 trouxe mudanças importantes nesse cenário, reforçando a responsabilidade das empresas em reembolsar os colaboradores de forma integral.
Para calcular o reembolso para trabalhadores CLT, é necessário ter um processo eficiente de recolhimento de notas fiscais e recibos. A digitalização desses comprovantes, por exemplo, torna a rotina mais ágil e segura. É importante também definir uma política clara de reembolsos, especificando quais despesas são reembolsáveis e como os colaboradores devem solicitar o ressarcimento.
Neste artigo, abordaremos as principais dúvidas sobre o reembolso para trabalhadores CLT, desde a legislação até as alternativas ao sistema de reembolso tradicional, como o adiantamento de despesas e o cartão corporativo. Também detalharemos quais despesas são reembolsáveis e não reembolsáveis, além de abordar a questão da tributação.
O que a CLT diz sobre o reembolso das despesas do trabalhador?
A lei trabalhista estabelece claramente os tipos de reembolso para trabalhadores CLT e suas regras. Esses tipos de reembolso estão definidos nos artigos correspondentes à jornada de trabalho. De acordo com a CLT, são eles:
1. Reembolso de despesas relacionadas ao home office: o Art. 75-D determina que as responsabilidades referentes à aquisição, manutenção ou fornecimento de equipamentos tecnológicos e infraestrutura necessários para o trabalho remoto, assim como o reembolso das despesas suportadas pelo empregado, devem ser estipuladas em contrato escrito.
2. Reembolso de despesas em viagens corporativas: o § 2º estabelece que os valores pagos a título de ajuda de custo, auxílio-alimentação (sendo vedado seu pagamento em dinheiro), diárias de viagem, prêmios e abonos não são considerados remuneração do empregado, não se incorporam ao contrato de trabalho e não são base para incidência de encargos trabalhistas e previdenciários.
3. Reembolso de despesas em caso de mudança de domicílio: o Art. 469 proíbe o empregador de transferir o empregado, sem o seu consentimento, para uma localidade diferente daquela estabelecida no contrato, a menos que essa transferência implique necessariamente a mudança de domicílio do empregado.
Essas disposições da CLT deixam claro quais são os tipos de reembolso para trabalhadores CLT previstos, bem como as obrigações e limitações tanto do empregador quanto do empregado. É importante que essas questões sejam tratadas de forma adequada e documentada por meio de contratos escritos ou políticas internas da empresa.
A reforma trabalhista implementada em 2017 trouxe algumas mudanças em relação ao reembolso de despesas de viagem. Antes da reforma, havia uma limitação em relação ao valor das diárias de viagem. No entanto, após a reforma, os custos relacionados às diárias de viagem do funcionário devem ser reembolsados integralmente, independentemente da comparação com a remuneração paga a ele.
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Como é feito o cálculo para o reembolso para trabalhadores CLT?
O cálculo do reembolso para trabalhadores CLT deve ser realizado com base nos valores comprovados pelo funcionário. É proibido reembolsar um valor maior ou menor do que o apresentado no momento da prestação de contas, pois isso pode resultar em autuações para a empresa. Portanto, é fundamental que a empresa estabeleça um processo de recolhimento de notas fiscais, recibos ou outros comprovantes de pagamento para validar as despesas e calcular o valor a ser reembolsado.
Para fazer o reembolso para trabalhadores CLT, a empresa pode optar por incluir os valores correspondentes na folha de pagamento, destacando-os como reembolsos de despesas. É importante arquivar os documentos comprobatórios até que ocorra a prescrição relativa aos créditos decorrentes das operações a que os documentos se refiram, conforme previsto no Art. 225 do Decreto nº 3.048.
Existem também alternativas ao reembolso para trabalhadores CLT, como o adiantamento de despesas, em que o funcionário recebe antecipadamente o valor correspondente às despesas futuras, e o uso de cartões corporativos, nos quais os valores podem ser depositados e removidos conforme necessário para custear as despesas diárias ou mensais dos colaboradores.
Quais despesas são reembolsáveis?
É importante lembrar que as despesas reembolsáveis são aquelas que ultrapassam os gastos diários do funcionário CLT e estão relacionadas ao desempenho de suas atividades profissionais. Por outro lado, as despesas não reembolsáveis são aquelas de natureza pessoal do colaborador ou que não estão alinhadas com as regras e execução do trabalho proposto. A definição das despesas reembolsáveis e não reembolsáveis deve ser estabelecida pela política de reembolso de despesas da empresa, em acordo com os colaboradores.
Veja algumas das despesas que podem estar incluídas no reembolso para trabalhadores CLT:
1. Despesas de viagens corporativas: pode incluir passagens aéreas, hospedagem, transporte terrestre, locação de veículos, taxas de estacionamento e pedágios relacionados a viagens a trabalho.
2. Alimentação em viagens: as despesas com refeições durante viagens a trabalho podem ser reembolsáveis, desde que estejam dentro dos limites estabelecidos pela política da empresa.
3. Despesas de transporte: o reembolso para trabalhadores CLT inclui passagens de transporte público, táxi, Uber, aluguel de bicicletas ou outros meios de transporte utilizados para fins profissionais.
4. Despesas com comunicações: caso o funcionário utilize seu telefone pessoal para atividades relacionadas ao trabalho, como chamadas, mensagens de texto ou uso de dados móveis, essas despesas podem ser reembolsáveis.
5. Taxas e inscrições profissionais: se o colaborador tiver que pagar taxas de associações profissionais ou inscrições em eventos relacionados ao seu trabalho, essas despesas podem ser reembolsáveis.
6. Material de escritório: são passíveis de reembolso para trabalhadores CLT a compra de material de escritório ou suprimentos necessários para realizar as atividades profissionais, desde que sejam comprovadas.
7. Outras despesas autorizadas: além das despesas mencionadas acima, a política de reembolso para trabalhadores CLT da empresa pode incluir outras categorias de gastos que sejam necessários para a execução das atividades profissionais dos funcionários.
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