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Autor: Equipe PlusFrota

controle de notas fiscais

Controle de notas fiscais: como a Tozzo Bebidas superou os desafios da atividade com o Plus Frota

Frota
11 de outubro de 2021 Equipe PlusFrota 6 min read nenhum comentário

O controle de notas fiscais costuma ser uma dificuldade para a corporação. A burocracia e seu grande volume de dados dão à tarefa o desafio de executá-lo com excelência. 

Além disso, segundo a  Lei 5.172, do Código Tributário Nacional, Art. 173, é obrigatório o armazenamento e guarda de XML das Notas Fiscais pelo período de no mínimo 5 anos. Em caso do não cumprimento, a empresa pode sofrer penalidades corretivas, chegando a multas de R$ 1.000 para cada NF não apresentada. O que prejudica o controle de multas da corporação. 

Por isso, manter as notas fiscais sob controle é de extrema importância para que a corporação esteja cumprindo com a lei e possa ter direito de resposta, caso algum erro seja identificado. Veja neste artigo como a empresa Tozzo Bebidas conseguiu estabelecer uma ótima gestão, controlando as NF com o apoio da Personal Card. 

A importância do controle de notas fiscais para a frota 

Como dito anteriormente, o armazenamento das notas fiscais recebidas pela corporação é obrigatório por lei e devem ser mantidas no período de no mínimo 5 anos. Quando as notas fiscais são eletrônicas (NFe), o depósito dos dados devem seguir a guarda XML – Extensible Markup Language – nada mais do que um formato de armazenamento eletrônico. A legalidade do formato eletrônico se dá por meio de uma assinatura digital. 

Além disso, a NF tem sua importância como documento comprobatório, visto que nela estão todas as informações relacionadas ao abastecimento e manutenção dos veículos da frota. Os dados são riquíssimos e podem servir como insights para planejamentos futuros, as NFs apresentam os nomes de clientes, fornecedores, valores, prazos, natureza da movimentação, entre outros. 

Os principais desafios de manter o controle de notas fiscais

controle de notas fiscais

As notas fiscais sempre demandaram do gestor de frota muito trabalho, principalmente por causa das perdas que o material físico apresentava, dando ao profissional muita dor de cabeça. 

Os novos parâmetros apresentados pela NFe também foram desafiadores para os gestores, a falta de padronização dos layouts das notas fiscais, variando de acordo com a prefeitura, causa falhas na integração de dados e retrabalho, por exemplo. 

Para a frota a emissão de notas fiscais é extremamente importante para acompanhamento de gastos e desenvolvimento de projetos para redução de custo. As informações correlatas ao gasto de cada veículo, também ajudam a identificar possíveis falhas mecânicas, como vazamento, por exemplo. 

Conheça a Tozzo Bebidas

A empresa TOZZO BEBIDAS, do GRUPO TOZZO, é uma distribuidora chapecoense que atua em diversos segmentos, como bebidas e alimentos nas regiões oeste e meio oeste de Santa Catarina. Corporação de grande porte, conta com frota nacional e internacional. Atualmente existem cerca de 700 colaboradores no seu quadro social.

O gestor precisava de uma forma segura e confiável para disponibilizar a abastecida dos veículos. Além disso, a corporação apresentava dificuldade para fazer a gestão da frota e, consequentemente, o controle de notas fiscais. 

Entre os principais problemas enfrentados para se manter a autonomia das notas se destacavam:

  • Dificuldades em receber as NF no prazo; 
  • Dificuldades em fechar os valores;
  • Desvios de NF por engano para outros setores; 
  • Envios de notas fiscais para outros CNPJs da empresa.

Esses problemas prejudicam todo o funcionamento do setor, principalmente na hora de obter os valores de custos de abastecimento, manutenção e outros serviços para prestação de contas. 

Como a Tozzo Bebidas obteve o controle de notas fiscais com o Plus Frota

Após algumas visitas foi implantado o cartão Plus Frota, que mudou de uma vez por todas o controle de notas fiscais da Tozzo Bebidas. O que antes demandava tempo e dinheiro, agora ocorre de maneira automática por meio da plataforma. Isso porque, todas as NFe emitidas pelo o uso do cartão do motorista é enviado em tempo real para o sistema de controle do gestor. 

Ainda, para cumprir com a satisfação do cliente, a Personal foi mais longe, mesmo diante da sua imensa rede de credenciados, algumas empresas preferem continuar com os postos com quem negociavam, como no caso da Tozzo Bebidas. Diante disso, como garantir total controle de notas fiscais para a gestão dos postos que não são credenciados? 

Isso não é problema algum. Para os postos de preferência da corporação que não são credenciados é feito um acordo entre o posto e a empresa, sendo da Personal a tarefa de ligar e cobrar as NFs que o cliente sentir falta. Assim, o processo se mostra misto, parte pela plataforma e parte fisicamente. 

Anteriormente a empresa gastava tempo para cobrar as notas fiscais. Agora, através de uma ligação local ou via WhatsApp, tudo se resolve. Facilidade que mostrou resultados positivos para a empresa, que ficam estampados na alegação de Rodrigo Sartorato, Gerente de logística da Tozzo:

Antes eu “planilhava” tudo! Todos os vendedores tinham que fazer suas planilhas, escrever todas as anotações. Eu tinha gastos com impressão, com informações de quanto abasteceu, quanto que deu a média, km final e km inicial, por exemplo. Hoje, tudo isso é otimizado com o cartão Plus Frota. Ele me dá a média dos veículos, de quanto rodaram esse mês e a nota fiscal eletrônica é gerada todo fim de mês. Assim nós juntamos todos os documentos e passamos para o setor financeiro, que também tem sido beneficiado pela solução.”  

Tenha controle de notas fiscais com o Plus Frota da Personal

Os resultados de se manter um software de gestão de frota, como o Plus Frota, para dar apoio ao gestor são inegáveis. Quando se trata de controle de notas fiscais, a plataforma oferece NFe, seguindo os parâmetros legais de armazenamento e proporcionando agilidade. O sistema garante a emissão das notas com todas as informações necessárias, como posto, data, horário, valor e outros. 

Todas as notificações relacionadas aos abastecimentos e manutenções são enviadas para o gestor em tempo real, além de garantir facilidade na busca de arquivos antigos. E caso seu posto não faça parte da rede credenciada, a Personal se encarrega da cobrança de notas fiscais. Tudo isso, para garantir total controle sobre as NF. 

Fique sobre o controle da situação quando o assunto for nota fiscal. Fale com um especialista e facilite a gestão de notas da empresa contratando o Plus Frota. 

https://www.personalcard.com.br/site/plus-frota/
Como melhorar a gestão de frota

Como melhorar a gestão de frota: veja como a Nova Net conseguiu com o Plus Frota

Frota
27 de setembro de 2021 Equipe PlusFrota 6 min read nenhum comentário

A frota sempre foi um setor desafiador para seus gestores. Mesmo assim, muitos profissionais conseguem seguir o caminho estabelecendo longas jornadas de trabalho, muita dedicação e experiência. Mas no atual cenário, dar conta do recado não é o bastante, o gestor precisa fazer mais do que isso, ele tem que saber como melhorar a gestão de frota.

A satisfação do cliente é sempre o principal foco de qualquer empresa, com isso, o serviço prestado deve ser excelente, se não puder superar as expectativas do consumidor, que as cumpram. Desse modo, a gestão de frota faz toda a diferença nessa missão: traçar rotas, liberar veículos em perfeitas condições e um motorista consciente do tempo da entrega.

A falta dessa habilidade na organização atrasa o desenvolvimento da frota, prejudicando o destaque da organização em sua prestação de serviço. Os gestores da Nova Net sabiam bem como era estar estagnado diante dos desafios da frota, tudo corria bem, mas eles queriam mais, levar sua empresa a um outro patamar. Mas não sabiam como começar.

Veja neste artigo, com a palavra do próprio CEO, como a Nova Net conseguiu resultados extremamente promissores através de uma única solução: a plataforma Plus Frota.

A importância de otimizar a gestão de frota

A gestão de frota assume a responsabilidade de entregar um bom funcionamento, produtividade e entrega dos serviços conforme os parâmetros legislativos, industriais e de logística. Mas como explicar a relevância da administração? Ela é a mente por de trás da frota e da sua prestação de serviço. 

Quando bem estabelecida a gestão de frota contribui com benefícios significativos dentro do setor, como:

  • Economia de investimentos em combustíveis;
  • Aumento de produtividade;
  • Controle eficiente de tempo;
  • Melhoria na qualidade do atendimento ao cliente;
  • Aumento da satisfação dos funcionários.

O foco em redução de custos e desperdícios, a inclinação para a vistoria dos veículos e prestação de conta através de notas fiscais são algumas tarefas que fazem da gestão de frota o pivô para o desenvolvimento do setor. 

No caso da Nova Net, a sua frota era menor e seguia bem o ritmo, mas o setor era extremamente importante para a execução de novas instalações de internet, transporte de ferramentas, equipe técnica e equipamentos. A organização ansiava por desenvolvimento e fazer uma boa gestão, já não era o suficiente. 

Evite esses erros ou nunca saberá como melhorar a gestão de frota 

Como a gestão é praticamente a engrenagem principal de todo o funcionamento da frota, a sua aplicação tem que ser nada menos do que excelente, caso contrário, abrir margens para erros resulta em contratempos e, até, grandes complicações para a empresa. 

Aos longos anos de atuação e de várias visitas, percebemos alguns erros comuns em frotas em geral. Muitos  podem ser evitados apenas com um pouco mais de atenção e dedicação. Como melhorar a gestão de frota insistindo neles? Por isso, evite os equívocos a seguir:

  • Ignorar a manutenção preventiva dos veículos;
  • Não fazer o gerenciamento das rotas para evitar trânsito e horários de pico, regiões de risco ou bloqueios;
  • Não ter controle de abastecimento de combustível;
  • Não manter um histórico dos veículos e peças;
  • Trabalhar sem o auxílio de uma tecnologia que ajude na eficiência operacional da sua empresa;
  • Entre outros.

Esses são alguns dos erros mais comuns da área, a Nova Net, apesar de sua ótima administração, ainda pecava em alguns desses ítens. Onde a empresa errava?

  1.  Entre as principais preocupações dos administradores estava o controle de abastecimento, que a empresa já tinha, mas não dominava. 
  2. A empresa não contava com apoio tecnológico para apoiar na gestão, outro erro que dificultava o gerenciamento do departamento. 

Conheça a Nova Net, a empresa que soube como melhorar a gestão de frota

A empresa NOVA NET é uma provedora de internet fibra óptica, sua atuação é extensa, tendo na sua base mais de 8 mil clientes. Além de estar presente na região de Joaçaba, Santa Catarina. Atualmente, a empresa está consolidada no segmento e deve muito aos bons resultados da frota.

Sua equipe de profissionais conta com mais de 30 colaboradores. Fundada em 2010, a empresa tem mais de uma década de prestação de serviço de qualidade. Agora, sua frota conta com 12 veículos ativos ao todo. 

Sabendo das facilidades dos cartões Plus Frota através de um outro cliente da base, a GG NET – corporação do mesmo setor – a Nova Net nos procurou. Acompanhando os resultados da empresa parceira, viu na solução a saída para impulsionar o negócio de acordo com o seu objetivo. 

Como melhorar a gestão de frota

Como o sistema Plus Frota ajudou a melhorar a gestão da Nova Net

Na Nova Net a demanda por uma forma segura e confiável de controlar os abastecimentos dos veículos surgia, devido a dificuldade de fazer a gestão de frota manual. Diante disso, foi apresentado o sistema de gestão de frota da Trio Card, o Plus Frota.

Sem dúvidas a gestão de abastecimento da plataforma foi um excelente diferencial. A oportunidade de acompanhar todas as transações  dos cartões dos condutores, nas palmas das suas mãos e em tempo real garantiu ao gestor mais controle do que nunca. 

Segundo Joelson Dotta, CEO proprietário da Nova Net, tudo mudou com a adesão do Plus Frota e pra melhor. Veja o que ele diz: 

“Com o cartão frota da Personal Card, conseguimos o controle da frota, redução de custos, gerenciamento fácil, ágil, que possibilitou o aumento da lucratividade. Sempre auxiliando na tomada de decisões, o sistema ajuda até nas estratégias para a empresa.  Nossa parceria é tão boa que estamos ampliando o contrato para outros produtos, como o vale-alimentação”. 

Sem dúvidas o sistema contribuiu para um cenário positivo e estimulante para a gestão de frota da corporação. Além dos benefícios do sistema, o atendimento também é um diferencial para o Sr. Dotta:

“O atendimento da Personal Card, através do Wolnei, é excelente! Personalizado, feito sob medida e exclusivo para a empresa, sempre disponível e atencioso. Um ótimo produto, com uma ótima plataforma de gerenciamento. Sem dúvidas trouxe ótimos resultados e beneficios”. 

Assim, a empresa continua com o sistema até hoje, cumprindo com o objetivo de ampliação. Como vimos, a satisfação é tanta, que novos serviços serão contratados, como os benefícios corporativos da Personal Card. 

Melhore a sua gestão de frota com o sistema Plus Frota

São muitas as vantagens de fazer uma gestão de frota otimizada, com um sistema de gerenciamento. Atualmente, empresas que não possuem o serviço são deixadas para trás no mercado competitivo. A sua relevância é tanta que a sua falta é considerada um erro, nesse cenário, oferece o melhor serviço quem faz o melhor trabalho.

Por isso, eleve a qualidade da prestação de serviços e os índices de desenvolvimento da empresa através de uma gestão de frota eficiente. Fale com um especialista e faça o orçamento. 

https://www.personalcard.com.br/site/plus-frota/
gerenciamento de rotas

Gerenciamento de rotas: como aumentar a eficiência da frota

Frota
14 de setembro de 2021 Equipe PlusFrota 4 min read nenhum comentário

Com os inúmeros trajetos percorridos diariamente pelos veículos de uma frota, o gerenciamento de rotas se torna essencial. Essa prática não apenas assegura que as cargas e motoristas cheguem ao destino com segurança e agilidade, mas também contribui para a redução de custos e aumento da eficiência operacional.

Apesar disso, muitos gestores negligenciam essa iniciativa, seja por excesso de confiança nos motoristas ou pela falta de conhecimento e prática no planejamento de trajetos.

Neste artigo, vamos explicar de forma simples como o gerenciamento de rotas pode transformar a gestão da sua frota, evitar acidentes e melhorar a lucratividade. Continue lendo e confira como aplicá-lo de forma eficiente. 

O que é gerenciamento de rotas?

O gerenciamento de rotas, ou roteirização, é um conjunto de práticas voltadas a planejar, acompanhar e otimizar os trajetos percorridos pelos veículos. Por exemplo, ele envolve fatores como:

  • Escolha do melhor trajeto;
  • Análise do trânsito e condições da via;
  • Consideração de pedágios e paradas para abastecimento;
  • Avaliação de restrições de altura ou peso;
  • Mitigação de riscos de segurança.

Essa tarefa, embora complexa, se torna muito mais eficiente com o auxílio de softwares especializados, que substituem o trabalho manual e proporcionam resultados mais precisos

Por que gerenciar as rotas dos veículos da frota?

Planejar as rotas não apenas otimiza os trajetos, mas também permite maior controle sobre o tempo de entrega, consumo de combustível e condições dos veículos. Além disso, ajuda a reduzir desperdícios, custos com horas extras e despesas desnecessárias.

Benefícios do gerenciamento de rotas:

  • Economia de combustível;
  • Redução de custos operacionais;
  • Maior satisfação dos clientes devido à agilidade;
  • Melhor organização logística;
  • Diminuição de acidentes e multas.

Ou seja, o gerenciamento de rotas é uma estratégia que traz ganhos em eficiência e contribui para uma frota mais sustentável e lucrativa.

Veja também: Produtividade da frota: como aumentar a performance dos caminhões da sua empresa?

gerenciamento de rotas

Riscos de um gerenciamento de rotas mal executado

Embora a aplicação do gerenciamento de rotas seja fundamental, erros no planejamento podem gerar impactos negativos. Por exemplo, a ausência de um planejamento adequado pode resultar em:

  • Mau uso dos veículos;
  • Gasto excessivo de combustível;
  • Desperdício de recursos;
  • Aumento do risco de acidentes e multas;
  • Baixa produtividade da equipe.

Portanto, um planejamento estratégico é indispensável para evitar esses problemas e assegurar o bom funcionamento da frota.

Como melhorar o gerenciamento de rotas da frota?

Um gerenciamento de rotas eficiente exige atenção a diversos fatores. Veja algumas medidas que podem aprimorar essa prática na sua frota:

1. Considere todas as paradas

Planeje as paradas necessárias com base no histórico de trajetos. Assim, é possível se preparar para imprevistos, levando em conta mudanças no porte dos caminhões, alterações de motoristas e o destino da entrega.

2. Faça o rastreamento da frota

Rastrear os veículos em tempo real garante mais segurança para a carga e os condutores. Além disso, essa prática permite detectar problemas, como desvios de rota, e agir rapidamente para solucioná-los.

3. Preveja situações adversas

Considere variações climáticas, manutenção nas vias, engarrafamentos e outros fatores que podem impactar o trajeto. Por isso, é importante incluir uma margem de flexibilidade no planejamento para minimizar atrasos.

4. Utilize um sistema de gestão de rotas

Investir em um software de gestão é uma solução eficiente para otimizar rotas. Por exemplo, ferramentas como o Plus Frota ajudam a reduzir custos com combustível, tempo de deslocamento e manutenção, além de diminuir a emissão de carbono. 

Gerencie sua frota com o Plus Frota

Para alcançar um gerenciamento de rotas completo e eficiente, é essencial contar com informações precisas sobre veículos, motoristas e trajetos. Com o sistema Plus Frota, você tem acesso a dados em tempo real, como abastecimento, manutenção e desempenho dos veículos, garantindo decisões mais assertivas.

👉 Peça já seu orçamento e descubra como o Plus Frota pode transformar a gestão da sua frota.

https://www.personalcard.com.br/site/plus-frota/

erros na gestão de frota

Conheça os 5 erros na gestão de frota mais comuns e suas soluções

Frota
30 de agosto de 2021 Equipe PlusFrota 4 min read nenhum comentário

Fazer uma gestão de equipe já não é uma tarefa fácil, quando se adentra do setor de frota a atividade é mais difícil ainda. Erros na gestão de frota são comuns, a atividade de gerenciar vidas, automóveis, mobilidade e manutenção são algumas das várias tarefas demandadas pelo setor. 

Apesar de serem comuns, há erros que podem ser evitados com mais atenção e cuidado e, ainda, podem servir de aprendizado para situações futuras. Apesar disso, muitos desses erros ocorrem em várias equipes por aí e tem sido os motivos das dores de cabeça de muitos gestores. 

Acabe logo com esses erros. Neste conteúdo apresentaremos os mais comuns na  gestão de frota, além de cooperar com dicas de como evitá-los sempre que possível. Confira!

Os 5 erros na gestão de frota mais comuns

Por se tratar de erros que ocorrem com frequência, percebe-se que o problema não está nos desafios que eles apresentam, a causa está mais ligada à falta de profissionalismo, instrução, compromisso e conhecimento da área. 

Com isso, alguns equívocos se repetem, mesmo em frotas diferentes. Você já cometeu algum desses? Confira:

1. Não ter política de gestão de frota

É de grande importância elaborar uma política de frota. Essa será a documentação que irá determinar todas as regulamentações de utilização e funcionamento, cobrindo desde os procedimentos externos aos internos. Este controle define os procedimentos que vão conduzir a maneira certa de usufruir dos veículos, estabelecendo as atividades corriqueiras que devem ser seguidas pela equipe, como a prática de condução defensiva, por exemplo. 

Com isso, as possibilidades de possíveis problemas judiciais diminuem, agora a frota tem um documento que comprova todos os métodos e regularidades atendidos pelo setor. Confira o que não pode faltar no documento para evitar erros na gestão de frota: 

  • A finalidade de cada veículo;
  • Quais colaboradores poderão utilizá-los;
  • As regras gerais de utilização dos veículos;
  • Definir o responsável pelo pagamento de multas de trânsito e sinistros e como será realizada a cobrança;
  • Além de outras normas mais específicas relacionadas a política interna da organização.

Vale incluir todos os setores que são impactados pela frota na validação do documento. Quanto às funções e responsabilidades, aconselhamos que peça apoio ao RH para que seja feita a determinação correta. 

2. Realizar uma gestão passiva

Quando falamos de uma gestão passiva, é aquela que age mediante as situações, espera que o problema aconteça para começar a ação. Essa é a gestão mais comum, principalmente quando pessoas alheias ao setor tomam conta da liderança. Com isso, o pouco conhecimento de uma manutenção preventiva, de uma gestão de peças e pneus, por exemplo, faz com que o responsável só haja mediante os problemas. Com isso, abre mais espaço para mais erros na gestão de frota. 

Fazer uma boa gestão de frota demanda tempo e muito conhecimento de área, se esse ainda não é o seu caso, há no mercado softwares de gestão de frota que dão parâmetros e consultoria especializada, como é o caso do Plus Frota. 

3. Pensar apenas em reduzir custo 

A alta nos preços dos combustíveis tem deixado muito gerente de frota de cabelo em pé. Com isso, a redução de custo acaba se tornando umas das principais prioridades do setor, isso não é errado, uma boa gestão funciona para proporcionar esse benefício mesmo.

Todavia, deve-se ficar atento quando as iniciativas econômicas não estão extrapolando os limites da qualidade, reduzir demais em processos básicos, como em manutenções, pode gerar problemas mais graves futuramente.

Utilize as práticas eficientes que seguem um padrão de acordo com as políticas de frotas estabelecidas, sempre a favor da redução de custos e economia de recursos com responsabilidade. 

4. Ignorar inovações tecnologias de gestão de frota

Atualmente as inovações tecnológicas têm ganhado espaço em todos os setores industriais, inclusive o de frota. Essas novidades surgem com o objetivo de evitar a incidência de erros humanos, agilizar e otimizar os processos relacionados à gestão. 

A longo prazo, a adoção desses sistemas, além de diminuir os erros na gestão de frota, coopera para a redução de custo com procedimentos que antes custavam mais devido, exatamente, a esses equívocos. Por isso é um erro deixar de considerar um apoio como esse na administração, inovações que fazem ganhar tempo e dinheiro.

erros na gestão de frota

5. Não contratar o sistema integrado de gestão de frota Plus Frota

Como vimos, ignorar inovações tecnológicas é um erro, que inclusive, deixa de destacar a empresa competitivamente, quando comparado com concorrentes com soluções mais modernas e ágeis. 

Um sistema de gestão de frota como o Plus Frota coopera para a diminuição de incidências desses equívocos que costumam ocorrer no setor. 

Ele é uma solução integrada que moderniza a administração da frota e traz informações, em tempo real, de abastecimento e manutenção dos automóveis. Pare de cometer erros na gestão de frota, garanta mais assertividade, agilidade e eficácia através do Plus Frota. Fale com um especialista e confira.   

https://www.personalcard.com.br/site/plus-frota/
controle de manutenção de frota

Principais erros cometidos no controle de manutenção de frota

Frota
16 de agosto de 2021 Equipe PlusFrota 6 min read nenhum comentário

São muitas as demandas de uma frota. Quando as empresas dependem do uso dos veículos corporativos para prestar o serviço, os cuidados e observações do controle de manutenção de frota devem ser constantes. 

Esse procedimento é indicado para gestores de frotas que buscam mais autonomia e domínio sobre os resultados da equipe. Essa tática possibilita identificar as falhas nos veículos, os erros de manutenção, o tempo de reparo e diminui a incidência de acidentes e multas por motivos técnicos. 

A tarefa de estabelecer esse controle de frota não é nada fácil. São muitas as atividades que precisam ser feitas, as informações coletadas e os dados para um gestor dar conta. Mesmo com todas as atividades definidas e bem executadas, administrar tantas informações relacionadas aos veículos da frota tem ocasionado erros no procedimento. 

No conteúdo a seguir mostraremos quais os principais erros cometidos ao executar o controle de frota e como evitar que esses erros ocorram em uma corporação. Confira. 

O que é controle de manutenção de frota ?

O controle de manutenção de frota é a gestão das manutenções executadas nos automóveis da frota. Com isso, é de conhecimento do responsável as frequências dos reparos, controle dos tipos de manutenções e administração dos gastos com combustíveis, por exemplo.

O procedimento assegura que os veículos da frota estejam em dia garantindo tranquilidade, redução de custos, melhor desempenho e bons resultados. Manter a manutenção de automóveis com periodicidade evita o risco de multas e acidentes relacionados a problemas técnicos, como problemas de freios e pneus desgastados, por exemplo.

Por isso é importante que os reparos técnicos e vistorias ocorram com frequência, acompanhando a situação do automóvel e fazendo todas as manutenções necessárias. Os principais impactos do controle de manutenção de frota são:

  • Redução de falhas;
  • Maior conservação de frota;
  • Economia de combustível;
  • Melhor desempenho;
  • Ganho de lucros. 

Os principais tipos de manutenção

Para que o controle seja completo e eficaz, todas as práticas de manutenção devem ser exercidas e adicionadas às anotações gerais da frota. Os principais tipo de manutenções são:

Manutenção preventiva: segue o calendário determinado pelo manual do veículo. Nesse módulo pode haver troca de peças, alguns ajustes, inspeções e outras avaliações. Além de evitar falhas, esse tipo de manutenção garante mais duração dos componentes do automóvel, inclusive a bateria. 

  • Manutenção preditiva: nesse caso o estudo de duração de peça e do veículo é feito de forma generalizada, a fim de encontrar o índice de vida útil da máquina. Desse modo, é possível estipular por quanto tempo ele ainda pode ser utilizado.
  • Manutenção corretiva: essa é a mais popular. Esse tipo de manutenção só ocorre mediante falhas apresentadas pelo automóvel. Aqui pode ser feito troca de peças, reparos em geral e troca de lataria. São comuns após acidentes de trânsito. É responsável por corrigir os problemas apresentados na frota e corrigi-los imediatamente. 
  • Manutenção detectiva: atua garantindo a segurança e o bom funcionamento do veículo a longo prazo. Esse procedimento serve para identificar falhas ocultas que poderão apresentar falhas futuras. 

Quais os principais erros cometidos no controle de frota?

Estabelecer um controle de frota eficaz é uma tarefa difícil que exige muito profissionalismo e conhecimentos gerais de mecânica. São muitas as atividades que precisam ser feitas, as informações coletadas e os dados para o gestor dar conta.

Mesmo com as atividades sendo postas em prática, alguns equívocos podem ocorrer no procedimento. Entre eles os mais comuns são:

Não elaborar o plano de manutenção de frota

Fazer as manutenções corretamente é uma atividade que exige planejamento. O gestor tem que estipular o tempo correto para cada tipo de vistoria e ou reparo, para isso serve o plano de manutenção de frota. 

Quando se trata de amparo de veículos, sempre sai mais barato prevenir do que reparar. Para fazer o plano de manutenção preventiva, são recolhidas informações relacionadas ao tempo de uso, quilometragem e combustível gasto, por exemplo. 

Quando o gestor de frota não faz o planejamento correto, o controle de frota fica solto, intuitivo, diminuindo o seu valor técnico. 

Não conhecer todos os veículos da frota

Cada caminhão, ônibus e carro da frota deve ser conhecido pela gestão, saber valores relacionados a quilometragem, consumo de combustível e últimos reparos devem ser do conhecimento dos administradores. 

Supervisione cada automóvel da frota e recolha dados como:

  • Marca, modelo e ano;
  • Quilometragem;
  • Últimos reparos.

Ter esses dados sob controle auxilia a tomar as medidas preventivas corretas de acordo com a situação do automóvel. 

Não acompanhar indicadores de desempenho do controle de manutenção de frotas

Os indicadores de controle de frota (KPI) são diretrizes importantes para que a gestão seja feita da melhor forma possível. Aqui são avaliados parâmetros relacionados ao veículo, por isso fazer o acompanhamento correto ajudará a elaborar planos de manutenção mais eficientes, tomar as melhores decisões e garantir melhoria no rendimento da equipe. 

É indicado sempre estar por dentro de valores relacionados à:

  • Custos de manutenção;
  • Tempo médio dos reparos;
  • Tempo de entrega de peças;
  • Intervalo entre reparos;
  • Ociosidade.

Falta de treinamento de colaboradores

O treinamento para motoristas aumenta o desempenho do time e agrega valor para toda a equipe. Os cursos são mais do que capacitações, são boas estratégias para o negócio. Todos os aprendizados adquiridos passam a ser praticados no dia a dia dos colaboradores. 

Com isso a equipe apresenta desenvolvimentos como:

  • Mais segurança;
  • Menos multas;
  • Mais práticas sustentáveis;
  • Retenção de talentos;
  • Mais profissionalismo.

Não utilizar apoio tecnológico

Fazer todas essas etapas, muitas vezes, apenas com a ajuda de um auxiliar são grandes desafios para a gestão da frota. Atualmente existem no mercado sistemas que recolhem, registram e organizam todas as informações necessárias para fazer o controle de manutenção de frota eficaz. 

Contar com um sistema integrado de gestão de frota facilita a modernização do setor. Um sistema integrado como o Plus Frota, por exemplo, apresenta sistema próprio com soluções flexíveis, em que o gestor tem controle absoluto dos abastecimentos e manutenções executadas.

Sem esses sistemas todo o controle de manutenção de frota é feito manualmente, exigindo mais tempo e trabalho do setor administrativo. 

Faça o controle de manutenção de frota com o sistema Plus Frota

A extrema quantidade de dados e informações relacionados ao controle de manutenção da rota, levam o gestor a recorrer a sistemas de gestão de frota para fazer o acompanhamento correto desses parâmetros. 

Com o auxílio da solução integrada Plus Frota, o gestor tem domínio sobre todas as informações relacionadas ao abastecimento e manutenção dos veículos e monitoramento do desempenho da frota com os serviços de manutenção programados. Essas e muitas outras soluções você só encontra aqui, peça o orçamento e confira. 

https://www.personalcard.com.br/site/plus-frota/
vida útil de pneus

Como prolongar a vida útil de pneus da frota?

Frota
2 de agosto de 2021 Equipe PlusFrota 6 min read nenhum comentário

A manutenção de rodas de veículos é um dos cuidados mais essenciais a serem adotados pelo gestor de frota. Circular com essas peças desgastadas, além de ser uma grave infração, pode causar problemas técnicos e causar sérios acidentes. Por isso, estar atento à vida útil de pneus dos automóveis da equipe é uma precaução necessária. 

A vida útil do pneu, segundo apenas a garantia de fábrica do material, é de 5 anos. Porém, fatores externos como frenagem brusca, alta velocidade constante e  procedência do pneu, afetam a longevidade do item. 

Explore o máximo da peça sem pôr em risco a vida de um motorista, saiba como prolongar a vida útil de pneus da frota a seguir.  

Qual é a vida útil de pneus em geral?

A vida útil de pneus varia de acordo com a sua utilização. Há algumas situações ou manobras que afetam diretamente a durabilidade do pneu, como:

  • frenagem brusca;
  • alta velocidade constante;
  • pneus de baixa qualidade;
  • falta de manutenção adequada;
  • exposição a estrada de terra.

Dentre esses, a falta de manutenção é o fator de mais responsabilidade do gestor, que  deve dar  atenção  à vida útil de pneus, e ao período de vistoria.

Veja a vida útil de pneus de diferentes tipos de automóveis: 

Moto

A vida útil de pneus de moto é aproximadamente 15 mil quilômetros rodados em pistas asfaltadas. Há pneus no mercado em que a durabilidade pode chegar  a 25 mil. Em estradas mais precárias, esburacadas ou sem asfalto, a vida útil geralmente é de 10 mil quilômetros rodados. 

Carro pequeno

Em média, a durabilidade de pneus de carros de passeio é de 40 a 60 mil quilômetros rodados. Rodas de carros de performance devem ser trocadas a cada 5 anos, enquanto para carros populares o indicado é 10 anos. 

Caminhão

Como os caminhões são maiores e mais robustos, a durabilidade de seus pneus é mais longa, cerca de 60 mil quilômetros  rodados, podendo chegar a 80 mil quilômetros , se considerados fatores externos como carga, tipo de pista e trajeto. 

Os principais riscos de circular com pneus desgastados

 Insistir na utilização de pneus cuja a vida útil está vencida ou desgastada, pode trazer uma série de problemas para a equipe. Sendo o desgaste desse item  a causa de pelo menos 20% dos acidentes no país, segundo estimativa da Polícia Federal Rodoviária.

Esse é um dos motivos pelo qual dirigir com pneus carecas resulta em infração grave, pois  põe a vida de terceiros em risco, resultando em multa de R$ 193,23 e 5 pontos na carteira. Além da possibilidade da retenção do veículo até a regularização do problema, conforme previsto pelo Art. 230 do Código de Trânsito Brasileiro.

Além disso, com a vida útil de pneus comprometida, a frota ainda pode sofrer com: 

  • aumentar o risco de aquaplanagem;
  • gerar falta de estabilidade;
  • comprometimento do tempo de resposta do freio;
  • eleva riscos de atolamento;
  • interfere no alinhamento do automóvel.

Para evitar que esses incidentes ocorram, o gestor de frota tem que estar atento à manutenção dos veículos e fazer a troca de peça por uma nova quando necessário. Sendo assim, nada de negociações com pneus de segunda mão. 

O estepe também deve ser trocado? 

Sim, mesmo quando você não o utilizou no prazo de 5 anos, a manutenção e rodízio do estepe deve ser feito após a data de validade. Acontece que a borracha passa por uma alteração após o tempo estabelecido, ficando inútil para o uso. 

Então, como prolongar a vida útil dos pneus?

vida útil de pneus

A manutenção preventiva é importante para manter o melhor desempenho possível e garantir a segurança do automóvel. Manter esse cuidado com peças de carros é imprescindível e todo cuidado é pouco quando o assunto é vida útil de pneus.

Os cuidados com esse item  evitam  acidentes devido a derrapagem, demora de resposta ao freio e mais. Para assegurar a durabilidade da vida útil de pneus da sua frota atente-se a boas práticas para uma maior longevidade desse item, como:

1- Alinhamento de direção, balanceamento de rodas e rodízio

Esses procedimentos devem ser executados a cada 10 mil quilômetros  percorridos, ou se o veículo apresentou algum impacto muito forte na roda, durante o último trajeto. 

2- Calibragem na medida certa

A calibragem deve ser feita de 20 em 20 dias, ou, antes do automóvel fazer um percurso muito longo. 

3- Oriente os motoristas: prudência na direção!

O condutor também exerce grande influência sobre a vida útil de pneus. Como dissemos anteriormente, manobras como velocidade excessiva, frenagens bruscas e passar por buracos prejudicam a durabilidade da peça. 

 4 – Faça a manutenção adequada

Manter a manutenção regularmente facilita a avaliação e identificação de rodas desgastadas e pneus carecas. Caso a frota não conte com serviço mecânico próprio, busque por um de confiança sempre que perceber que algo está errado. 

O Conselho Nacional de Trânsito (Contran) define as características de um pneu em bom estado. Segundo a Resolução 540/2015, os sulcos da peça devem apresentar profundidade de 1,6 mm ou mais. Uma  maneira muito simples de identificar se o pneu está ok é usando uma moeda de 1 real, se ao colocar a moeda nos sulcos a parte prata estiver a mostra, chegou a hora fazer a troca. 

Seguindo essas práticas você estará contribuindo para melhorias significativas na frota, além de diminuir os riscos atrelados ao uso de pneus desgastados. 

Estar sob a responsabilidade do acompanhamento de pneus de tantos automóveis não é nada fácil. O dia a dia de uma frota é repleto de tarefas e o gestor, às vezes, não consegue acompanhar tudo. Com o sistema Plus Frota, a gestão pode acessar as principais informações referente a manutenção. Inclusive criando alertas de prazos e períodos importantes para as revisões preditivas. 

 Acompanhe melhor a manutenção da sua frota e garanta mais durabilidade dos pneus mantendo as revisões sempre em dia. Peça o orçamento do cartão Plus Frota e confira. 

Controle de abastecimento de frota

Controle de abastecimento de frota: saiba como a Asap Telecom gerencia essa despesa

CombustívelFrota
19 de julho de 2021 Equipe PlusFrota 5 min read nenhum comentário

Você já pensou no quanto o planejamento financeiro é importante para o desenvolvimento da empresa? Muito, não é mesmo? Mas sem organização, apenas o plano em si não resulta em nada. É preciso ter um acompanhamento financeiro efetivo sobre todas as movimentações. Nesse sentido, quando a corporação utiliza veículos corporativos é imprescindível incluir nessa organização das finanças o controle de abastecimento de frota e todos os outros custos relacionados ao uso dos veículos. 

Sabe o porquê de estarmos dizendo isso? No caso dos abastecimentos, por exemplo, a compra de combustível pode representar até 70% de todas as despesas do setor, dependendo do segmento de atuação. Nesse sentido, conseguir gerenciar esses custos garante que as empresas consigam  analisar com cautela a sua situação financeira. Isso possibilita verificar se a perspectiva de investimentos para o crescimento que almejam poderá ser atingida. O que só é possível com planejamento e organização, que, aliás, é indispensável desde o momento da abertura da empresa. 

E por saber disso, um dos nossos clientes, a ASAP Telecom, desde o início da sua operação entendeu que seria importante fazer o controle de abastecimento de frota, mesmo com poucos veículos corporativos. 

A empresa, que presta serviços de comunicação multimídia e está localizada em Santa Catarina, fornece internet pela região. Por conta disso, necessita do uso do veículo para que os colaboradores possam desenvolver o seu trabalho. 

Mesmo que a frota não seja muito extensa e os veículos sejam leves, é de extrema importância que os gestores consigam acompanhar a compra de combustível realizada. A pretensão, assim como de qualquer negócio, é expandir cada vez mais a área de atuação da empresa. Mas, para isso, é preciso equilibrar as finanças para que haja recursos disponíveis para investir nessa ampliação. 

E como a Personal Card colabora com essa organização financeira? 

Nessa breve história que contamos sobre a ASAP, não mencionamos um detalhe: a empresa é uma extensão da Novalogic Tecnologia, da qual nós já falamos aqui no nosso blog. Ou seja, eles já utilizavam nessa outra empresa um dos nossos produtos, o Plus Frota. Um sistema de gestão online que permite controlar os abastecimentos e principais indicadores dos veículos. 

Antes de aderir ao nosso sistema, todos os abastecimentos eram realizados via cartão de crédito. Essa experiência, no entanto, não estava sendo nada agradável. Por não ser de uso limitado a compra de combustível, se tornava complicado gerenciar as despesas do cartão e até mesmo mensurar o desempenho dos veículos. Essa dificuldade em fazer os controles, que eram manuais, impossibilitava identificar os reais custos provenientes dos abastecimentos. 

Em alguns casos, os colaboradores acabavam utilizando o recurso para o pagamento de estacionamentos, lanches, cafés e despesas extras que não estavam necessariamente relacionadas à compra de combustível. O resultado? Gastos além do esperado que, de pouco em pouco, prejudicavam o orçamento previsto.

 No entanto, a partir do momento que começaram a utilizar o Plus Frota, todo o controle passou a ser mais assertivo. Afinal, controlar a fatura de um único cartão de crédito é bem diferente do que de vários com movimentações constantes. Para não cometer o mesmo erro e ter as finanças devidamente organizadas, desde a abertura da ASAP decidiram implementar o uso do nosso sistema de gestão. 

>>> Redução de custos logísticos em 4 passos <<<

Como funciona o sistema de controle de abastecimento de frota? 

controle de abastecimento de frota

O sistema Plus Frota é dividido em módulos, o que permite que os gestores adequem as funcionalidades de acordo com o que faz mais sentido para o tipo de negócio. Sendo eles: 

Gestão de Abastecimento 

Cada veículo possui um cartão vinculado e sempre que for necessário abastecer, o pagamento é feito por meio do cartão Plus Frota. Com isso, há o controle de abastecimento de frota em tempo real e o acompanhamento da performance dos veículos, a partir de parâmetros de inconsistências e de restrição definidos pelo gerente. 

Entre as diversas vantagens, as principais são:

  • Redução de processos e controles manuais;
  • Limites e perfil de regras por veículo;
  • Liberação das transações on-line;
  • Cartão Individual por veículo;
  • Extrato e saldo do cartão através de aplicativo de celular;
  • Autonomia ao gestor para bloqueio de cartões e alteração de limite;
  • Rede de postos restrita e delimitada pelo gestor;
  • Identificação dos veículos com consumo excessivo;
  • Relatório de preço e médias praticadas na rede credenciada;
  • Integração com outros sistemas de controle da empresa.

Gestão de Manutenção

A função permite controle de maneira online de todas as manutenções preventivas e corretivas dos veículos da empresa, com chances de reduzir os gastos. A função de Gestão de Orçamentos também possibilita a realização de cotações diretamente com as oficinas credenciadas.

>>> Software de gestão de frota: conheça as funcionalidades do nosso sistema <<<

Gestão de Notas Fiscais

O módulo de gestão de notas fiscais do Plus Frota é um serviço automatizado de recolhimento e validação das notas fiscais de consumo nos postos de combustível da Rede Credenciada. 

E graças a possibilidade de integração com qualquer outro sistema,  é possível restituir até 100% do ICMS retido. Desse modo, a empresa pode utilizar o benefício fiscal disponível para o seu setor.  

As despesas são processadas automaticamente via sistema, contabilizadas por estabelecimento, cidade e produtos consumidos, resultando em uma gestão simples e facilitada.

Quer fazer como a ASAP e ter total controle de abastecimento de frota, além de poder fazer o gerenciamento de tudo o que envolve os veículos corporativos? Então solicite informações aos nossos consultores agora mesmo. 

planilha de controle de frota

Planilha de controle de frota: conheça uma alternativa mais prática

Frota
5 de julho de 2021 Equipe PlusFrota 6 min read nenhum comentário

O controle de gastos é essencial para qualquer setor, o que não seria diferente com os custos dos veículos corporativos. Por isso, os gestores vivem em busca da melhor planilha de controle de frota para gerenciar as despesas do departamento. 

Sem o devido acompanhamento se torna inviável analisar os dados importantes que permitem aplicar otimizações para o desempenho da atividade. Essenciais para manter a produtividade e alcançar os resultados esperados. 

Mas diante de tanta tecnologia existente, será mesmo que não existe maneira mais simples e assertiva de fazer o gerenciamento dos veículos corporativos? Sim, é claro. 

No conteúdo de hoje apresentaremos uma alternativa mais prática do que a tradicional planilha de controle de frota. Confira! 

Antes de tudo: por que fazer o controle da frota? 

O controle de frota é indispensável para empresas que possuem veículos corporativos, pois é a única maneira de identificar o custo real dessa área. Com isso, existe a possibilidade de direcionar os recursos da melhor maneira possível para garantir o bom funcionamento da operação. 

Ao ter todas as despesas controladas, os gestores conseguem  evitar os gastos desnecessários que impactam diretamente os investimentos do negócio. No entanto, quando não há o devido acompanhamento se torna mais difícil identificar possíveis gargalos que podem onerar o orçamento do setor. 

Nesse sentido, os gestores hora ou outra buscam modelos de planilha de controle de frota. Quando existe uma organização real que permite analisar os principais indicadores, se torna possível aplicar as melhorias necessárias. Caso contrário, sequer há o conhecimento sobre o que pode estar comprometendo o desempenho dos veículos corporativos.    

No entanto, é indispensável ter em mente que para avaliar os KPI ‘s é preciso ter dados e organização para analisar e estruturar as informações pertinentes. O problema, é que alimentar uma planilha de controle de frota manualmente quando o volume de veículos é alto, se torna uma tarefa complexa. Na correria do dia a dia, o preenchimento nem sempre é completo. 

Desse modo, quando é necessário encontrar alguma informação, talvez ela não esteja registrada. E por falar nisso, mesmo que os dados estejam completos, planilhas nem sempre são de fácil consulta. Logo, o tempo que se perde para localizar um dado pode ser significativamente alto. 

E qual seria a alternativa mais prática do que a planilha de controle de frota? 

planilha de controle de frota

Atualmente existem diversos recursos tecnológicos capazes de facilitar esse processo. Para isso, é preciso avaliar quais seriam eficazes para atender à demanda da empresa. No caso, um software de gestão de frota pode ser a solução ideal para lidar com essa rotina. Eles são uma versão mais moderna e atualizada das antigas planilhas utilizadas para o acompanhamento das movimentações dos veículos corporativos. 

No caso, aqui na Personal Card nós disponibilizamos o Plus Frota, um sistema online que otimiza o gerenciamento. Para que tenha ideia como o software facilita a rotina dos gestores, confira abaixo algumas funcionalidades: 

Por meio do Plus Frota há controle em tempo real dos abastecimentos realizados 

Todas as movimentações financeiras ficam armazenadas no sistema. Posteriormente, essas informações são utilizadas para gerar relatórios automáticos de desempenho com alertas para o gestor.

Reduz a incidência de fraudes 

Como as transações são registradas por hora, local, odômetro, litros, tipo de combustível e motorista, isso reduz significativamente a probabilidade de fraudes. Também é possível definir restrições e parametrizações por veículos, grupos de veículos e centros de custo. Assim a incidência de que ocorram falhas no processo se torna muito menor. 

Acompanhamento dos preços praticados pelos postos credenciados 

Com o Plus Frota, existe a possibilidade de acompanhar os preços praticados pelos postos de combustíveis cadastrados. O que contribui para a redução de custos, já que é possível  direcionar a frota para os postos com os melhores valores. 

Ampla rede de estabelecimentos credenciados 

Os clientes Plus Frota aproveitam uma ampla rede credenciada de postos de combustível, borracharias e oficinas mecânicas estrategicamente distribuídas em rodovias e cidades. Essa facilidade evita que os motoristas fiquem sem suporte caso aconteça algum problema durante o trajeto. Isso porque além da gestão de abastecimentos é possível otimizar a gestão da manutenção com um módulo exclusivo para essa finalidade. 

Leia também: Controle de manutenção de frota: qual a importância e como fazer de forma eficaz

Monitoramento de todas as informações em um painel interativo 

Com o dashboard do nosso sistema é possível monitorar todos os dados em um painel interativo com as informações mais importantes. Os gestores conseguem visualizar de forma ampla os principais indicadores da frota e entender como os veículos estão desempenhando. 

Além disso, possibilita criar alertas com relatórios inteligentes e avisos de vencimento de CNH dos motoristas e documentação dos veículos.

Se convenceu de que não precisa de uma planilha de controle de frota? 

Nosso intuito não é necessariamente convencer os gestores a eliminar de vez a planilha de controle de frota. Mas se pudermos abrir os olhos para a possibilidade de otimizar esse processo, estaremos cumprido nossa missão com esse conteúdo. 

Lidando diariamente com os gestores de frota, sabemos que qualquer meio de facilitar o dia a dia é visto como uma ferramenta estratégica para o setor. 

Ao aderir ao sistema, não há necessidade de perder tempo preenchendo manualmente item por item da planilha de controle de frota. Desse modo, o tempo que seria perdido nessa atividade morosa pode ser direcionado para questões importantes, que não podem ser automatizadas. Até mesmo porque todas as informações ficam centralizadas no mesmo local. 

Então, ter um gerenciamento de frota eficaz não precisa estar limitado ao uso de uma planilha  de controle de frota. Isso pode ser feito de forma muito mais dinâmica e segura. Até mesmo porque o modelo tradicional, além de tomar tempo, fica mais propenso a falhas humanas. E como você sabe, se tratando de custos qualquer vírgula pode fazer enorme diferença. 

Portanto, se você  não quer mais sofrer com os controles manuais e quer ter a garantia de um gerenciamento completo, converse com nossos consultores e solicite mais informações sobre o Plus Frota. 

controle de frota

Controle de frota: saiba porque a Novalogic resolveu investir em um software de gestão de abastecimento

CombustívelFrota
21 de junho de 2021 Equipe PlusFrota 6 min read nenhum comentário

Hoje queremos que você imagine a seguinte situação relacionada ao controle de frota: os gestores oferecem aos seus funcionários um cartão de crédito corporativo. Esse, por sua vez, pode ser utilizado para cobrir as despesas dos colaboradores quando estão a serviço da empresa. 

Estão inclusos gastos com deslocamento, estacionamentos, café para o cliente e custos em geral, o que também inclui os abastecimentos dos veículos corporativos. Contudo, na hora de fazer o fechamento do mês, não é possível identificar e separar essas despesas. Quando isso acontece, o controle de frota, que é algo primordial, acaba sendo prejudicado. 

Pagando tudo no mesmo cartão, é difícil mensurar os custos que a corporação tem com os abastecimentos. E esse é justamente um dos maiores gargalos orçamentários das empresas que utilizam veículos para realizar serviços ou vender produtos. 

Se não há como acompanhar o quanto se gasta em combustível, é praticamente impossível avaliar o desempenho dos veículos. Consequentemente, é inviável aplicar melhorias que contribuam para reduzir esses custos. Acontece que controlar a compra de combustível de forma manual com pagamentos via cartão de crédito, não é nada funcional. O que você faria para resolver essa questão?

Essa era a realidade da Novalogic Tecnologia e Infraestrutura antes de utilizar nosso sistema de gestão, o Plus Frota. Por isso, no conteúdo de hoje queremos te contar essa história. Assim como eles, muitas empresas enfrentam problemas para manter um controle de frota eficiente. Talvez você mesmo se identifique e possamos ajudar a contornar essa dificuldade. 

controle de frota

Quem é a Novalogic? 

A Novalogic é uma empresa com matriz em Joinville que atua a nível nacional e internacional em projetos tecnológicos para os mais diversos segmentos. Com um time de engenheiros e profissionais altamente qualificados para lidar com  projetos de alta complexidade, entrega qualidade superior de produtos e serviços. Além de integrar soluções desenvolvidas e conectadas às mais altas tecnologias e modernidades.

Conheça um pouco o portfólio de serviços que oferecem: 

  • Construção de Data Centers;
  • Desenvolvimento de sistemas especiais; 
  • Tecnologia Protetiva; 
  • Infraestrutura crítica; 
  • Energia; 
  • Gerenciamento de projetos tecnológicos.

Quais eram as dificuldades enfrentadas?

A principal dificuldade enfrentada pela Novalogic estava relacionada ao controle de frota. Para que se tenha ideia, a gestão dos 23 veículos que a empresa possui era feita de forma manual. Falando especificamente sobre o gerenciamento dos abastecimentos, existia um gargalo muito grande. A compra do combustível era realizada por meio de cartões de créditos corporativos distribuídos aos colaboradores. 

Porém, esse recurso eventualmente também poderia ser utilizado para cobrir outras despesas em razão do deslocamento dos funcionários. Como você deve imaginar, por conta de sua abrangência de atuação, o uso dos veículos é frequente. Assim como a movimentação da equipe de um lugar para outro. 

Como o controle era feito manualmente, no momento do fechamento os custos acabavam se misturando. Era difícil saber o que realmente era custo da compra de combustível e o que eram despesas extras. Afinal, controlar a fatura de um único cartão de crédito é bem diferente do que de vários com movimentações constantes. 

Isso impossibilitava saber até que ponto a frota estava se comportando como deveria e, com isso, identificar pontos de melhoria. Os gestores de frota sabem que os abastecimentos tendem a consumir boa parte do orçamento do setor. Reduzir esses custos é uma busca incansável dos responsáveis pelo gerenciamento dos veículos corporativos. Principalmente em um momento de alta no preço do combustível. 

Nesse sentido, qualquer economia possível já garante maior tranquilidade. Contudo, sem um controle de frota, não haviam dados mensuráveis para que a Novalogic conseguisse reduzir os custos com abastecimento. 

Como o Plus Frota ajudou a Novalogic

Dentre nosso portfólio de produtos, disponibilizamos aos nossos clientes o Plus Frota. Um software robusto e online de controle de frota. Ao identificar a dificuldade enfrentada pela Novalogic, nosso coordenador de produto, Rodrigo Sikorski, sabia que nós tínhamos a solução ideal. Sendo o gerenciamento de frota a maior necessidade deles, apresentou aos responsáveis o nosso sistema, que funciona da seguinte forma: 

Os gestores distribuem o cartão Plus Frota vinculado a um veículo específico para os motoristas. Toda a vez que eles abastecem, devem pagar com o cartão. Seu uso é similar a de um cartão de crédito, mas possui vantagens. Uma delas é ser restrito apenas ao pagamento de combustível em postos credenciados e autorizados pelas empresas. 

Como é vinculado ao sistema que permite fazer a gestão da frota, os motoristas obrigatoriamente precisam fornecer alguns dados. De forma instantânea, essas informações são lançadas no Plus Frota e os gestores conseguem acompanhar todas as transações. 

Dia, hora e local de abastecimento, quantidade de combustível comprado e tipo de combustível.  De acordo com as parametrizações realizadas, é possível ter acesso aos veículos que estão dentro da média de consumo esperada e aqueles que não. Com essa visão realista, há como identificar os motoristas que mais e menos consomem combustível, e verificar as causas dessas diferenças.  

Como pode perceber, era a solução que a Novalogic precisava para controlar os abastecimentos dos 23 veículos da frota com precisão e segurança. 

Conversamos com a Larissa, responsável pela empresa que nos relatou como nosso software ajudou a facilitar a rotina do controle de frota. 

[ESPAÇO PARA DEPOIMENTO SE EU CONSEGUIR CONTATO COM A LARISSA]  

Quer melhorar o seu controle de frota? 

Ao longo dos nossos 20 anos de mercado nos deparamos com muitos gestores preocupados em aperfeiçoar o controle de frota. Foi esse um dos motivos de termos desenvolvido um sistema completo como é o Plus Frota. Por meio de sua utilização existem ganhos positivos relacionados a otimização da gestão de abastecimento. 

O sistema desfruta de múltiplas funcionalidades e módulos que podem ser escolhidos de acordo com a necessidade da corporação. Viabiliza um controle absoluto das operações, por meio de parametrizações e regras pré-definidas sobre a performance e as movimentações dos automóveis. 

Assim como o Plus Frota contribuiu para melhorar a gestão da Novalogic, certamente proporcionará excelentes benefícios para a sua empresa. Clique aqui para saber mais sobre o sistema ou solicite informações aos nossos consultores. Será um prazer otimizar o controle de frota e proporcionar economia à corporação. 

depreciação de caminhão

Depreciação de caminhão: porque incluir esse valor no cálculo do frete

Frota
8 de junho de 2021 Equipe PlusFrota 6 min read nenhum comentário

Calcular a depreciação de caminhão é uma das tarefas que deve fazer parte da rotina dos gestores de frota. Dizemos isso, pois assim como os outros custos esse também é importante para definir o valor do frete ou do transporte. A utilização dos veículos naturalmente causa desgastes, por isso é fundamental incluir esse valor na hora de precificar o serviço. Essa é uma forma de garantir que não haja prejuízos financeiros. Assim, na hora que for preciso trocar a frota a empresa terá margem para isso. 

Contudo, por algum motivo a depreciação de caminhão é algo que fica em segundo plano. Muitos gestores, aliás, acreditam que incluir esse custo na hora de cobrar o serviço irá onerar muito o orçamento. E isso, consequentemente, reduziria a competitividade no mercado.

Portanto, no conteúdo de hoje você ficará ciente do porquê de incluir esse valor no cálculo do frete . E claro, terá acesso a algumas dicas simples de como é possível retardar a desvalorização da sua frota. Confira. 

Antes de tudo: o que é a depreciação de caminhão 

Como você sabe, a partir do momento em que um veículo sai da concessionária automaticamente já começa a se desvalorizar. No entanto, essa desvalorização é ainda maior com com a utilização constante dos veículos. Quanto mais se utiliza, maior o desgaste. No caso da frota, o uso é intenso e em alguns casos o trajeto pode ser de longas quilometragens. O que acaba contribuindo para uma depreciação ainda mais rápida. 

Então não adianta: dia após dia a sua frota está se desvalorizando e é preciso contabilizar esse custo. Afinal de contas, quando chegar a ponto de esse caminhão precisar ser substituído, será necessário desembolsar recursos para o novo investimento. Não que você vá sair trocando a frota apenas por conta da depreciação. Mas em determinado momento o estado de conservação do veículo pode se tornar até mesmo um risco para rodar nas estradas. 

Aliás, essa questão da perda de valor dos bens é tão relevante que a própria Receita Federal  possui uma tabela de depreciação de bens. Para que se tenha ideia, o item 8704 estabelece que veículos automóveis para transporte de mercadoria sofrem uma taxa de desvalorização de 25% ao ano. Além disso, possuem vida útil de cerca de 4 anos. Isso mesmo! Olhando assim fica mais fácil perceber o quanto de dinheiro se perde, não é mesmo? Por isso os gestores de frota devem incluir essa despesa no custo do frete. 

Você pode gostar: 7 sinais que sua empresa precisa de um sistema de gestão de frota

Como calcular essa desvalorização 

Existe um cálculo muito simples que você pode realizar para saber ao certo o custo da depreciação de caminhão na sua empresa. Para tanto basta utilizar a seguinte fórmula: 

Depreciação = ([valor de compra] – [valor de venda]) / [tempo]

Você pode se basear na tabela FIPE para saber quanto o veículo está valendo no momento que for realizar o cálculo. O resultado final, portanto, é uma média do valor de depreciação mensal que o caminhão sofreu no decorrer do período analisado. 

Feito isso, fica mais fácil ter uma noção do quanto a empresa está “perdendo” no bem por mantê-lo em circulação. Com isso, basta dissolver esse valor junto com as outras despesas contabilizadas para chegar ao valor final do transporte.

Existe alguma forma de evitar a depreciação?

depreciação de caminhão

Na verdade é impossível evitar a depreciação de caminhão, pois é algo que acontece naturalmente. Como dito mais acima, a partir do momento que um veículo sai da concessionária já começa a sofrer desvalorização. Apesar disso, existem maneiras de prolongar a vida útil dos automóveis. Confira algumas dicas simples.

  1. Manter as revisões em dia

Toda a vez que um automóvel circula sem as revisões em dia, a durabilidade é afetada. Portanto, criar um plano de manutenção preventiva é fundamental para garantir que os prazos sejam respeitados. Isso evita gastos desnecessários por conta das manutenções corretivas, mas acima de tudo previne desgastes excessivos de componentes importantes. Alguns componentes, aliás, são vitais para a segurança dos motoristas e qualquer tipo de problema pode representar riscos. 

Por algum  motivo as manutenções preditivas são negligenciadas pelos gestores e não entram na lista de prioridades. Entretanto, quando acontecem dentro do prazo estabelecido evitam problemas precoces e pequenas falhas que podem se tornar danos mais graves. 

Por mais que essas manutenções representem despesas, devem ser vistas como um investimento. No momento que for necessário vender o caminhão, se estiver bem cuidado será mais valorizado no mercado. As pessoas estão dispostas a pagar mais por um automóvel bem conservado e que não traga dores de cabeça. 

Leia também: Redução de custos logísticos em 4 passos

  1. Estabelecer uma política de uso dos veículos 

Essa é outra dica fundamental quando pensamos em reduzir a depreciação do caminhão.  Principalmente se mais de um motorista dirigir a frota. O mau uso dos veículos é uma questão que influencia muito no estado de conservação. Criar uma política clara para utilização da frota evita que isso ocorra. Quando existem regras a probabilidade de algum condutor infringi-las é bem menor. 

Esse documento deve ir além de simplesmente estipular que é preciso entregar o carro limpo. Deve prever o tipo de combustível permitido, boas práticas na direção, cuidado com os pneus e outros pontos importantes de acordo com os critérios que façam sentido para a empresa. 

  1. Respeitar o peso de carga 

Muitas vezes o peso máximo permitido para o transporte de cargas é desrespeitado. Essa prática a longo prazo contribui para uma depreciação mais rápida. Pense bem: se existe um limite definido pelo fabricante, existe uma lógica para tal. Não é mesmo?

Toda a vez que o caminhão trafegar com um peso superior ao que deveria está sobrecarregando o caminhão. Ou seja, há uma provável redução na vida útil do veículo em questão.  

Depreciação de caminhão também afeta o consumo de combustível

Os pontos citados acima, que servem para reduzir a depreciação de caminhão, também são importantes para economizar combustível. Isso mesmo! Gestores de frota estão sempre em busca de maneiras de reduzir essa despesa, já que costuma ser uma das mais significativas para o setor. 

Ter os cuidados que trouxemos além de contribuir para uma menor depreciação, também ajudam a reduzir o consumo de combustível. Quando as revisões são feitas dentro do prazo, o peso de carga é respeitado e os motoristas têm orientações sobre a utilização dos veículos, o desempenho que se espera da frota se mantém dentro da média prevista. 

Aliás, reduzir minimamente o gasto com a compra de combustível é uma vantagem. O montante final dessa economia pode ser utilizado até mesmo para a renovação da frota.

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