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Evite fraudes com controle de abastecimento de frota

9 de maio de 2022 Equipe PlusFrota 9 min read nenhum comentário

Se você é gestor, sabe que gerenciar adequadamente os gastos com combustível é uma prática de negócios extremamente importante, correto? No entanto, com muitas frotas percebendo um aumento na fraude de combustível nos últimos anos, fazer o controle de abastecimento de forma eficaz tornou-se uma tarefa assustadora.

Exemplos de fraude de combustível de frota ou de outro uso indevido de fundos de combustível, incluem motoristas que usam a verba destinada para o abastecimento em compras pessoais, ou ainda, a compra de mais combustível do que o tanque do veículo pode conter e muito mais.

Combinada com a utilização indevida dos veículos, essas ações podem impactar significativamente o desempenho da frota e causar verdadeiros rombos orçamentários no caixa do seu negócio.

Para evitar que isso aconteça, é preciso haver uma gestão real sobre a compra de combustível para os veículos corporativos. Assim, o gestor conseguirá fazer comparação das despesas por veículos e motoristas e identificar possíveis gargalos, por exemplo.

Por que é importante fazer o controle de abastecimento de frota?

Ainda que essencial, o controle de abastecimento de frota pode representar uma grande dor de cabeça aos gestores, pois, infelizmente, o dia a dia dessa atividade é permeado de muitas fraudes, sem contar a utilização indevida dos veículos, o desperdício e o mau proveito de combustível.

Por mais que não pareça, essas questões representam um prejuízo muito maior do que se imagina, especialmente porque, para as empresas que necessitam transportar produtos ou usam veículos para direcionar seus serviços, os custos com combustíveis são o grande vilão do orçamento.

Segundo pesquisas da Associação de Gestão de Despesas de Veículos, AGEV, as fraudes no setor de transporte podem elevar em até 30% as despesas das frotas, um dos dados mais desafiadores do ramo.

Quanto às fraudes, é importante destacar que elas são denominadas como qualquer prejuízo gerado pela conduta inadequada de algum dos trabalhadores da empresa.

Dito isso, fica nítido o porquê de os gestores precisarem permanecer vigilantes para controlar os custos de combustível e implementar melhores práticas para tornar a frota o mais eficiente e econômica possível, apesar do alto preço dos combustíveis praticado no Brasil.

Portanto, é fundamental que o gestor saiba precisamente quantos quilômetros cada automóvel consegue rodar com um litro de combustível. Afinal, só um controle de abastecimento eficaz garante a melhor utilização dos recursos, aumenta a produtividade e possibilita reduzir os custos do setor em grande medida.

Dicas para um controle de abastecimento eficiente

Quando o assunto é frota corporativa, diversos fatores podem estar relacionados ao alto gasto com o abastecimento: má conduta dos condutores, rotas inadequadas e ausência de um gerenciamento no controle do abastecimento. A boa notícia é que, com algumas dicas, é possível identificar fraudes e reduzir custos desnecessários.

1- Analise os KPIs da frota

A melhor e mais óbvia maneira de fazer um controle de abastecimento efetivo e detectar a fraude no consumo de combustível cometida por um de seus motoristas é estar sempre atento a atividades suspeitas. Para isso, é preciso ter os meios necessários para identificá-las.

Nesse sentido, você deve investigar esses tipos de incidentes e outras situações de atenção o mais rápido possível, por meio da análise dos KPI’s da frota.

Para acompanhar o desempenho da frota, os gestores também devem saber exatamente quanto combustível cada veículo utiliza e o custo estimado.

Com base nisso, você também deve ser capaz de calcular quanto combustível um motorista usou (aproximadamente) e quanto ele custará ao caixa do departamento, além de reunir todos os dados necessários para analisar o histórico de abastecimentos do setor.

De posse dessas informações, o gestor poderá fazer uma série de análises, como média do motorista, média real do veículo, quantidade abastecida por mês, valor gasto mensalmente, qual o melhor combustível e, com isso, tomar as melhores decisões para a gestão do setor.

2- Faça dos seus motoristas seus aliados

Ainda que o comportamento dos motoristas influencie diretamente sobre o consumo do combustível e desgaste da frota, se você quer fazer um controle de abastecimento efetivo e implementar um plano de prevenção a fraudes bem-sucedido, só tem um caminho a seguir: trabalhar com os condutores e não contra eles.

Isso significa que, a pior coisa que você pode fazer pela sua frota é começar a culpar e acusar seus motoristas de fraude, especialmente se não puder apoiar as acusações em nenhuma evidência.

É inegável que uma má condução dos veículos gera um desgaste maior da frota que, em muitos casos, precisa ficar parada, causando prejuízos para a empresa.

Ainda assim, ao acusar sem provas, você provavelmente não apenas irritará os motoristas que foram leais à sua empresa, como também punirá os condutores que podem ter cometido um erro genuíno, sem intenção de lesar.

Para evitar esse tipo de situação, você pode ajudar os motoristas a entender a gravidade do problema explicando como a fraude prejudica a empresa.

Uma vez que eles saibam o porquê isso é importante, vão querer se tornar aliados e trabalhar com sua empresa para evitar fraudes.

3- Trace as rotas a serem percorridas de forma estratégica

Uma das maneiras mais fundamentais pelas quais as frotas reduzem fraudes e obtêm ganhos em eficiência de combustível é através de rotas aprimoradas.

Em primeiro lugar, essa estratégia de controle de abastecimento economiza tempo, pois, a otimização de rotas permite que a empresa poupe tempo em paradas desnecessárias e ineficientes.

Segundo lugar, economiza dinheiro, pois, quando o veículo faz menos paradas inúteis e utiliza rotas otimizadas, sua empresa economiza em combustível. Em média, as rotas otimizadas podem aumentar o rendimento do combustível em 20% a 40%.

Em terceiro, essa estratégia aumenta a satisfação do cliente, visto que rotas otimizadas garantem a entrega rápida e de qualidade dos produtos. Nesse sentido, a maioria dos clientes deseja acompanhar a entrega e obter visibilidade completa de seus pacotes no caminho. A otimização de rotas de gerenciamento de frota garante o tempo de entrega estimado mais preciso e a notificação para os clientes.

Traçar rotas de forma estratégica, por fim, aumenta a qualidade da mão de obra. Afinal, os motoristas também ficam satisfeitos com as ferramentas de otimização de rotas, pois, não ficam presos em engarrafamentos ou fazem paradas desnecessárias.

Esses quatro fatores ilustram como a gestão eficiente de rotas melhora a eficácia das frotas e maximiza o número de entregas. Ao mesmo tempo, o controle de abastecimento eficaz pode reduzir a quilometragem e os custos de condução.

4- Tenha informações de forma centralizada

Armazenar todas as informações relacionadas ao consumo de combustível e desgaste dos veículos em um só lugar é a melhor maneira para executar um relatório rápido de detecção de atividades incomuns na frota.

Nesse sentido, a menos que um veículo tenha uma carga de trabalho irreal, a maioria dos carros da empresa visitará o posto de gasolina uma vez por semana. Assim, intervalos de compra menores que esse podem ser indicativos de atividade fraudulenta e devem ser observados.

Embora este comportamento possa causar sinais de alerta, pode haver uma razão genuína para preenchimentos mais frequentes, por isso é importante ter isso em mente também na hora de fazer o controle de abastecimento.

A cobrança dupla pode ocorrer como um erro administrativo, mas se você centralizar informações e acompanhar de perto a frequência de abastecimento de suas frotas, logo identificará quaisquer anomalias.

Portanto, ter informações de forma centralizada, além de ajudar a identificar fraudes, também permite que você tome decisões operacionais mais inteligentes, com base em dados concretos, para reduzir custos e melhorar o comportamento dos motoristas.

5- Invista em tecnologia para contribuir com um controle de abastecimento efetivo

Muitos recursos podem ajudá-lo a navegar por rotas aprimoradas e melhorar o desempenho da sua frota. Aqui estão alguns dos mais importantes que você precisa considerar, caso decida investir em tecnologia para contribuir com um controle de abastecimento efetivo:

Monitoramento em tempo real: possibilita rastrear veículos e entregas em tempo real;
Mapeamento: permite visualizar todo o processo de entrega;
Relatórios e alerta: cada mudança na rota deve estar no seu painel;
Aplicativo móvel: você precisa ser capaz de gerenciar a estrada de qualquer dispositivo e a qualquer momento;
Análise de dados: a ferramenta deve analisar todos os dados dos motoristas, veículos e rotas para um melhor planejamento estratégico;
Métricas de acompanhamento de entrega: você pode melhorar suas operações de entrega, usando diferentes métricas para acompanhar todos os processos. Por exemplo, você pode monitorar KPIs e segmentar os dados por dia, semana, hora ou destino.

Conte com o Plus Frota para ter um controle de frota efetivo!

Já pensou em aumentar o lucro da sua empresa com economia de combustível, gerenciamento de documentos e multas, e manutenção corretiva e preventiva da frota de veículos?

Pois, é exatamente isso que você e sua empresa terá com o Plus Frota!

Nosso software de gestão de frota oferece:

Total controle dos processos do setor: desde o abastecimento até o recolhimento de notas de pedágio;
Definições de regras: parametrização e regras por veículos ou grupo de veículos e centros de custo;
APP do gestor: consulta a todas as transações do departamento, consulta de veículos, ativação ou bloqueio de veículos e gerenciamento de cartões;
APP do motorista: consulta de saldo, rede credenciada com mapa e geolocalização;
Ampla rede credenciada de postos, oficinas e locais de repouso para os motoristas;
Plano de manutenção preventiva: receba alerta quando for a hora de levar sua frota para a oficina.
Prevenção de fraudes.

Caso você queira conhecer mais sobre nosso sistema, clique aqui, preencha as informações solicitadas e aguarde o retorno de um de nossos especialistas.

https://www.personalcard.com.br/site/plus-frota/

Como economizar combustível da frota? Conheça agora 5 dicas para os gestores

Combustível

25 de abril de 2022 Equipe PlusFrota 6 min read nenhum comentário

Com todos os fatores externos que influenciam no preço do combustível, como crise geopolítica, sanitária e econômica mundial, fica cada vez mais difícil administrar o orçamento para as operações de frota, certo? Apesar disso, o processo continua imprescindível para que as atividades possam ser desempenhadas pelos motoristas. Hoje, mais do que nunca, é preciso saber como economizar combustível e é isso que vamos te mostrar neste artigo!

Em um primeiro momento, pode parecer um exagero, mas a realidade é que, sem o total controle sobre os abastecimentos, você, gestor de frota, pode gastar até 70% do orçamento destinado às operações com o combustível. Nesse sentido, acompanhar todos os indicadores de perto e ter uma visão realista dos números e do consumo de combustível, ajuda a identificar gargalos e promover soluções que minimizem os custos. Quer ver um exemplo prático?

Pense na seguinte situação hipotética: alguma vez você já trocou os motoristas dos veículos e percebeu que um dos carros que tinha um mau desempenho começou a melhorar a performance? Isso quer dizer que, muitas vezes, a maneira como os profissionais conduzem os veículos já influencia no consumo. Essa pode ser a chave para entender como economizar combustível.

Outro fator que contribui para esse problema é quando o veículo tem alguma falha, geralmente de fácil solução, e o gestor não percebe por não acompanhar e não enviar os veículos à manutenção preventiva. Você sabia que pneus carecas e velas sujas, por exemplo, são grandes vilões da economia de combustível?

Para que você nunca mais perca dinheiro com esses detalhes, neste artigo você vai conferir 5 dicas sobre como economizar combustível. Além disso, vale destacar, desde já, que somente com um sistema automatizado e moderno é possível driblar os altos custos do insumo e fazê-lo render, aumentando a produtividade da frota. Invista em capacitação, em plano de manutenção e, claro, em tecnologia. Boa leitura!

Conheça agora 5 dicas sobre como economizar combustível!

1 – Descubra maneiras de ter total controle sobre os abastecimentos

Pode parecer stalker, né? Mas é isso mesmo! Quando você não tem total controle sobre os abastecimentos, você não sabe como economizar combustível. Se você ainda trabalha com reembolso mediante recibo, pode estar vulnerável a fraudes ou extravios durante as viagens.

Nesse caso, as planilhas podem ajudar, mas podem, de igual forma, confundir.

O que importa, no entanto, é que o gestor saiba, em primeiro lugar, exatamente o que está sendo gasto do seu orçamento com o insumo. Se ele apenas pagar, nunca conseguirá identificar possíveis problemas, muito menos suas soluções, não é mesmo?

2 – Eduque os motoristas sobre boas práticas na direção

Velocidade acima da permitida, arranca e para, dirigir com pneus carecas ou freios em péssimas condições, além de serem riscos à vida do motorista, consomem mais combustível. Por isso, se você quer saber como economizar combustível, comece olhando para a capacitação do seu time de profissionais.

Então, invista sempre em atualizações de regras de trânsito e em workshops sobre o funcionamento dos veículos. Depois, você pode metrificar o desempenho de acordo com o veículo e com o motorista e, aqueles que obtiverem os melhores resultados, podem ser premiados como forma de incentivo e exemplo para os demais.

3 – Mantenha as manutenções sempre em dia

Essa é uma tecla que todo gestor de frota precisa bater se quiser mesmo saber como economizar combustível. Como citado acima, os pneus carecas são grandes vilões da produtividade. Sabe onde esse problema pode ser identificado precocemente? Isso mesmo, na borracharia.

Além disso, velas sujas e bobinas com defeito também “bebem” diesel e, quando você vê, seu motorista acabou de abastecer e já precisa ir para o posto novamente. Por outro lado, se o veículo estiver muito gasto, o mecânico irá alertá-lo e você saberá que é hora de comprar um novo.

Por isso, mantenha um cronograma de manutenção e, de preferência, conte com uma plataforma que emita alertas para as revisões periódicas e consiga oferecer descontos em oficinas, por exemplo.

4 – Acompanhe os preços praticados pelos postos

Outro fator de suma importância para quem deseja saber como economizar combustível é ter sempre em vista as tabelas de preços dos locais por onde a frota circula. Sem isso, você não consegue traçar um comparativo entre os preços praticados na realização do trajeto.

Para fazer isso, uma forma é ligar para os postos e comparar os valores, montando uma tabela para análise.

Acontece que isso pode dar um trabalho gigante! Sem contar que pode não ser tão efetivo, porque nem sempre os funcionários da loja atendem o telefone. Fora o tempo que será despendido para a atividade.

Logo, um sistema de gestão, como o da Plus Frota, pode ser a solução ideal, já que conta com postos credenciados, e o gestor fica sabendo na hora qual os valores praticados em diversos estabelecimentos, bem como, o preço pago pelo motorista em tempo real.

5 – Invista em tecnologia

A autonomia dos gestores e o alcance de maior produtividade com economia do combustível estão fortemente atreladas à tecnologia. Com ela, é possível resolver a maioria dos problemas e colocar em prática todas as dicas citadas acima.

Isso porque ela permite que os gestores conheçam a fundo a frota que possuem, passando pelas condições dos veículos, das estradas e mesmo pelo desempenho dos motoristas. É a tecnologia que mostrará, por exemplo, quais trajetos são perigosos, quais veículos precisam de manutenção e quais motoristas necessitam de capacitação para uma direção mais adequada.

Em suma, esses pontos são fundamentais para garantir que o carro tenha a performance esperada e mantenha o seu desempenho dentro da média.

Conheça a Plus Frota e nunca mais se preocupe com gastos excessivos em combustível!

É com muita tecnologia que a Plus Frota, plataforma desenvolvida pela Personal Card, ajuda milhares de gestores de frota pelo Brasil a descobrirem uma versão mais produtiva e eficiente das suas empresas.

Pensada especialmente para solucionar os principais problemas de quem trabalha com frota, como o gasto com abastecimento que, como vimos neste artigo, pode chegar a 70% do orçamento, a Plus Frota oferece uma gestão completamente automatizada. Através do nosso sistema é possível ter total controle sobre as operações, além de:

Ter um comparativo entre os preços praticados nos postos;
Possibilidade de roteirização dos trajetos;
Alertas para manutenção periódica e ampla rede de oficinas credenciadas;
Acesso aos principais indicadores de frota;
E muito mais!

Legal demais, não é? Converse com um de nossos especialistas e saiba todas as vantagens de investir em uma tecnologia de ponta e em soluções inovadoras.

Dicas para melhorar a gestão de abastecimento de frota

Combustível

14 de março de 2022 Equipe PlusFrota 6 min read nenhum comentário

Se você é gestor de frota sabe que um dos grandes vilões do setor é o alto custo proveniente da compra de combustível, certo? Nesse sentido, uma necessidade constante é encontrar mecanismos que ajudem a melhorar a gestão de abastecimento de frota para que seja possível ter um controle mais efetivo, e, assim, manter a saúde financeira da empresa, que também acaba impactando a produtividade do negócio.

Para realizar uma gestão de abastecimento realmente eficiente, que seja capaz de mostrar tudo o que envolve a compra de combustível da frota, é preciso acompanhar alguns indicadores que permitam uma visão clara e detalhada da real situação da frota. Mas, esse acompanhamento dos indicadores se torna difícil quando o controle é feito de forma manual. As planilhas, muito úteis no passado, hoje em dia já não conseguem suprir todas as necessidades de uma empresa que possui um alto número de veículos, por exemplo.

Além disso, quando o controle é feito manualmente em planilhas, quando os abastecimentos são realizados em dinheiro, seja em forma de adiantamentos e reembolsos, existe uma grande preocupação em garantir que os motoristas não percam os cupons fiscais e seja possível realizar a prestação de contas corretamente. Caso contrário, as contas não vão bater.

Outro desafio muito comum enfrentado pelos gestores são as variações constantes nos preços dos combustíveis fazendo com que a previsão de longo prazo para planejamento dos custos operacionais e orçamento da frota seja uma tarefa bastante complicada.

Essa imprevisibilidade juntamente a outras situações que podem contribuir para onerar ainda mais esse gasto como: falta de controle, forma como os motoristas dirigem, rotas mal planejadas, fraudes nos abastecimentos e falta de manutenção tornam o cenário ainda mais preocupante.

Assim, a única saída é adotar uma gestão de abastecimento eficiente para que as movimentações financeiras relacionadas à compra de combustível possam ser contabilizadas com precisão e seja possível, inclusive, identificar gargalos e aplicar as melhorias necessárias, sempre com o objetivo de reduzir os custos com os abastecimentos.

Atualmente existem excelentes alternativas para substituir as planilhas de uma maneira muito mais assertiva. A tecnologia pode contribuir positivamente para que os gestores tenham mais tranquilidade e precisão ao fazer a gestão dos abastecimentos da frota.

Um exemplo claro é o software de gestão Plus Frota. Todos os seus módulos e funcionalidades foram pensados de acordo com as principais necessidades e dificuldades dos gestores ao realizar o controle dos abastecimentos da frota.

Além disso, como você irá conferir ao longo deste artigo, existem algumas atitudes que você pode tomar para manter o controle da sua frota e que diz respeito à organização e à análise das suas operações.

Vamos lá?

Como, afinal, melhorar a gestão de abastecimento de frota?

Quando os gastos com combustível comprometem quase 35% do orçamento necessário para que a frota possa operar, ter uma boa gestão de abastecimento de frota é um imperativo para manter a sua empresa funcionando no azul. Para que isso aconteça, separamos algumas dicas para você. Confira a seguir!

1. Ter uma visão detalhada sobre o comportamento da frota

Como em todas as situações em que desejamos melhorar os processos internos de uma empresa, na frota não é diferente: é preciso ter uma visão detalhada sobre o comportamento da frota. Mas como fazer isso?

Existem algumas abordagens que colaboram com uma boa gestão de abastecimento de frota nesses casos, como ter o cadastro de todos veículos corporativos.

Isso facilita na hora de averiguar a performance de cada veículo, pois ali estão todos os dados, como ano de fabricação, quilometragem, autonomia média padrão oferecida pelo fabricante, entre outros índices que permitem a análise completa da frota.

2. Acompanhar os indicadores de frota de forma detalhada

Para ter uma boa gestão de abastecimento de frota e conseguir identificar os principais problemas e suas possíveis causas e soluções é preciso ficar de olho em todos os indicadores de frota de forma mais detalhada. Quais são os principais indicadores de frota que te ajudam a reduzir o custo com combustível?

Custo por KM rodado
Preços praticados nos postos de combustível
Desempenho (km/L)
Manutenção preventiva e corretiva
Condições dos pneus
Capacitação atualizada dos condutores

Mesmo que alguns indicadores sejam muito específicos, como as condições dos pneus ou a direção ineficiente dos condutores, são justamente esses detalhes que podem estar prejudicando a frota e fazendo com que você tenha que abastecer mais do que o necessário.

3. Evite o uso de planilhas e processos manuais

As planilhas são ótimas, mas não para realizar a gestão de abastecimento de frota, especialmente das maiores. Isso porque elas aumentam as chances de erro e comprometem a eficiência do controle. Nesses casos, o ideal é contar com um sistema de gestão e abastecimento de frota eficiente como o da Plus Frota.

Os sistemas de gestão de abastecimento de frota apresentam a qualidade das planilhas, mas são muito mais seguros e automáticos, aumentando a produtividade e permitindo análises de dados que apenas com planilhas não são possíveis. Dessa maneira, o gestor terá muito mais informação para a tomada de decisão, sendo mais assertivo.

Invista em tecnologia e implemente essas dicas de uma única vez

Já pensou em ter à disposição todas essas dicas com um único sistema de gestão de frota? É isso que a Personal Card, por meio do produto Plus Frota, oferece para você, gestor. Com os nossos benefícios, você consegue ter uma boa gestão de abastecimento de frota e economiza nesse combustível tão essencial, o combustível.

Com o nosso sistema a sua empresa tem:

Controle absoluto das operações através de parametrizações e regras.
Integração com outros sistemas de controle da empresa.
Controle, em tempo real, todas as movimentações realizadas no cartão.
Registro e acompanhamento das operações de abastecimento e manutenção.
Monitoramento do desempenho da frota.
Prevenção a fraudes.
Redução de processos e controles manuais.
Serviços de manutenção programados pela empresa.
Ampla rede credenciada.
Agilidade e praticidade na hora de abastecer, com comparativo entre os postos.
Extrato e saldo do cartão, em tempo real, através de Aplicativo de celular.

Quer conhecer mais benefícios do Plus Frota? Fale agora mesmo com um de nossos especialistas e ponha em prática todas as suas estratégias para uma boa gestão de abastecimento de frota.

Controle de abastecimento de frota: saiba como a Asap Telecom gerencia essa despesa

Combustível Frota

19 de julho de 2021 Equipe PlusFrota 5 min read nenhum comentário

Você já pensou no quanto o planejamento financeiro é importante para o desenvolvimento da empresa? Muito, não é mesmo? Mas sem organização, apenas o plano em si não resulta em nada. É preciso ter um acompanhamento financeiro efetivo sobre todas as movimentações. Nesse sentido, quando a corporação utiliza veículos corporativos é imprescindível incluir nessa organização das finanças o controle de abastecimento de frota e todos os outros custos relacionados ao uso dos veículos.

Sabe o porquê de estarmos dizendo isso? No caso dos abastecimentos, por exemplo, a compra de combustível pode representar até 70% de todas as despesas do setor, dependendo do segmento de atuação. Nesse sentido, conseguir gerenciar esses custos garante que as empresas consigam analisar com cautela a sua situação financeira. Isso possibilita verificar se a perspectiva de investimentos para o crescimento que almejam poderá ser atingida. O que só é possível com planejamento e organização, que, aliás, é indispensável desde o momento da abertura da empresa.

E por saber disso, um dos nossos clientes, a ASAP Telecom, desde o início da sua operação entendeu que seria importante fazer o controle de abastecimento de frota, mesmo com poucos veículos corporativos.

A empresa, que presta serviços de comunicação multimídia e está localizada em Santa Catarina, fornece internet pela região. Por conta disso, necessita do uso do veículo para que os colaboradores possam desenvolver o seu trabalho.

Mesmo que a frota não seja muito extensa e os veículos sejam leves, é de extrema importância que os gestores consigam acompanhar a compra de combustível realizada. A pretensão, assim como de qualquer negócio, é expandir cada vez mais a área de atuação da empresa. Mas, para isso, é preciso equilibrar as finanças para que haja recursos disponíveis para investir nessa ampliação.

E como a Personal Card colabora com essa organização financeira?

Nessa breve história que contamos sobre a ASAP, não mencionamos um detalhe: a empresa é uma extensão da Novalogic Tecnologia, da qual nós já falamos aqui no nosso blog. Ou seja, eles já utilizavam nessa outra empresa um dos nossos produtos, o Plus Frota. Um sistema de gestão online que permite controlar os abastecimentos e principais indicadores dos veículos.

Antes de aderir ao nosso sistema, todos os abastecimentos eram realizados via cartão de crédito. Essa experiência, no entanto, não estava sendo nada agradável. Por não ser de uso limitado a compra de combustível, se tornava complicado gerenciar as despesas do cartão e até mesmo mensurar o desempenho dos veículos. Essa dificuldade em fazer os controles, que eram manuais, impossibilitava identificar os reais custos provenientes dos abastecimentos.

Em alguns casos, os colaboradores acabavam utilizando o recurso para o pagamento de estacionamentos, lanches, cafés e despesas extras que não estavam necessariamente relacionadas à compra de combustível. O resultado? Gastos além do esperado que, de pouco em pouco, prejudicavam o orçamento previsto.

No entanto, a partir do momento que começaram a utilizar o Plus Frota, todo o controle passou a ser mais assertivo. Afinal, controlar a fatura de um único cartão de crédito é bem diferente do que de vários com movimentações constantes. Para não cometer o mesmo erro e ter as finanças devidamente organizadas, desde a abertura da ASAP decidiram implementar o uso do nosso sistema de gestão.

>>> Redução de custos logísticos em 4 passos <<<

Como funciona o sistema de controle de abastecimento de frota?

O sistema Plus Frota é dividido em módulos, o que permite que os gestores adequem as funcionalidades de acordo com o que faz mais sentido para o tipo de negócio. Sendo eles:

Gestão de Abastecimento

Cada veículo possui um cartão vinculado e sempre que for necessário abastecer, o pagamento é feito por meio do cartão Plus Frota. Com isso, há o controle de abastecimento de frota em tempo real e o acompanhamento da performance dos veículos, a partir de parâmetros de inconsistências e de restrição definidos pelo gerente.

Entre as diversas vantagens, as principais são:

Redução de processos e controles manuais;
Limites e perfil de regras por veículo;
Liberação das transações on-line;
Cartão Individual por veículo;
Extrato e saldo do cartão através de aplicativo de celular;
Autonomia ao gestor para bloqueio de cartões e alteração de limite;
Rede de postos restrita e delimitada pelo gestor;
Identificação dos veículos com consumo excessivo;
Relatório de preço e médias praticadas na rede credenciada;
Integração com outros sistemas de controle da empresa.

Gestão de Manutenção

A função permite controle de maneira online de todas as manutenções preventivas e corretivas dos veículos da empresa, com chances de reduzir os gastos. A função de Gestão de Orçamentos também possibilita a realização de cotações diretamente com as oficinas credenciadas.

>>> Software de gestão de frota: conheça as funcionalidades do nosso sistema <<<

Gestão de Notas Fiscais

O módulo de gestão de notas fiscais do Plus Frota é um serviço automatizado de recolhimento e validação das notas fiscais de consumo nos postos de combustível da Rede Credenciada.

E graças a possibilidade de integração com qualquer outro sistema, é possível restituir até 100% do ICMS retido. Desse modo, a empresa pode utilizar o benefício fiscal disponível para o seu setor.

As despesas são processadas automaticamente via sistema, contabilizadas por estabelecimento, cidade e produtos consumidos, resultando em uma gestão simples e facilitada.

Quer fazer como a ASAP e ter total controle de abastecimento de frota, além de poder fazer o gerenciamento de tudo o que envolve os veículos corporativos? Então solicite informações aos nossos consultores agora mesmo.

Controle de frota: saiba porque a Novalogic resolveu investir em um software de gestão de abastecimento

Combustível Frota

21 de junho de 2021 Equipe PlusFrota 6 min read nenhum comentário

Hoje queremos que você imagine a seguinte situação relacionada ao controle de frota: os gestores oferecem aos seus funcionários um cartão de crédito corporativo. Esse, por sua vez, pode ser utilizado para cobrir as despesas dos colaboradores quando estão a serviço da empresa.

Estão inclusos gastos com deslocamento, estacionamentos, café para o cliente e custos em geral, o que também inclui os abastecimentos dos veículos corporativos. Contudo, na hora de fazer o fechamento do mês, não é possível identificar e separar essas despesas. Quando isso acontece, o controle de frota, que é algo primordial, acaba sendo prejudicado.

Pagando tudo no mesmo cartão, é difícil mensurar os custos que a corporação tem com os abastecimentos. E esse é justamente um dos maiores gargalos orçamentários das empresas que utilizam veículos para realizar serviços ou vender produtos.

Se não há como acompanhar o quanto se gasta em combustível, é praticamente impossível avaliar o desempenho dos veículos. Consequentemente, é inviável aplicar melhorias que contribuam para reduzir esses custos. Acontece que controlar a compra de combustível de forma manual com pagamentos via cartão de crédito, não é nada funcional. O que você faria para resolver essa questão?

Essa era a realidade da Novalogic Tecnologia e Infraestrutura antes de utilizar nosso sistema de gestão, o Plus Frota. Por isso, no conteúdo de hoje queremos te contar essa história. Assim como eles, muitas empresas enfrentam problemas para manter um controle de frota eficiente. Talvez você mesmo se identifique e possamos ajudar a contornar essa dificuldade.

Quem é a Novalogic?

A Novalogic é uma empresa com matriz em Joinville que atua a nível nacional e internacional em projetos tecnológicos para os mais diversos segmentos. Com um time de engenheiros e profissionais altamente qualificados para lidar com projetos de alta complexidade, entrega qualidade superior de produtos e serviços. Além de integrar soluções desenvolvidas e conectadas às mais altas tecnologias e modernidades.

Conheça um pouco o portfólio de serviços que oferecem:

Construção de Data Centers;
Desenvolvimento de sistemas especiais;
Tecnologia Protetiva;
Infraestrutura crítica;
Energia;
Gerenciamento de projetos tecnológicos.

Quais eram as dificuldades enfrentadas?

A principal dificuldade enfrentada pela Novalogic estava relacionada ao controle de frota. Para que se tenha ideia, a gestão dos 23 veículos que a empresa possui era feita de forma manual. Falando especificamente sobre o gerenciamento dos abastecimentos, existia um gargalo muito grande. A compra do combustível era realizada por meio de cartões de créditos corporativos distribuídos aos colaboradores.

Porém, esse recurso eventualmente também poderia ser utilizado para cobrir outras despesas em razão do deslocamento dos funcionários. Como você deve imaginar, por conta de sua abrangência de atuação, o uso dos veículos é frequente. Assim como a movimentação da equipe de um lugar para outro.

Como o controle era feito manualmente, no momento do fechamento os custos acabavam se misturando. Era difícil saber o que realmente era custo da compra de combustível e o que eram despesas extras. Afinal, controlar a fatura de um único cartão de crédito é bem diferente do que de vários com movimentações constantes.

Isso impossibilitava saber até que ponto a frota estava se comportando como deveria e, com isso, identificar pontos de melhoria. Os gestores de frota sabem que os abastecimentos tendem a consumir boa parte do orçamento do setor. Reduzir esses custos é uma busca incansável dos responsáveis pelo gerenciamento dos veículos corporativos. Principalmente em um momento de alta no preço do combustível.

Nesse sentido, qualquer economia possível já garante maior tranquilidade. Contudo, sem um controle de frota, não haviam dados mensuráveis para que a Novalogic conseguisse reduzir os custos com abastecimento.

Como o Plus Frota ajudou a Novalogic

Dentre nosso portfólio de produtos, disponibilizamos aos nossos clientes o Plus Frota. Um software robusto e online de controle de frota. Ao identificar a dificuldade enfrentada pela Novalogic, nosso coordenador de produto, Rodrigo Sikorski, sabia que nós tínhamos a solução ideal. Sendo o gerenciamento de frota a maior necessidade deles, apresentou aos responsáveis o nosso sistema, que funciona da seguinte forma:

Os gestores distribuem o cartão Plus Frota vinculado a um veículo específico para os motoristas. Toda a vez que eles abastecem, devem pagar com o cartão. Seu uso é similar a de um cartão de crédito, mas possui vantagens. Uma delas é ser restrito apenas ao pagamento de combustível em postos credenciados e autorizados pelas empresas.

Como é vinculado ao sistema que permite fazer a gestão da frota, os motoristas obrigatoriamente precisam fornecer alguns dados. De forma instantânea, essas informações são lançadas no Plus Frota e os gestores conseguem acompanhar todas as transações.

Dia, hora e local de abastecimento, quantidade de combustível comprado e tipo de combustível. De acordo com as parametrizações realizadas, é possível ter acesso aos veículos que estão dentro da média de consumo esperada e aqueles que não. Com essa visão realista, há como identificar os motoristas que mais e menos consomem combustível, e verificar as causas dessas diferenças.

Como pode perceber, era a solução que a Novalogic precisava para controlar os abastecimentos dos 23 veículos da frota com precisão e segurança.

Conversamos com a Larissa, responsável pela empresa que nos relatou como nosso software ajudou a facilitar a rotina do controle de frota.

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Quer melhorar o seu controle de frota?

Ao longo dos nossos 20 anos de mercado nos deparamos com muitos gestores preocupados em aperfeiçoar o controle de frota. Foi esse um dos motivos de termos desenvolvido um sistema completo como é o Plus Frota. Por meio de sua utilização existem ganhos positivos relacionados a otimização da gestão de abastecimento.

O sistema desfruta de múltiplas funcionalidades e módulos que podem ser escolhidos de acordo com a necessidade da corporação. Viabiliza um controle absoluto das operações, por meio de parametrizações e regras pré-definidas sobre a performance e as movimentações dos automóveis.

Assim como o Plus Frota contribuiu para melhorar a gestão da Novalogic, certamente proporcionará excelentes benefícios para a sua empresa. Clique aqui para saber mais sobre o sistema ou solicite informações aos nossos consultores. Será um prazer otimizar o controle de frota e proporcionar economia à corporação.

Software de gestão de frota: conheça as funcionalidades do nosso sistema

Combustível Frota Gasolina Personal Card

12 de abril de 2021 Equipe PlusFrota 6 min read nenhum comentário

Quantas vezes você já dedicou horas do seu dia para verificar as notas dos abastecimentos dos veículos corporativos? Alguma vez já teve o orçamento extrapolado por falta de um controle de custos mais efetivo? Já teve a operação afetada por conta de um caminhão quebrado, mas que teria sido evitado se o prazo de revisão tivesse sido respeitado? Bom, se você se identificou com essas situações, talvez seja interessante adotar um software de gestão de frota.

Pode até achar que não precisa de alguns recursos, mas quando pensamos em todos os pontos envolvidos para controlar uma frota, a tecnologia pode ser uma excelente aliada. Principalmente para os casos em que há muitos veículos e o controle é feito de forma manual. Pois o fluxo de tarefas a serem executadas se torna quase enlouquecedor.

Afinal, mesmo delegando atividades, o gestor de frota precisa se envolver e acompanhar todos os processos do departamento. E claro, você já deve estar bem ciente de que frotas mal gerenciadas podem gerar prejuízos, colocar a vida dos motoristas em risco e comprometer o bom andamento do negócio como um todo.

Mas nós também sabemos isso! Por esse motivo, desenvolvemos um software de gestão de frota completo, capaz de suprir todas as necessidades relacionadas ao setor. Conheça os módulos e as principais funcionalidades do Plus Frota a seguir:

Gestão de Abastecimento

O custo com abastecimento é um dos grandes vilões orçamentários. Por isso, a maior necessidade dos gestores é reduzir essa despesa. Não poderia ser diferente, pois o gasto de combustível pode comprometer até 70% de todo o recurso do setor. O que contribui para essa realidade, muitas vezes, é a falta de um controle efetivo sobre os custos. Por isso, desenvolvemos um módulo totalmente voltado para a gestão dos abastecimentos da frota.

Em tempo real, os gestores controlam todas as movimentações realizadas pelos veículos da empresa, por meio do nosso sistema. Veículos, motoristas, gasto com combustível, valor pago por litro, frequência de abastecimento. As informações importantes ficam centralizadas e disponíveis sempre que necessário. É possível ter acesso a elas, porque o pagamento do combustível é feito com um cartão, vinculado ao Plus Frota.

As principais funcionalidades do nosso software de gestão de frota são:

Parametrização de acordo com a necessidade da empresa: controle de combustíveis autorizados, intervalo de quilometragem ou tempo entre abastecimentos, preço máximo permitido por combustível, quantidade permitida em determinado período, capacidade do tanque. Os limites podem ser estabelecidos por veículo ou motorista, conforme for mais condizente com a realidade da empresa.

Controle sobre os cartões: como os abastecimentos são realizados com o cartão integrado ao software de gestão de frota, é possível controlar tudo o que acontece. Os gestores têm autonomia para bloquear, desbloquear, aumentar ou reduzir limites. Podem realizar todas as transações referentes aos cartões fornecidos aos motoristas de forma online e até mesmo por meio do nosso APP.

Extração de relatórios completos: Todas as informações financeiras sobre preço e média de valores praticados na rede credenciada; relatórios de despesas e autonomia dos veículos por filial e centro de custo; comparativos de desempenho por modelo. Todos os indicadores importantes ficam dispostos de forma intuitiva para analisar e entender o comportamento dos veículos.

Gestão de Manutenção

Outro grande problema enfrentado pelos gestores de frota é o controle sobre as manutenções. Quando são poucos automóveis, esse processo não é tão complexo. Mas, quando a quantidade é significativa, se torna um desafio gerenciar as manutenções. Em nosso software de gestão de frota é possível controlar todas as manutenções preventivas e corretivas dos carros.

Conseguir prever esses gastos, pode gerar até 15% de economia com as revisões. Pois quando os prazos estipulados pelos fabricantes são respeitados, prolonga a vida útil dos automóveis. E, consequentemente, reduz a necessidade de realizar manutenções corretivas.

Dentre as funcionalidades do módulo manutenção do Plus Frota temos:

Comunicação direta com as oficinas credenciadas: é possível solicitar orçamentos, aprovar compras e serviços, acompanhar o status do serviço. Todo o processo de manutenção junto às oficinas pode ser feito de forma online.

Credenciamento de oficinas e borracharias conforme demanda: caso você precise credenciar uma oficina ou uma borracharia específica, esse processo é facilitado. Isso garante mais segurança, agilidade e autonomia para os gestores.

Criação do plano de manutenção preventiva: realizar as manutenções preventivas pode inclusive colaborar com a redução do consumo de combustível. Quando os veículos precisam de reparos mecânicos ou algum outro tipo de ajuste, como a própria substituição dos pneus, pode afetar o desempenho.

A partir do momento que as manutenções preventivas acontecem com a frequência necessária, a probabilidade de uma pane ou intercorrência é muito menor. Desse modo, a própria performance dos automóveis pode se manter dentro da média esperada.

Gestão de Notas Fiscais

O módulo de gestão de notas fiscais do Plus Frota é um serviço automatizado de recolhimento e validação das notas fiscais de consumo nos postos de combustível da Rede Credenciada. E graças a possibilidade de integração com qualquer outro sistema, é possível restituir até 100% do ICMS retido. Desse modo, a empresa pode utilizar o benefício fiscal disponível para o seu setor.

As despesas são processadas automaticamente via sistema, contabilizadas por estabelecimento, cidade e produtos consumidos, resultando em uma gestão simples e facilitada.

O Plus Frota Personal Card pode fazer muito mais pela sua empresa

Nós listamos os módulos e principais funcionalidades do nosso software de gestão de frota, o Plus Frota. Mas, a verdade é que nós possuímos uma equipe de especialistas em TI que estão sempre trabalhando para suprir as demandas do mercado.

gestão consultando o desempenho da frota e redução de custos

Além do que apresentamos aqui, existem outros recursos dentro da ferramenta. Caso você tenha uma demanda mais específica, nós podemos avaliar a possibilidade de desenvolver uma solução e integrar ao sistema para atender exatamente a sua necessidade.

Pode ser um relatório característico, uma nova funcionalidade ou parametrização. Não importa, estaremos dispostos a ouvir o que você precisa e sempre que possível personalizar o sistema para o seu negócio.

Interessante, não é mesmo? Portanto, não é à toa que carregamos o nome Personal.

Reembolso de combustível: sua empresa enfrenta problemas com isso? Saiba como solucionar

Combustível Frota Gasolina

22 de março de 2021 Equipe PlusFrota 7 min read nenhum comentário

Sua empresa trabalha com reembolso de combustível para os funcionários? Então, provavelmente você já deve ter enfrentado problemas com isso. O funcionário diz que gastou X mas na verdade foi Y, e não há como comprovar, pois o comprovante foi extraviado. Outro, diz ter entregue prestação de contas, mas, por algum motivo, não chegou ao departamento responsável. Muitas vezes quando chegam, apresentam erros, falta de informações ou são enviadas em cima do prazo. Aí, é incomodação para os dois lados: os funcionários cobrando os valores e a empresa preocupada com a data do pagamento. Esse desconforto, se dá muito pelo fato de que esses reembolsos, constantemente são citados em ações trabalhistas.

Sabemos bem que essa é uma realidade enfrentada por muitas empresas que utilizam o reembolso de combustível em suas operações. Por isso, no artigo de hoje falaremos sobre como é possível solucionar os principais problemas encontrados nessa atividade.

Quando é preciso fazer o reembolso de combustível

O reembolso é necessário toda vez que os funcionários utilizam o carro para realizar seu trabalho. Sendo veículo próprio ou disponibilizado pela empresa. Nesses casos, o colaborador que se desloca em função do trabalho com o carro, paga o combustível, estacionamento, pedágios e outras despesas com seu próprio dinheiro. Depois, precisa comprovar todos os gastos por meio das notas fiscais para que a empresa faça a devolução desses valores.

Mas, isso não é uma regra e essa dinâmica pode variar de acordo com a política de cada corporação. Algumas, não operam dessa maneira. Ao invés de fazer o reembolso de combustível, disponibilizam um cartão destinado apenas para abastecimentos. Outra possibilidade é a adoção de vales e adiantamentos. Mas, de qualquer forma, esse é um custo muito variável e é bem provável que ainda assim a empresa precise reembolsar os funcionários.

São os profissionais externos os que mais demandam por esse tipo de serviço. Podemos inclusive citar o caso dos assessores comerciais, que costumam rodar bastante para exercer sua atividade. Contudo, os carros utilizados, na maioria das vezes, pertencem ao colaborador e não à empresa. Dessa forma, além de incluir o reembolso de combustível e de outras despesas, é importante considerar a depreciação do carro. Mas, como prever isso?

É complicado, claro. Por isso, no meio corporativo se utiliza muito o cálculo do KM rodado. Quando essa é a posição adotada, é estipulado um valor fechado por cada quilômetro rodado para devolução.

É preciso estabelecer regras claras

Um dos problemas que os gestores enfrentam com o reembolso de combustível é a falta de clareza. Para que isso seja evitado, é necessário que exista uma política bem transparente e objetiva sobre o ressarcimento.

Se todos tiverem ciência das exigências, a probabilidade dos gestores se incomodarem com reclamações é bem menor. Então, crie um documento que facilite o entendimento das regras e compartilhe com a equipe. Assim, ninguém poderá dizer que não sabia como o processo deveria ser feito.

Um exemplo claro é a recorrência de comentários como:

“ – Com a correria, perdi o comprovante.”
“ – Sei que passou do prazo, mas estava com dificuldade em contabilizar as despesas.”

Se na política há especificações quanto a esse tipo de situação, é preciso ser enfático e não abrir brechas para que as regras sejam descumpridas.

Até mesmo porque existem implicações legais. Os reembolsos de combustível não são considerados parte do salário, por isso não integram valores para base de cálculo tributário e previdenciário. Esses pagamentos são, na verdade, uma verba indenizatória que tem objetivo de ressarcir os valores gastos pelos profissionais ao exercer sua função. Porém, é preciso que a empresa possa comprovar que o repasse dessa verba é destinado a isso. Desse modo, caso o empregador habitualmente trabalhe com reembolso de combustível, se não houver a devida comprovação da despesa (notas fiscais) a verba passa a ter natureza salarial.

Por isso, é indispensável que todos os colaboradores estejam cientes sobre as exigências e não deixem de cumpri-las. Se não, a empresa pode ter complicações e até mesmo gastos desnecessários.

E como evitar os problemas com reembolso de combustível?

De maneira mais generalizada, o controle desses custos se dá por meio dos comprovantes acumulados em determinado período. O colaborador reúne os documentos fiscais necessários e entrega a sua prestação de contas ao setor responsável. Feito isso, os profissionais fazem a conferência dos valores e realizam o ressarcimento de acordo com o que foi gasto e acordado.

Quando não existem muitos colaboradores e o fluxo não é tão grande, essa atividade não tem muitos limitadores. O que muda de figura quando o volume de reembolso de combustível é maior. Muitas vezes, os funcionários podem perder as notas ou apresentar valores conflitantes, o que acaba dificultando o trabalho que se torna demorado.

A maneira mais efetiva de evitar os problemas provenientes dessa atividade, é gerir essa operação da melhor maneira. Enfatizar a importância dos comprovantes, estabelecer uma política e ter total controle sobre essas despesas.

Entretanto, há uma maneira de simplificar esse processo. Ao adotar um cartão destinado apenas a abastecimentos, as dores de cabeça são evitadas. Esse tipo de cartão funciona de forma inversa ao reembolso de combustível. Os gestores podem estipular um valor prévio a ser utilizado, fazer uma carga e entregar o cartão aos funcionários para que eles utilizem o recurso com abastecimentos, antes que eles mesmos tenham que arcar com as despesas.

Essa alternativa permite que a empresa faça a gestão desse custo com clareza e precisão. Como todas as informações ficam armazenadas no sistema integrado ao cartão combustível, é possível até mesmo avaliar se as despesas estão de acordo com o previsto e identificar os motivos caso estejam acima do esperado. É uma excelente forma de facilitar a gestão, já que dispensa a necessidade de conferir nota por nota e valor por valor.

Nós disponibilizamos essa possibilidade aos nossos clientes por meio do Personal Combustível, nosso cartão destinado a abastecimentos.

Seu diferencial é que pode ser utilizado na versão pré ou pós-paga. De acordo com a necessidade e realidade da corporação.

As vantagens do Personal Combustível para a empresa são:

• Eliminação de vales ou adiantamentos para despesas de combustível;

• Sistema de gerenciamento e controle on-line sem necessidade de procedimentos manuais;

• Maior controle e transparência de gastos;

• Utilização exclusiva para aquisição de combustíveis com bloqueio de uso fora da rede credenciada autorizada;

• Ampliação facilitada da rede credenciada conforme solicitação da empresa.

Vantagens para o colaborador

• Ampla rede credenciada de postos de combustíveis;

• Segurança com a autorização de gastos mediante senha individual;

• Liberdade de escolha do estabelecimento de sua preferência;

• Consulta facilitada de rede credenciada, saldo e extrato através do nosso portal.

Tudo isso, é claro, sem correr riscos trabalhistas,
já que a sua utilização é legal.

Portanto, se você quer parar de ter problemas com o reembolso de combustível, fale com nossos consultores. Eles poderão esclarecer todas as suas dúvidas, entender sua necessidade e explicar de maneira detalhada o funcionamento do Personal Combustível.

imagem de um veiculo e a uma bomba de combustível

Abastecimento de frota: como reduzir custos

Combustível Frota Gasolina

15 de fevereiro de 2021 Equipe PlusFrota 6 min read nenhum comentário

Reduzir os custos com o abastecimento de frota é um dos maiores desafios enfrentados pelos gestores. Afinal, os gastos com combustíveis podem representar até 70% das despesas do setor, comprometendo o orçamento de forma significativa. Além disso, problemas como fraudes, uso indevido de veículos e falta de controle tornam o cenário ainda mais preocupante.

Neste artigo, você vai descobrir as melhores práticas e soluções para minimizar esses custos e otimizar a gestão de abastecimento da sua frota.

Por que o abastecimento é o “vilão” do orçamento de frota?

Sem planejamento e controle adequados, os custos com combustíveis podem sair do controle e prejudicar a saúde financeira da empresa. Por isso, é essencial compreender os erros mais comuns que aumentam essas despesas. Confira como evitá-los:

1. Controle manual: um erro que custa caro

Utilizar planilhas para gerenciar abastecimentos pode parecer uma solução prática, mas está longe de ser eficiente. Por exemplo, esse método:

Dificulta o acompanhamento de dados precisos;
Aumenta o risco de fraudes e erros humanos;
Torna inviável comparar valores pagos em cada abastecimento.

Solução: Adote sistemas automatizados para controlar os gastos em tempo real e evitar retrabalhos.

2. Falta de acesso aos preços praticados nos postos de combustível

Comparar manualmente os valores praticados nos postos é uma tarefa demorada e, muitas vezes, ineficaz. Nesse caso, a ausência de um sistema centralizado pode custar caro. Ter acesso facilitado a essas informações ajuda a identificar os locais com melhor custo-benefício.

Dica: Direcione os motoristas para postos credenciados com preços mais competitivos, garantindo economia significativa.

3. Dados imprecisos nos relatórios de abastecimento

Indicadores como consumo médio por veículo, gasto mensal com combustível e preço médio pago por litro são fundamentais para uma gestão eficiente. Entretanto, relatórios manuais muitas vezes contêm erros ou estão incompletos, dificultando uma análise realista.

Além disso, a falta de precisão nos dados compromete o planejamento financeiro e operacional.

Benefício do controle automatizado: Acompanhe os principais KPIs da frota com dados confiáveis e tome decisões mais estratégicas.

4. Não comparar o consumo de combustível entre motoristas e veículos

O estilo de direção influencia diretamente o consumo de combustível. Motoristas com boas práticas de direção são mais econômicos, enquanto outros podem elevar os custos sem necessidade. Por outro lado, a ausência de relatórios detalhados dificulta identificar desvios.

Como resolver: Utilize relatórios que mostrem o desempenho de cada motorista e veículo. Isso permite identificar desvios e oferecer treinamentos para melhorar os resultados.

5. Falta de gestão de manutenção da frota

Veículos sem manutenção adequada consomem mais combustível e oferecem maior risco de falhas. Ignorar revisões preventivas pode gerar despesas corretivas mais altas e prejudicar a produtividade.

Portanto, criar um cronograma de manutenções e acompanhar os prazos é essencial para garantir o bom desempenho dos veículos.

Como reduzir custos com um sistema de gestão de abastecimento?

O controle manual é limitado, mas a tecnologia pode transformar a forma como sua empresa gerencia o abastecimento de frota. Nesse sentido, o Plus Frota é uma solução completa que atende a essas demandas, oferecendo vantagens como:

Eliminação de adiantamentos e reembolsos: Controle direto sobre os pagamentos;
Centralização de informações: Acesse relatórios detalhados sobre abastecimentos;
Comparação de preços em postos credenciados: Identifique os locais mais econômicos;
Agilidade nas liberações: Cargas urgentes aprovadas em até 20 minutos;
Redução de fraudes: Cartão exclusivo para uso em postos de combustíveis;
Mobilidade: Aplicativo para gestores e motoristas, com acesso a todas as funcionalidades em tempo real.

Invista na eficiência para economizar

Reduzir os custos de abastecimento de frota é uma meta possível, desde que a empresa adote práticas modernas e ferramentas especializadas. Dessa forma, o Plus Frota se torna a solução ideal para quem busca uma gestão eficiente e dados precisos para tomada de decisão.

Quer saber mais? Fale com nossos consultores e descubra como transformar a gestão da sua frota!

Cartão de abastecimento Plus Frota: controle total e redução de custos para sua gestão

O nosso sistema, o Plus Frota, por exemplo, atende a essas e outras necessidades da frota. Além de proporcionar o controle dos pontos apresentados anteriormente, o que não dissemos ainda é que tudo isso é feito por meio de um cartão, direcionado apenas para o abastecimento de frota.

Toda e qualquer compra de combustível é controlada em tempo real e o gestor passa a ter total domínio sobre o que acontece nessa operação. Ou seja, passa a contar com um controle assertivo. O uso do cartão:

Dispensa a necessidade de adiantamentos e reembolsos;
Centraliza as informações sobre o abastecimento de frota;
Possibilita comparar os valores praticados nos postos de combustível credenciados;
Proporciona agilidade por meio da liberação de cargas urgentes em até 20 minutos;
Permite o agendamento de cargas múltiplas;
Controla as despesas por centro de custos;
Reduz a incidência de fraudes, já que é de uso exclusivo em postos de combustíveis com bloqueio para outras facilidades;
Proporciona mobilidade para gestores e motoristas: por meio do APP gestor e do APP para motoristas do Plus Frota é possível ter acesso a todas as funcionalidades de qualquer lugar.

Peça mais informações aos nossos consultores. Um sistema de gestão como o Plus Frota pode ser um grande aliado na redução dos custos do abastecimento de frota.

Controle de frota: conheça 5 relatórios que você só consegue com o Plus Frota

Combustível Frota Gasolina

1 de fevereiro de 2021 Equipe PlusFrota 6 min read nenhum comentário

O controle de frota da sua empresa é efetivo? Desconhecimento dos valores pagos por litro nos abastecimentos realizados, dificuldade em avaliar os motivos que levam ao mau desempenho de alguns veículos e problemas de documentações vencidas. São essas algumas das situações que podem representar o descontrole gerencial sobre a frota corporativa.

Geralmente, isso ocorre quando o departamento de logística ainda realiza suas atividades de forma manual. Afinal de contas, alimentar diferentes planilhas para cada um dos veículos da empresa, certamente aumenta a probabilidade de ocorrerem falhas de informações. Mas, além de todo o transtorno proveniente da falta de uma gerência mais detalhada, há outro fator: a emissão de relatórios gerenciais.

Sim, pois como é possível ter relatórios precisos, se sequer os dados são acompanhados como deveriam? Esse é um dos principais motivos de as empresas investirem em tecnologia, como é o caso de um software de gestão. Aliás, sistemas completos, como é o caso do Plus Frota, são capazes de otimizar a gestão de frota, aumentar a produtividade e, de quebra, reduzir os custos. E claro, tudo isso com a emissão de relatórios que incluem os indicadores mais importantes para o devido gerenciamento.

Qual a real importância dos relatórios no controle de frota?

Na verdade, toda! Se a empresa quer mesmo ter um controle de frota efetivo, precisa entender exatamente o que se passa. Os relatórios possibilitam ao gestor uma visão detalhada de tudo o que acontece com os veículos e com os condutores que os dirigem.

Quando gerados de maneira correta, e com dados precisos, é possível ter um maior controle dos custos, prever os pontos que precisam ser ajustados e aplicar as melhorias necessárias. E nós sabemos exatamente o papel importante que eles têm, por isso, desenvolvemos um sistema que atenda exatamente a essa necessidade.

Confira abaixo alguns dos principais relatórios que você pode obter por meio do Plus Frota, nosso software de gestão de frota:

Custo por KM rodado

Saber o real custo por KM rodado é indispensável para que a empresa possa considerar se está tendo lucro ou prejuízo ao realizar suas atividades. Nesse relatório, estão incluídas outras despesas relacionadas aos veículos, que podem ser escolhidas de acordo com os indicadores preestabelecidos no sistema. Mas, claro, tendo como um dos principais custos a serem analisados, o gasto com os abastecimentos.

Desempenho (KM/L) do controle de frota

Ter esses parâmetros ajuda o gestor a entender qual o consumo por quilômetro de cada veículo. Isso permite uma análise de quais são os mais econômicos e quais consomem mais combustível. Por meio de um relatório que possibilite verificar esses números, você pode aplicar as melhorias necessárias, sejam elas mecânicas ou operacionais. Em alguns casos, pode realmente ser problema no veículo. Mas, em outros, apenas a orientação aos motoristas sobre boas práticas de direção pode ser a solução.

Valores praticados nos postos de combustíveis credenciados

Sim, é possível ter um relatório completo sobre todos os abastecimentos realizados pela frota: dia, hora, local, quantidade de combustível, preço pago por litro, etc. Essa análise possibilita que você encontre os melhores preços de combustível e direcione os motoristas para que realizem os abastecimentos no posto que for mais rentável. Além de uma gestão completa desse indicador, é possível economizar em um dos pontos que mais oneram o orçamento do setor.

Fechamento financeiro

Esse relatório pode ser utilizado para um controle de frota bem assertivo. Pois é possível extraí-lo no modelo sintético, sintético por centro de custo, analítico por centro de custo e analítico por veículo. Com isso, todas as despesas ficam centralizadas e dispostas de maneira visualmente fácil e intuitiva. Assim, você consegue prever os custos e ter informações detalhadas sobre o seu fechamento.

Relatório customizado para o controle de frota

Esse talvez seja um dos relatórios mais importantes. Nós prezamos muito por um atendimento personalizado, do início ao fim do processo. Por isso, sempre deixamos em aberto a possibilidade de criar novos relatórios, exatamente de acordo com a necessidade do negócio.

Cada empresa é única e possui suas particularidades. Apesar de o sistema ser realmente completo, com todas as funcionalidades indispensáveis para um controle de frota eficiente, pode ser que você precise de algum relatório ainda mais direcionado.

Basta conversar com os nossos consultores, explicar o que precisa e a nossa equipe de TI irá desenvolvê-lo. Legal, não é mesmo? Isso garante que o sistema atenda a sua expectativa sobre o que um software de gestão de frota deve oferecer.

O Plus Frota pode fazer muito mais pela sua empresa

Nós trouxemos no conteúdo de hoje os 5 principais relatórios de nosso sistema de gestão, o Plus Frota. Entretanto, além deles, existem outros que você pode acessar para extrair informações importantes. Sem contar as diversas funcionalidades que ele apresenta, todas pensadas para otimizar a gestão dos veículos corporativos e promover tranquilidade no dia a dia do gestor.

Com o Plus Frota você:

Tem controle em tempo real dos abastecimentos realizados e acesso aos relatórios automáticos de desempenho com alertas para o gestor.
Previne fraudes com o registro de todas as transações por hora, local, odômetro, litros, tipo de combustível e motorista. Tudo com restrições e parametrizações que façam sentido para o seu tipo de negócio.
Aproveita uma ampla rede credenciada de postos de combustível, borracharias e oficinas mecânicas estrategicamente distribuídas em rodovias e cidades.
Monitora as documentações: possui relatórios inteligentes e avisos de vencimento de CNH dos motoristas e IPVA dos veículos.
Reduz custos através do acompanhamento online dos melhores preços dos combustíveis.
Faz a gestão das manutenções: O módulo manutenção facilita o processo de manutenção preventiva e corretiva. Além disso, o sistema permite realizar orçamentos, ordens de serviços e até mesmo fazer o pagamento online em oficinas credenciadas.
Dá mais suporte aos motoristas: Com o uso do APP o motorista consulta o saldo e a rede credenciada com suporte de mapa e geolocalização.

E assim como existe o APP de uso exclusivo para motoristas, nós temos também um APP direcionado para os gestores. Com isso, você tem um controle de frota completo e na palma da sua mão. Clique aqui e saiba mais sobre nosso sistema. Ou, se preferir, entre em contato com nossos consultores e tire todas as suas dúvidas.

Será um prazer colaborar para que você tenha uma gestão de frota mais assertiva.